...

ELMA Projects+ stellt eine Komplettlösung dar und wurde entwickelt, um Projekte zu realisieren, die zur Verfügung stehenden Ressourcen (zeitliche, finanzielle, personelle) zu verwalten und Kommunikation zwischen den Projektteammitgliedern zu gewährleisten.

Projekte sind untypische Aufgaben. Sie erfordern eine enge Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen und werden in mehrere Etappen aufgegliedert. Diese Etappen können aus mehreren Aufgaben bestehen, die von zehn, hundert und sogar tausend Mitarbeitern erfüllt werden.
Bei der Projektrealisierung sind folgende Punkte von besonderer Bedeutung:

  • Die Qualität von Endprodukt;
  • Termine für alle Aktivitäten;
  • Das limitierte Projektbudget.

Projektmanagement setzt voraus, dass gewisse Ziele gesetzt und erreicht werden. Dabei müssen die Arbeitsvolumen, Ressourcen (so wie Geld, Leistungen, Energie, Räumlichkeiten usw.), Zeit, Qualität und Risikos im Gleichgewicht gehalten werden.

Dem Projektmanagement liegen folgende Aufgaben zugrunde:

  • Projektanforderungen bestimmen;
  • Klares und erreichbares Ziel setzen;
  • Gegensätzliche Anforderungen an Qualität, Inhalt, Zeit und Kosten im Gleichgewicht halten;
  • Charakteristiken, Pläne und Vorgehensweise an die Standpunkte und Erwartungen der Projektteammitglieder anpassen;
  • Projektfortschritt überwachen und bei eventuellen Abweichungen vom festgelegten Plan die nötigen Anpassungen vornehmen.

Der Projektleiter ist verantwortlich für das Erreichen der Projektziele. Diese Aufgabe fordert von ihm umfassende Kenntnisse und eine große Erfahrung. Keine Software ist imstande, einen guten Projektleiter zu ersetzen, aber sie kann ihm bei der Organisation eines einheitlichen Informationsraums bei der Ausführung von Routineaufgaben (wie z.B. Erstellung von Gantt-Diagramm) behilflich sein. So kann sich der Projektleiter auf nicht-triviale und viel kompliziertere Aufgaben konzentrieren.
Die Funktionalität von der Anwendung ELMA Projects+ verhilft zur Lösung folgender Aufgaben:

  • Projekt-Terminüberwachung;
  • Organisation eines einheitlichen Informationsraums im Rahmen des Projekts;
  • Kommunikation zwischen den Projektteammitgliedern;
  • Projektbudgetverwaltung;
  • Benachrichtigung der Projektteammitglieder über den Projektfortschritt;
  • Risikosteuerung.

Projektzeitplan

Das System bietet ein Planungswerkzeug, mit dem Sie die Fälligkeitstermine und die Projektabwicklung kontrollieren können. Der Terminkalender von ELMA ist kompatibel mit dem Kalender in Microsoft Project.

Gantt-Diagramm

Kritischer Pfad

Sie können einen Projektplan auf zwei Arten erstellen und veröffentlichen:

1. Manuell. Direkt in ELMA können Sie Aufgaben erstellen, ihre Hierarchie und Abfolge festlegen, die Aufgaben miteinander verknüpfen, die Ausführenden bestimmen usw.

2. Importieren von Daten aus Microsoft Project. Das System versucht die Aufgaben automatisch zuzuweisen.

Das Ergebnis ist in beiden Fällen ein Projektplan, der als ein Gantt-Diagramm dargestellt werden kann. In diesem Plan können Sie detaillierte Angaben zu jeder Aufgabe angezeigt bekommen: in der Aufgabenhistorie werden die Konversationen, Austausch von Dokumenten und anderen Dateien usw. gespeichert.

Im Bearbeitungsmodus kann der Plan bei Bedarf geändert werden. Sie können die Aufgaben im Diagramm mit der Maus verschieben, Verknüpfungen zwischen den Aufgaben zeichnen, die Erfüllungsrate angeben (wenn die Ausführenden das nicht schon getan haben).

