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ELMA ECM+ stellt eine Lösung für das Enterprise-Content-Management dar, die auf der ELMA BPM Plattform basiert.

ELMA ECM+ organisiert die elektronische Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen und führt durchgängige Geschäftsprozesse und standardmäßige Dokumentenflussprozesse aus.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Unter der Implementierung von elektronischer Dokumentenverwaltung versteht man die Umwandlung der Dokumentation in Papierform in einen elektronischen Dokumentenfluss. Alle Prozeduren, die man bei Verwendung von Papier kennt, werden in einer elektronischen Form realisiert.

Diese Prozeduren (Prozesse) werden durch MoReq2. Das ist ein elektronischer Standard für die elektronische Schriftgutverwaltung. Laut diesem Standard müssen bei der Umwandlung in eine elektronische Form folgende Basisprozesse ausgeführt werden: Erstellung, Ablegen, Umlauf, Speicherung, Suche, Abruf, Routing, Sicherheitsgewährleistung, Steuerung und Zerstörung. Dieses Konzept ermöglicht eine systematisierte Implementierung mit Eingliederung des gesamten Datenflusses in einzelne Teile. Für manche Dokumententypen und Dokumentenflüsse sind Standardlösungen vorgesehen.

Elektronischer Dokumentenumlauf

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Digitale Kanzlei

Digitale Kanzlei von ELMA automatisiert die Registrierung und Bearbeitung von ein- und ausgehender Dokumentation.

Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement von ELMA ermöglicht die Vorbereitung, Abstimmung, Aufbewahrung und Verwaltung der Verträge und der zugehörigen Dokumenten.

Interne Dokumente

Der Service Interne Dokumente organisiert die Verwaltung der Dienstschreiben und der Organisations- und Verwaltungsdokumentation des Unternehmens.

Rechnungsverwaltung

Der Service Rechnungsverwaltung automatisiert die Abstimmung, Bezahlung und Aufbewahrung der Rechnungen.

Benutzerdefinierter Dokumentenfluss

Das Dokumentationsmanagement von ELMA bietet eine einfache Konfigurierung der Basisprozesse für die Dokumentenflüsse und “untypische” Dokumente, so dass Sie auf elektronischen Dokumentenaustausch innerhalb von Unternehmen schnell umschalten können.

Enterprise-Content-Management (ECM)

Elektronische Dokumentenspeicherung

Die Anwendung ELMA ECM+ sieht wie ein Dateispeicher aus, wo die Dokumente hierarchisch organisiert d.h. in separaten Ordnern abgelegt sind. Das Dokumentenarchiv wird von Benutzern gestaltet, indem sie die Ordner erstellen und diese hierarchisch anordnen. Dieses Ordnungssystem ermöglicht schnelles und einfaches Suchen, bietet Datenschutz und sichere Speicherung der Dokumente.

Strichcodes

Ein Dokument auf Papier kann im elektronischen Archiv mithilfe von Strichcodes gefunden werden. Der Scanner liest den Strichcode ab und System findet danach das gewünschte Dokument.

Dokumentvorlagen

Die Template Engine ECM+ verhilft zur Erstellung eines Dokumentes nach Vorlage. Die Vorlagen können im Office-Format erstellt werden (MS Word, MS Excel).  Die Vorlagen können mittels Schleifen und Konditionen erstellt werden.

Routingprozesse

Die BPM-Engine von ELMA ermöglicht die Routingprozesse im Dokumentenfluss konfigurieren. Die Anwendung ELMA ECM+ bietet mehrere Möglichkeiten für elektronische Dokumentenverwaltung: Unterschreibung, Abstimmung, Kenntnisnahme u.a.m.

Ordner und Dokumente

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MS Outlook Plug-in

MS Outlook Plug-in

Das MS Outlook Plug-in ist ins MS Outlook eingebaut und automatisiert die Routinevorgänge mit E‑Mails. Mit dieser Anwendung können Sie Aufgaben auf Grund von eingehenden E‑Mails erstellen, die E-Mail-Anhänge in Dokumente umwandeln und registrieren.

Um eine neue Aufgabe mithilfe von MS Outlook Plug-in zu erstellen, wählen Sie einfach eine E-Mail  in Ihrem Postfach aus. Der Name der Aufgabe wird aus der Betreff-Zeile und die Beschreibung aus dem Textkörper generiert. Wenn die eingehende Nachricht einen Anhang hat, wird dieser automatisch der Aufgabe hinzugefügt.

 

ECM-Einstellungen

Die Anwendung ELMA ECM+ ist für die Arbeit mit dem unternehmensinternen Informationsgehalt, d.h. Dokumenten konzipiert. Flexible Einstellungen von ELMA ermöglichen eine schnelle und einfache Navigation im System und Erstellung von spezifischen Algorithmen zur Bearbeitung elektronischer Dokumente.

 

Dokumententypen erstellen

Jedes Unternehmen entwickelt eigene Dokumente. Diese haben einen spezifischen Aufbau, bestimmte Dokumentattribute, Vorlagen, Routen und Lebenszyklen.

In wenigen Schritten können Sie verschiedene Dokumententypen in ELMA-Designer erstellen und dadurch auf elektronische Dokumentation umsteigen.

 

Erstellung eines Dokumententyps

Konfigurieren der Eigenschaftenseite

Konfigurieren der Eigenschaftenseite

Eigenschaftenseiten konfigurieren

Mithilfe vom Form-Builder können Sie die Eigenschaftenseite des jeweiligen Dokuments je nach dem Dokumententyp erstellen und anpassen. Der Form-Builder erlaubt, alle Informationen strukturieren, sie in den Bereichen oder Tabs anordnen, zusätzliche Paneele, Tabs, Spalten und Pflichtfelder hinzufügen.

Der Form-Builder ist besonders hilfreich, wenn eine spezifische, komplexe, aber leicht handzuhabende Form erstellt werden muss.

Struktur einstellen

Die Parameter der Dokumentenerfassung sind flexibel und können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Es können einfache Strukturen für kleine Unternehmen und viel komplexere Strukturen mit fortlaufender Nummerierung der Kategorien für große Unternehmen erstellt werden.

Beim Einstellen der Struktur definieren Sie, wo die Dokumente registriert werden, erstellen Bereiche, Kategorien und Dokumententypen.

Festlegen der Struktur

Dokumentenrouten

Routing von Dokumenten

In ELMA kann das Dokumentenrouting jeder Komplexität konfiguriert werden. Das Routing von Dokumenten wird im leicht zu bedienenden userfreundlichen grafischen Editor konfiguriert.

Nachdem die Route erstellt ist, kann sie beliebig oft verwendet werden. Die Route erlaubt, den Weg jedes Dokumentes anschaulich und transparent zu machen. Auf der Eigenschaftenseite des Dokumentes kann man mit nur wenigen Mausklicks das Dokument auf die konfigurierte Route verschicken.

Dokumentenarchiv

Die ELMA ECM+ sieht wie ein Standarddateispeicher aus. Mit diesem Interface kommen sogar unerfahrene Computer-Benutzer gut klar. Die Dokumente werden in einzelnen Ordnern gespeichert. Das Ordnersystem verhilft zur schnellen Orientierung in den gespeicherten Daten.

Es wird empfohlen, Dokumente und Ordner nicht zu löschen, sondern im Archiv abzulegen. So können sie später ggf. wieder aufgerufen werden.

 

Dokumentenspeicherung