...
25 März 2016

Câu chuyện về quy trình kinh doanh

Chào mừng các bạn đến với công ty Alpha.

Giám đốc của công ty, Trung là người rất thích kinh doanh. Anh có khả năng thiên bẩm về bán hàng. Anh có thể bán bất cứ thứ gì cho bất kì ai. Ai nấy trong công ty đều nể phục tài bán hàng của Trung.

История-1

Mọi người đều nghĩ rằng có tài năng của Trung, doanh số công ty Alpha phải cao ngất ngưởng và tăng trưởng ổn định mỗi năm, thậm chí 100% mỗi năm.

Nhưng mọi chuyện không đơn giản như vậy.

Trong các cuộc họp nội bộ, Trung thường hay phàn nàn với nhân viên về những vấn đề của công ty. Trung hay nói một các khó chịu „Giải quyết nó đi chứ, các anh chị được trả lương để làm gì?! Chuyện này liên tục tái diễn nhưng chi phí nhân viên vẫn luôn tăng nhanh hơn doanh thu bán hàng. Tiền thu vào có vẻ nhiều nhưng tiền chi ra cũng không ít, nhiều lúc còn bị bội chi.

Tháng này qua tháng khác, quỹ tích luỹ dần cạn. Trung đã nhận ra có gì đó không ổn.

История-2

Tình cờ một hôm, Trung gặp lại người bạn lâu năm Nam. Anh này cũng đang làm giám đốc tại một công ty cỡ như của Trung.

Một hồi hàn thuyên về chuyện cá nhân, hai người chuyển sang hỏi han công việc. Sau khi Trung chia sẻ khó khăn trong công việc, Nam có nhắc đến việc áp dụng hệ thống quản lí quy trình kinh doanh.

 
 

Хуан
  • Ông ơi, cái đó mất thời gian thuyết phục mọi người lắm.
  • Cứ bán nhiều rồi thu lãi cho nhanh gọn có phải hơn không?
  • Thôi không sao. Việc của ông nên ông cứ suy nghĩ đi. Nếu muốn biết thêm gì thì cứ gọi cho tôi
Педро

Trung cũng ừ à cho qua chuyện, trong đầu thì đang nghĩ tới việc ngày mai mua thêm quảng cáo cho công ty.

Trước khi chia tay ra về, Trung mới hoảng hồn khi thấy chiếc siêu xe Porshe mới cóng của ông bạn. Trung luôn tự tin về khả năng bán hàng giỏi của mình. Khách hàng ai nấy cũng thích anh. Vậy tại sao anh không thể làm được như Nam nhỉ?

История-3

Đêm ấy về, Trung suy nghĩ nguyên cả đêm. Ngẫm lại lời anh bạn nói, Trung cũng tò mò tìm hiểu thử về các quy trình kinh doanh, nhưng càng đọc anh lại càng thấy rối. Thông tin trên mạng thì nhiều nhưng mỗi nơi nói một kiểu.

Sáng hôm sau Trung gọi điện cho Nam và nhờ anh giải thích thêm về cách áp dụng quy trình kinh doanh.

Nam sẵn lòng giúp đỡ, ghé qua gặp Trung sau giờ tan làm.

 

Lý thuyết và thực hành

Хуан
  • Bây giờ mình bắt đầu với lý thuyết căn bản
  • Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001:

bất cứ hoạt động hoặc chuỗi hoạt động sử dụng các nguồn lực để chuyển đầu vào thành đầu ra đều được gọi là một quá trình.

Để hoạt động hiệu quả, công ty phải nắm rõ và quản lý được sự tương tác giữa các quá trình. Thường thường, kết thúc của một quá trình là bắt đầu của một quá trình khác. Hệ thống hoá các quy trình, quản lý quy trình và đảm bảo tính tương tác giữa các quy trình có thể được gọi là mô hình hoá quá trình“.

  • À. Cái này tôi có đọc đâu đó rồi, nhưng có ích lợi gì đây?
  • Tôi nói ông nghe nhé
  • "Hôm nay quản đốc xưởng đến gặp tôi và than vãn rằng đơn hàng đã nhận nhưng máy móc bị hỏng hơn hai tháng. Bây giờ máy móc đã sửa xong nhưng thời hạn giao hàng đã qua.
  • Khi truy cứu trách nhiêm thì hoá ra cậu quản lý là người mới nên không biết. Thế nên hợp đồng nào cậu ấy cũng ký.
  • Tôi hỏi cậu ấy tại sao ký hợp đồng mà không có sự đồng ý của tôi
  • Cậu ta nói có tới gặp tôi nhiều lần nhưng lúc đó tôi không có mặt.".
  • Chuyện này cứ xảy ra mãi. Nhiều đơn hàng bị lỗ vốn nặng. Thêm việc phải mất thời gian họp hành để giải quyết nó nữa. Khủng khiếp lắm!
Педро