Eine Möglichkeit zur Fristenüberwachung ist auch vorgesehen. Im Diagramm wird der Aufgabenstatus angezeigt: erfüllt, überfällig, in Arbeit.

Das System verfügt über noch mehr Tools. Sie können zum Beispiel mit nur wenigen Mausklicks einen kritischen Pfad definieren. Der Projektplan sieht wie ein mit Microsoft-Projektplan aus: die Aufgaben haben gleiche Attribute, die Hierarchie ist ähnlich realisiert usw.

Das ist darauf zurückzuführen, dass der Plan in ELMA und der MS-Projektplan kompatibel sind. Sie können einen MS-Projektplan importieren und den in ELMA erstellten Plan zurück in einen MS-Projektplan exportieren. Das kann man zum Beispiel für mehrseitigen Druck benötigen.

Der Plan kann mehrmals geändert und wiederholt importiert werden, ohne dass die Aufgabenstaus verloren gehen.

Einheitlicher Informationsraum

Die Anwendung ELMA Projects+ schafft ein durchorganisiertes Umfeld für Projektmanager, wo man Zugriff auf alle erforderlichen Projektmanagementtools hat.

 

Auf einer Seite werden folgende Informationen angezeigt:

  • Allgemeine Informationen zum Projekt. Projektteammitglieder, Fälligkeitsdaten, Status.
  • Projektplan und Projektaufgaben. In einer Liste werden erfüllte, überfällige Aufgaben, Aufgaben in Arbeit und Aufgaben mit einem bald auslaufenden Termin anschaulich dargestellt. Durch Anklicken können Sie sich die Details jeder Aufgabe ansehen.
  • Kommentare von Teammitgliedern und Meinungsaustausch. Projektbezogener Schriftverkehr.
  • Projektbudget. Projekteinnahmen und –ausgaben und das darauf basiertes Finanzergebnis.
  • Dokumente. Die Projektdokumentationsliste enthält Verträge, Protokolle, Produktanforderungen usw. Die Dokumentenbasis verfügt über ein Berechtigungssystem. Dadurch wird sichergestellt, dass nur gewisse Projektmitglieder Zugriff auf die jeweilige Dokumentation haben.
  • Projektrisiken. Potenzielle Probleme, Möglichkeiten zu Prävention, Minimierung und Beseitigung. Es ist wichtig, die Projektrisiken immer im Hinterkopf zu behalten, um beim möglichen Auftreten eines Risikos dazu bereit zu sein und sofort einzugreifen.

Portlets sind kleine Informationsfenster mit verschiedenen Projektdaten. Sie können die Portlets auf die Seite des Projekts hinzufügen, nach Ihrem Wunsch anordnen und wieder löschen. Um mehr Information zum Beispiel zum Budget zu erhalten, klicken Sie das jeweilige Portlet an. Sie werden auf die separate Seite mit detaillierten Informationen weitergeleitet.

Allgemeine Informationen zum Projekt in ELMA (Teil 1)

Einhaltung der Terminvorgaben

Die Zuweisung der Aufgaben erfolgt in ELMA Projects+ aufgrund des Projektplans. Jeder Ausführender bekommt eine bestimmte Reihe von Aufgaben. Sie können die Einhaltung des Projektterminplans in Echtzeit kontrollieren.

Kontrolle der Termineinhaltung in ELMA

Ein Ausführender macht im System einen Vermerk über den Beginn der Arbeit an einer Aufgabe. Im Zuge der Arbeit gibt er die Erfüllungsrate der Aufgabe an. Eine erfüllte Aufgabe wird im Projekt entsprechend vermerkt. Im Projektplan werden die erfüllten Aufgaben als durchgestrichen angezeigt, überfällige Aufgaben haben eine rote und die Aufgaben, die noch in Arbeit sind, eine grüne Schriftfarbe.

Im Projekt werden die Erfüllungsraten angezeigt und kann ein Gantt-Diagramm erstellt werden. So hat der Projektmanager eine grafische Darstellung des Projekts, kann den Projektablauf kontrollieren und die gegenwärtige Lage überwachen.

Kommunikation im Projekt

Das System unterstützt die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Das Wichtigste dabei ist, dass die hohe Geschwindigkeit des Informationsaustauschs mit hoher Sicherheit der vertraulichen Informationen kombiniert ist.

