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Eine einfache Idee der BPM-Engine

ELMA ist ein Geschäftsprozessmanagementsystem (Geschftsprozess-Management System), das ermöglicht, von den Vorgaben zur automatischen Ausführung und Überwachung von Prozessen zu übergehen, und hilft, die Effektivität der Unternehmenstätigkeit zu kontrollieren.

Der BPM-Engine liegt eine einfache Idee zugrunde: Sie können die Geschäftsprozesse mithilfe von Diagrammen modellieren. Sie laden die Diagramme auf die Plattform hoch und schon können sie ausgeführt werden, d.h. Sie können im Programm die Ausführung der Geschäftsprozesse steuern und überwachen.

Dank diesem Konzept nähert sich die reale Ausführung von Geschäftsprozessen dem idealen ursprünglich entwickelten Modell.

ELMA basiert auf der BPM-Engine, die erlaubt, flexible und anpassungsfähige Informationssysteme aufzubauen, die je nach den Geschäftsprozessen in der Firma schnell modifiziert werden können. Mit ELMA können Sie alle Geschäftsprozesse strukturieren und ihre Ausführung mehr effektiv machen.

Modellieren

Beginnen Sie die Arbeit in ELMA BPM mit Erstellung von Geschäftsprozessmodellen. ELMA verfügt über ein perfektes Werkzeug für die Modellierung — ELMA Designer. Das ist eine leistungsfähige Anwendung mit einem userfreundlichen Interface.

Sie müssen über keine Kenntnisse in Programmierung verfügen, um selbst sehr komplizierte Geschäftsprozessmodelle in ELMA erstellen zu können. ELMA verwendet BPMN 2.0 – eine leicht verständliche Plattform, die in der Wirtschaftsanalytik eine breite Anwendung findet und eine anschauliche Darstellung für die Führungskräfte anbietet. Die Geschäftsprozessdiagramme zeigen, wie einzelne Aktivitäten in Ihrem Prozess zueinander zugeordnet sind. Ziehen Sie einfach die Elemente ins Diagramm und verbinden sie miteinander gemäß der Logik des Geschäftsprozesses.

Beim Ausführen des Geschäftsprozesses fügen Sie Informationen hinzu, die für die Ausführung dieses Prozesses relevant sind. Zum Beispiel die Informationen, die der Auslöser des Prozesses für die Erfüllung der Aufgabe benötigt.

Wenn das Geschäftsprozessmodell erstellt ist, muss es veröffentlicht werden. Zu diesem Zeitpunkt können Sie den Geschäftsprozess in der ELMA-Webanwendung ausführen.

Geschäftsprozessmodellierung

Datenkonfiguration im Geschäftsprozess

Ausführen

Nachdem der Geschäftsprozess erstellt und veröffentlicht wurde, kann die Ausführung in der ELMA-Webanwendung begonnen werden. Im System können beliebig viele Prozess-Instanzen ausgeführt werden. Allen Prozess-Instanzen liegt ein Modell zugrunde, sie werden aber unabhängig voneinander ausgeführt.

ELMA weist die Aufgaben automatisch zu

Die wichtigsten Informationen werden auf der Seite der jeweiligen Aufgabe angezeigt

Der Geschäftsprozess läuft vom Anfang bis zum Ende über eine Kette der Ereignisse gemäß dem graphischen Modell des Geschäftsprozesses.  Bei entsprechenden Schritten während der Ausführung des Prozesses erstellt ELMA automatisch die Aufgaben für die Benutzer.

In der ELMA-Webanwendung werden alle Informationen, die für die Ausführung der jeweiligen Aufgabe benötigt werden, auf einer separaten Webseite angezeigt. Sie können diese Seite nach Ihrem Wunsch anpassen, zum Beispiel, festlegen, dass Benutzer bestimmte Dokumente beifügen oder bestimmte Daten eingeben müssen, um die Aufgabe als erfüllt markieren zu können.