История-4

Хуан
  • Đợi chút
  • Tại sao cậu quản lý mới không biết các nguyên tắc khi nhận đơn hàng?
  • Mấy nguyên tắc đó được lập cách đây ba năm rồi, giờ cũng có nhiều thay đổi
  • Rõ rồi!
  • Chính ông cho cậu ấy cơ hội phạm sai lầm còn gì?!
  • Ừ, nhiều lúc tôi nghĩ cũng đúng
  • Còn bên ông thì sao?
  • Để tôi kể cho ông nghe nhưng câu chuyện hơi dài đấy.
  • Khi bọn tôi bắt đầu 5 năm trước, cái gì cũng tự làm.
  • Bọn tôi làm việc 12 tiếng mỗi ngày, doanh thu mỗi ngày mỗi tăng, nhưng bọn tôi cũng bắt đầu nhận ra rằng nếu cứ tiếp tục như thế này thì chắc không cầm cự được lâu.
  • Bọn tôi bắt đầu tuyển thêm quản lý và Nhân viên bán hàng.
  • Nhưng bỗng chợt mọi thứ xấu đi.
Педро

История-5

  • Những thành viên sáng lập biết rõ nhau nên bọn tôi làm việc không cần đến giấy tờ, nhưng cấp quản lý thì khác.
  • Khi không được giám sát, họ làm việc hay hứa suông, nhiều khi hứa làm những việc không làm được.
  • Doanh thu có tăng nhẹ, nhưng chi phí bỏ ra cũng nhiều. Tôi nhận ra đến lúc mình phải thay đổi gì đó.
История-6
  • Sau khi tìm hiểu thông tin và nói chuyện với một số bên, bọn tôi bắt đầu phát thảo các quy trình kinh doanh của công ty.
  • Đơn giản cực kì, bọn tôi chỉ ngồi với nhau và bắt đầu viết ra ai là ai và có trách nhiệm gì.
  • Bọn tôi thử áp dụng một mô hình đơn giản – gọi là BPMN. Sau khi thảo luận và thiết kế các mô hình, bọn tôi yêu cầu tất cả thành viên trong công ty phải nắm rõ.
Хуан
  • Mỗi tuần bọn tôi họp một lần để xét xét và điều chỉnh mô hình, vì có nhiều kinh nghiệm được cần được bổ sung.
  • Mọi người dần dần cảm thấy tự tin và thoả mãn! Hay hơn là việc công ty thường xuyên có thêm nhiều quy trình mới.

История-7

  • Đơn giản vậy thôi à?
  • Thế kết quá thế nào?
  • Hết sẩy!
  • Thay vì cứ phải phân tích sai xót, bọn tôi chuyển dần sang nghiên cứu cải tiến các quy trình để ngăn chặn các sai sót đó..
  • Loại bỏ 100% sai sót thì chưa thể, nhưng cũng đến 80%.
  • Tôi thấy 80% là rất cao đấy!
  • Đúng rồi!
  • Cảm ơn ông nhiều nhé.
  • Để tôi về bảo ai đó trong công ty nghiên cứu làm.
  • À, không hẳn
  • Cái này nếu không tự làm thì sẽ dễ bị phí thời gian và công sức lắm, nhiều khi còn hại nữa đấy.
  • Vậy thì phải làm sao đây?
  • Tôi tưởng hoàn thành xong mô hình thì mọi thứ đâu vào đấy chứ.
  • Việc này đem lại nhiều lợi ích cho công ty, nhưng công ty sẽ lớn dần lên và số quy trình cũng sẽ tăng theo.
  • Mọi người đôi khi quên mất điều đó và phạm những lỗi nhỏ như quên không chuyển hàng hay không điền hết vào những chỗ trống trên mẫu đơn đặt hàng.
  • Chỉ khi nào đề ra quy định và chế tài thì nhân viên mới bắt đầu chú tâm hơn.

История-8

  • Vây là có hướng dẫn vẫn không có tác dụng à?
  • Không phải vậy đâu
  • Có một lần đi hội thảo nghe về hệ thống quản lý quy trình kinh doanh, bọn tôi mới bắt đâu thử…

 

 

Stay up to date with company news and receive notifications of new posts

Subscribe
admin
Alex
Budin
Marketing Director