Eine effektiv organisierte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern kann für ein Projekt von entscheidender Bedeutung sein. ELMA bietet dafür eine Lösung. Die User können Nachrichten austauschen und Dokumente oder andere Dateien an ihre Nachrichten anhängen. Die Nachrichten werden in einem Portlet auf der Projektseite angezeigt. Sie können Ihre Kommentare direkt im Portlet hinzufügen.

Alle projektbezogenen Nachrichten werden an einem Ort gespeichert. Wenn jemand im Team was zu besprechen hat, kann er einfach eine Nachricht schreiben. Diese Nachricht bekommen sofort alle Beteiligten und können ihre Kommentare dazu schreiben. Das ist genauso einfach wie die Timeline in Facebook realisiert und die Nachrichten sind von Unbefugten geschützt.

Kommunikation im Projekt

Projektbudgetverwaltung

In jedem Projekt sind Einnahmen und Aufwendungen eingeplant und diese können in ELMA Projects+ einzeln erfasst werden. Es werden projektbezogene Positionen und Plan-Werte festgelegt. Die Istwerte werden anhand der vorhandenen Dokumente berechnet.

Projektbudgetverwaltung

Konrtolle über die Projektzahlungen in ELMA

Tatsächliche Erträge und Aufwendungen werden in ELMA in Form von Dokumenten erfasst. Diese können Sie zur Genehmigung, Kenntnisnahme einreichen oder nach der dafür vorgesehenen Route senden. So besteht das Projektbudget nicht nur aus Zahlen, sondern bietet sich auch die Möglichkeit, die Finanzmittelbewegungen zu überwachen und zu erfahren, welche Mitarbeiter mit diesen Prozessen zu tun haben oder verantwortlich dafür sind.

Die Budgetinformationen können auf verschiedene Arten angezeigt werden. In Implementierungsprojekte können Anfragen nach Budgetmitteln als Prozess eingebaut und mit der Buchhaltung verknüpft werden.

Im Geschäftsprozess können neue Budgetpositionen erstellt und erfasst werden und die Informationen zum Projektbudget werden automatisch aktualisiert. In Projektmanagementfirmen können dadurch die Abrechnungen mit Nachunternehmern schneller durchgeführt und besser überwacht werden, was eine effizientere Projektabwicklung bedeutet.

Der Projektleiter bekommt dadurch zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die Ist-Ausgaben, die zu genehmigenden und die zu bezahlenden Rechnungen im Rahmen des jeweiligen Projekts.

Einschränkung des Zugriffs auf Geschäftsinformationen

In ELMA Projects+ können Sie den Zugriff auf die Informationsressourcen des Projekts flexibel konfigurieren. Die Informationsressourcen sind allgemeine Projektinformationen, Dokumente, Budgetdaten. Sie können die Zugriffsrechte innerhalb eines Projektteams so einteilen, dass nicht alle Teammitglieder Zugriff auf eine bestimmte Ressource haben.

Jedes Projekt hat mit einer kolossalen Informationsmenge zu tun. Diese Informationen sind zum Teil vertraulich und dürfen nicht durchsickern und offenbart werden.

ELMA bietet flexible Einstellungen der Zugriffsrechte. Somit kann eine unnötige und eventuell sogar schädliche Informationsüberflutung vermieden werden.

Berechtigungseinstellungen

Risikomanagement

Die Liste der Projektrisiken wird immer auf der Seite des Projekts angezeigt. Man kann für jedes Risiko die Priorität festlegen und somit auf die potenzielle Gefahr aufmerksam machen.

Projektrisiken

Bei der Arbeit an einem Projekt ist es wichtig, möglichst viele potenzielle Schwierigkeiten vorauszusehen, die negative Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben können. ELMA Projects+ verfügt über ein Risikomanagement-Tool. Die Projektrisiken kann man beherrschen, indem man sie in ELMA Projects+ mit gewissen Tätigkeiten oder Maßnahmen verknüpft, welche die Auswirkung des jeweiligen Risikos beheben oder minimieren.