...
18 April 2016

Tiếp tục câu chuyện về 2 người bạn Trung, Nam và các quy trình nghiệp vụ kinh doanh (Phần 2).

Đây là phần hai của câu chuyện về Trung, Nam và các quy trình nghiệp vụ kinh doanh. Bạn có thể đọc phần một tại
đây.

 

 

  • Thế đấy.Có lần tôi đến dự một hội thảo và ở đó người ta giới thiệu cho chúng tôi những hệ thống máy tính đặc biệt, cho phép kiểm soát sự thực thi các quy trình nghiệp vụ kinh doanh.
  • Aaa tôi cũng thấy cái đó.
  • Gắn camera theo dõi mọi người, rồi thì ngồi và coi xem họ làm gì!
  • Quá tiện!
  • Ừ, thế ông hình dung nó ra làm sao?
  • Định theo dõi từng người một hả?
  • Thế làm sao mà ông biết là cái anh chàng kia không chỉ đơn giản ngồi làm cái gì đó?
  • Làm sao ông biết hắn làm đúng hay sai?
  • Ừ thì
  • Tôi sẽ gom mấy tay không làm việc lại, chất vấn, trị cho một trận. Nói chung phải nạt nộ một hồi.
  • Đấy, ông lại nghĩ như một mụ bán hàng xép rồi…
  • Ông sẽ lại phải xử lý từng người và từng vấn đề một.
  • Có cách khác ngon hơn đấy!!!

История-9

  • Ôi, tôi cũng chả biết nữa…
  • À, hay ví dụ đi? Đây, tôi đang khó chịu vì mấy đề nghị thanh toán từ bên cung cấp gửi vào công ty tôi, sau một hồi xét duyệt qua các phòng ban là cứ bị rơi rớt biến đâu mất tiêu.
  • Một vài đề nghị thanh toán thì bị mất, số khác thì trả tới 2 lần. Mấy tay cung ứng hàng cứ gọi hỏi tôi hoài xem bao giờ trả tiền, mà tôi thì cũng đâu nắm được đề nghị thanh toán nó thế nào.
  • Có phải mình tôi duyệt thanh toán đâu, 1 thanh toán thường liên quan tới cả những người khác, và mấy cái đó thường rơi rớt đâu đó trong lúc chờ người này người kia duyệt. Thỉnh thoảng họ còn đề nghị tới 2 lần và chúng tôi trả cả 2.
  • Tôi phải làm thế nào mới được chứ? Ông nói coi nào – Trung hơi phát cáu.
  • Rồi, đây. Chúng ta hãy vẽ ngay ra xem cái quy trình của các ông nó hình thù thế nào nhé.
  • Uhm, công việc này bắt đầu từ đâu nhỉ?
  • Cái đề nghị thanh toán lôi ở đâu ra thế?
  • Công văn đề nghị được gửi qua fax hay thư điện tử của Mai.
  • Ông biết cô ý mà đúng không?
  • Cô ấy thật dễ thương!

История-10_2

  • Ừ, Mai thì thật dễ thương. Nhưng mà quay lại việc đi.
  • Ta cùng vẽ quy trình này nhé.
  • Mai làm gì sau khi nhận được tài khoản?
  • Tôi biết đâu, hay để gọi cô ta vào hỏi? Mai, phiền em vào đây chút nhé.

 

Mai vào phòng.

 

  • Cho tụi anh biết tại sao mấy cái thanh toán cho nhà cung cấp hay gặp chuyện vậy?
  • Ở chỗ ta quy trình thanh toán thực hiện như thế nào?
  • Em nhận công văn đề nghị thanh toán theo fax hoặc thư điện tử.
  • Sau đó hoặc là em đi xin xét duyệt thanh toán của trưởng các bộ phận liên quan, hoặc là gửi đề nghị qua thư.
  • Thường thì các sếp không hay có mặt lúc đó, gửi qua thư điện tử thì tin nhắn hay bị thất lạc, mà còn phải xin chữ kí vào đề nghị thanh toán, nên em cứ phải qua lại 2-3 lần mới xong.

 

Trong lúc đó Nam đã vẽ quy trình ấy trên màn hình laptop của mình.
^AF1BE0189EC9B7621D95DCEA8B46A25E0EDB8550C2EE98D6A0^pimgpsh_fullsize_distr

