...

Geschäftsprozess-Tools für unternehmensinterne Kommunikation

ELMA bietet erforderliche Werkzeuge zur Gestaltung unternehmensinternen Kommunikationsablaufs. Die Menüpunkte Aufgaben, Nachrichten, Kalender und Unternehmen verhelfen zur Organisation der Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Aufgaben zuweisen und ausführen

Mit ELMA BPM können die Aufgaben zugewiesen und die Aufgabenerledigung kontrolliert werden.

Beim Zuweisen der Aufgaben gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Überwachung: Einer der Mitarbeiter (gewöhnlich eine Führungskraft) kann die Aufgabenerfüllung überwachen.
  2. Genehmigung: Zu der Aufgabe wird eine genehmigende Person hinzugefügt. In diesem Fall startet die Aufgabe nicht, solange die Genehmigung nicht erteilt wurde.
  3. Mitarbeit: In der Regel haben die Aufgaben nur einen Ausführenden. Man kann aber eine oder mehrere Mitwirkenden hinzufügen. Diese Person bzw. Personen bekommen alle Informationen bezüglich der jeweiligen Aufgabe zugeschickt.
  4. Stundennachweis: Für eine Aufgabe kann ein Zeitlimit gesetzt werden. In diesem Fall wird die Anzahl der Stunden im Aufwandreport auf dieses Limit eingeschränkt und man kann nicht mehr Stunden angeben, als das Limit vorschreibt.

Nachdem die Aufgabe gespeichert ist, wird sie sofort der ausführenden Person (bzw. der mitausführenden Person/Personen) zugewiesen.

Zuweisung und Ausführung der Aufgaben

Kontrolle der Aufgabenerfüllung

Kontrolle der Aufgabenerfüllung

ELMA bietet die Möglichkeit, die Aufgabenerfüllung vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen.

Wenn eine Aufgabe vom Benutzer als abgeschlossen markiert wird, wird eine Bestätigung beim Initiator abgefragt. Der Ausführende kann dabei zur Aufgabe ein Kommentar hinzufügen, ein Dokument oder eine andere Datei anhängen etc.

Verantwortlicher Mitarbeiter entweder bestätigt den Abschluss oder trägt ggf. Änderungen in die Aufgabenstellung ein und schickt die Aufgabe zurück an den Bearbeiter.

Alle ausgeführten Aufgaben werden in ELMA gespeichert.

 

Leistungsberichte

ELMA BPM erlaubt den Zeitaufwand für jede Aufgabe zu kontrollieren.

Am Ende der Woche oder des Monats erstellen die Mitarbeiter die Berichte, in denen die ausgeführten Aufgaben und die dafür verwendete Zeit angegeben sind.

Diese Berichte werden vom verantwortlichen Mitarbeiter entweder genehmigt oder abgelehnt.

Die erstellte Statistik kann für verschiedene Ziele verwendet werden, unter anderem für die Lohnabrechnung.

 

 

Leistungsberichte

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit

In ELMA BPM können die Abteilungsleiter sich alle Aufgaben ihrer Unterstellten ansehen. Der Menüpunkt Unternehmen bietet den Zugang zu Informationen über die Leistung der Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung, z.B. Einhaltung der Fristen, aktuelle und überfällige Aufgaben, abgestimmte Leistungsberichte.

Mit ELMA BPM haben die Abteilungsleiter immer einen Zugriff auf alle Aufgaben ihrer Abteilungen und Mitarbeiter.

Wenn eine dringende Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen wurde, der gerade nicht zur Verfügung steht, kann der Abteilungsleiter diese Aufgabe einem anderen Kollegen zuweisen bzw. die Aufgabe selbst ausführen.

Sich wiederholende Aufgaben

Manche Aufgaben werden in gewissen Zeitabständen wiederholt. ELMA BPM bietet die Funktionalität zur einfachen Verwaltung solcher Aufgaben.

Sie müssen nicht jedes Mal die gleiche Aufgabe stellen. Legen Sie eine Zeitperiode fest, wann die jeweilige Aufgabe wiederholt werden muss. Einmal angelegt, wird eine solche Aufgabe am definierten Zeitpunkt automatisch von ELMA erneut zugewiesen.

 

Sich wiederholende Aufgaben

Fristeneinhaltung

Einhaltung der Fristen

Die Einhaltung der Fristen muss genau kontrolliert werden. Jede Aufgabe hat eine Frist, wann sie abgeschlossen werden soll. Wenn diese Frist überschritten wurde, wird die jeweilige Aufgabe als überfristet markiert.

Der Bericht über die Einhaltung der Fristen liefert die Informationen, wie viel Prozent der Aufgaben von jedem Mitarbeiter rechtzeitig erfüllt werden.

Ein Beispiel: Hr. Schmidt hat im laufenden Monat 40 Aufgaben, 30 davon hat er termingerecht abgeschlossen. D.h. die Einhaltung der Fristen beträgt bei ihm 75%.

Diese Statistik kann für die Lohnabrechnung verwendet werden.

Kommunikationsmittel: Message-Board, Kalender, Unternehmen

ELMA BPM stellt mehrere Tools zur unternehmensinternen Kommunikation zur Verfügung: Message-Board zum schnellen Informationsaustausch mit den Kollegen, Kalender zur Übersicht der Besprechungen, Telefonanrufe und anderer geplanter Aktivitäten. Der Menüpunkt Unternehmen bietet die Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens.

 

Message-Board

Das Message-Board ist ein grundlegendes Kommunikationsmittel in ELMA. Eingehende Aufgaben, Nachrichten von Ihren Kollegen und Mitteilungen werden als Timeline angezeigt. Die Beiträge können nach Priorität sortiert werden.

Der entscheidende Unterschied von den Newsfeeds in Sozialnetzen liegt darin, dass in ELMA BPM die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt wird.

Nachrichten

Kalender

Kalender

Der Kalender gewährt einen Überblick über die geplanten Aktivitäten – Telefonanrufe, Besprechungen, Termine. Sie können auch die Kalender von Ihren Kollegen einsehen.

Der ELMA-Kalender unterstützt das iCal-Protokoll und kann auf Ihrem Mobilgerät angezeigt werden.

 

Unternehmen

Der Menüpunkt Unternehmen hält Sie auf dem Laufenden über die Personalfragen Ihres Unternehmens. Hier sehen Sie, wer von Mitarbeitern bald Geburtstag hat oder kürzlich eingestellt wurde, etc.

Jeder Abteilungsleiter hat volle Übersicht über seine Abteilung, kann sich die Aufgaben der Mitarbeiter und ihre Kalender ansehen.

 

Unternehmen