Wenn die Aufgabe erfüllt ist, müssen Sie nicht entscheiden, was der nächste Schritt ist, ELMA macht das automatisch. Alle Aufgaben, die keine manuelle Arbeit fordern, werden von ELMA fast sofort ausgeführt, zum Beispiel, Festlegung des nächsten Schrittes im Prozess, Senden der Mitteilungen, Ausführung von Skripts oder Zuweisung von Aufgaben den verantwortlichen Personen.

Steuern und Überwachen

Jede Geschäftsprozess-Instanz hat eigene Webseite. Diese Seite enthält alle Informationen über den Prozess: einzelne Parameter, Kommentare und Fragen von Benutzern, aktuelle Aufgaben, Bearbeiter, Status, etc.

Sie können den Ablauf des Geschäftsprozesses auf der Seite dieses Prozesses steuern, zum Beispiel die Parameter ändern oder den Prozess abbrechen. ELMA bietet folgende Hilfsmittel zum Steuern und Überwachen:

  • Meine Prozesse
  • Prozessmonitor
  • Prozesslandkarten

Die Seite Meine Prozesse zeigt die Prozesse, die vom Benutzer gestartet wurden oder in welchen er als Verantwortlicher oder Ausführender agiert. Die in ELMA eingebauten Filter helfen Ihnen, die Prozess-Instanzen zu finden, die Sie gerade brauchen. Einzelne Informationen zu der jeweiligen Prozess-Instanz können auf der Seite des Prozesses aufgerufen werden.

Der Prozessmonitor zeigt die Geschäftsprozesse, in welchen der Benutzer als Prozesseigner, Supervisor oder die zu informierende Person agiert. Sie müssen kein Prozessbeteiligter sein, um die Details zu sehen. Von dieser Seite können Sie auf die Webseite jeder Prozess-Instanz wechseln.

Eine weitere Möglichkeit, den Ablauf der Geschäftsprozesse zu überwachen, bietet eine Prozesslandkarte. In ELMA ähnelt sie dem graphischen Modell in ELMA-Designer, enthält aber zusätzliche Informationen.

Die ausgeführten Aktivitäten werden durch einen blauen und die momentan laufenden Aktivitäten durch einen grünen Rahmen gekennzeichnet.

Dank diesem Konzept sehen Sie, welche Vorgänge im Prozess zum aktuellen Zeitpunkt stattfinden und welche bereits abgeschlossen sind. Die Prozesslandkarte können Sie jede Zeit auf der Webseite des Prozesses aufrufen.

Vorgesetzte brauchen nicht die Ausführung des Prozesses manuell überwachen, ELMA macht es für sie. Das funktioniert folgendermaßen: wenn ein Mitarbeiter überfällige Aufgaben hat, sendet ELMA eine Nachricht an seinen Vorgesetzten mit einer Aufforderung zum Eingreifen.

Jeder Schritt wird auf der Prozesslandkarte dargestellt

Für jede Aufgabe kann ein Zeitlimit gesetzt werden

Der Prozessmonitor zeigt den gesamten Prozess an

Optimieren

Die Benutzer können ihre Ideen zur Optimierung von Geschäftsprozessen einbringen, dank denen bessere Resultate erzielt werden können. Diese Ideen können in ELMA BPM eingearbeitet werden, um die Unternehmensleistung zu steigern.

Die Prozesse lassen sich an das Unternehmen anpassen

Jeder Geschäftsprozess hat seine eigene Webseite, wo alle relevanten Informationen dargestellt sind, um eine Entscheidung zu treffen und die Aufgabe auszuführen.

Sie haben zum Beispiel entschieden, dass die Aufgabe „Abwesenheitsantrag genehmigen“ dem Direktor zugewiesen werden soll, und nicht dem Leiter der Personalabteilung (je nach Organigramm Ihrer Firma). In ELMA BPM können Sie den Prozess im laufenden System ohne Programmierer ändern. Alle Änderungen können Sie sofort speichern, ohne den Server dafür stoppen zu müssen.

Nachdem der Prozess ausgeführt wurde, können Sie beurteilen, wie effektiv die vorgenommenen Änderungen waren.

 

 

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