  • Thế sau đó rồi sao?
  • Dạ, thì họ hoặc là kí, hoặc là tự gọi, hỏi lại bên cung cấp, sau đó họ tự mang đề nghị thanh toán đến cho kế toán.
  • Ừ, có vẻ mọi thứ thật đơn giản. Thế tại sao chúng ta lại gặp vấn đề với chúng?
  • Ôi, nhiều vấn đề lắm anh ơi. Ví dụ, em đặt đề nghị thanh toán lên bàn của họ rồi nhé, thế mà họ quên luôn.
  • Sau đó nhà cung cấp gọi điện hỏi “xin thanh toán”, “cần gấp”, thủ trưởng thì đi công cán, thế là chúng em thanh toán thẳng luôn.
  • Nhưng hóa ra còn có vấn đề ở vị trí nào đó mà chúng em không biết. Nhiều tình huống xảy ra lắm.
  • Và nói chung là, em muốn kiến nghị là…
  • Họ chẳng bao giờ xét duyệt đề xuất thanh toán đúng hạn cả, rồi sau thì các nhà cung cấp cứ nhằm em mà hỏi.
  • Cách đây không lâu có một ông gọi, ổng gắt gỏng, la trách, khiến em ức trào nước mắt.
  • Mà em thì có lỗi gì cơ chứ… Em đã làm hết…
  • Thôi nào, đừng buồn.
  • Thoải mái lên em, đừng bận tâm…

 

Trong Khi Trung vỗ về Mai, Nam đã nhanh chóng kịp vẽ ra quy trình kinh doanh đơn giản trong một hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ đặc biệt (hệ thống BPM) như sau:

^E2FF428058683FC159B5DDA2B78FB08FE64942DE2D30F718AF^pimgpsh_fullsize_distr

  • Ok, phương án đầu tiên đã xong.
  • Có thể thử được rồi.
  • Sao ông làm kịp nhanh thế?
  • Mọi thứ ở đây rất đơn giản.
  • Mai, chúng ta thử nhé? Tôi sẽ cho cô thấy làm thế nào để trong cái quy trình này bớt sự giám sát thừa thãi đi, và nó sẽ không làm cô khó chịu nữa.
  • Ôi, tốt quá.
  • Thế chúng ta bắt đầu từ đâu?
  • Chúng ta bắt đầu mở quy trình gọi là “Chi trả đề nghị thanh toán”.
  • Hệ thống gửi cho cô một nhiệm vụ – mở nó ra rồi cô thấy một biểu mẫu (form) đơn giản, trong đó cô đính kèm file hóa đơn và gõ ra xem ai phải duyệt hóa đơn đó.
  • Ok, bây giờ tôi sẽ làm.
  • Rồi, đã xong.
  • Bây giờ tôi phải làm gì tiếp?
  • Cô nhấn nút “Gửi để xét duyệt” là xong.
  • Nhiệm vụ được gửi cho trưởng các bộ phận để xét duyệt thanh toán.
  • Tôi không hiểu lắm, thế thì khác gì dùng mail bình thường?
  • Chúng tôi trước thì cũng làm vậy mà.
  • Đây đây…
  • Điểm khác biệt quan trọng là hệ thống này được lập trình sao cho thời hạn xét duyệt không quá 1 ngày. Nếu anh nào không sắp xếp hoàn thành đúng hạn, hệ thống tự động gửi thông báo, cảnh cáo anh ta, hoặc là chuyển nhiệm vụ này cho người khác – thế nào cũng được.
  • Kể cả có thể lưu lại lịch sử làm việc để đến cuối tháng cắt bớt thưởng, nếu anh ta không làm việc đúng hạn.

История-13

  • Á à… hay rồi đấy. Thế nếu anh ta đi công vụ thì làm thế nào?
  • Uhm, có phần mềm cho điện thoại di động, sẽ nhắc việc cho anh ta – anh ta có thể mở điện thoại ra và duyệt các thanh toán.
  • Mọi việc đều đơn giản.
  • Mai, em thấy thế có thích không?
  • Dạ, có vẻ thú vị đấy.
  • Rõ ràng em sẽ bớt thời gian phải đi giám sát vòng vòng tình trạng của mấy giấy tờ kia, có thêm thời gian rảnh…

История-14_2

  • Ôi, cảm ơn ông bạn nhé, ông giải thích thật dễ hiểu!
  • Ông cho chúng tôi xin cái soft (phần mềm) này nhé?
  • Để tôi gửi ông link tải bản demo miễn phí của phần mềm này.
  • Ông có thể thử nó trên máy tính của mình ngay bây giờ.

Xem bản Demo miễn phí

Hãy khám phá mọi tính năng của gói phần mềm ELMA BPM với giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng

Xem bản Demo

  • Thật tuyệt vời, cám ơn ông nhé!
  • Chúng tôi sẽ thử tự phân tích nữa.
  • Ừ, thử đi, không khó đâu. Một tháng nữa tôi sẽ làm việc ở gần chỗ này, có gì tôi sẽ tạt qua.
  • Dĩ nhiên rồi ông bạn, ông lúc nào cũng là khách quý của tụi tôi.

 

Nam đi khỏi, còn lại Trung và Mai với những suy nghĩ tuyệt vời về tương lai.

Một tháng sau, như đã hứa, Nam tới thăm Trung.

Stay up to date with company news and receive notifications of new posts

Subscribe
admin
Alex
Budin
Marketing Director