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Mit 3 Fabriken und über 150 Produkten im Sortiment gehört ABI PRODUCT zu den größten fleischverarbeitenden Betrieben Russlands. Sein Vertriebsnetz umfasst 48 Regionen Russlands. Leiterin der Dokumentenverwaltungsabteilung Elena Krasavina, spricht über die Rolle des Dokumentenmanagements in der Geschäftsentwicklung und über die Vorteile der Implementierung von ELMA für interne Geschäftsprozesse des Unternehmens.
ABI PRODUCT
(Fleischverarbeitung)
www.abiproduct.ru
20 Jahre im Geschäft
1500 Nutzer
55 Geschäftsprozesse
125 748 Transaktionen
Verwenden ELMA seit 2014
Einblick in ELMA

– Welche Rolle spielt Dokumentenmanagement in der Entwicklung des Unternehmens?
– Interner und externer Dokumentenflüsse schaffen eine Informationsgrundlage für die Verwaltungstätigkeit. Von dem, wie schnell und transparent der Dokumentenumlauf ist, hängt ab, wie schnell vertragliche und administrative Entscheidungen getroffen werden.

– Wie kam es zur Idee der Implementierung des Prozessmanagements?
– Wir sind an einem Punkt gekommen, an dem die Arbeit mit Verträgen optimiert und beschleunigt werden musste. Das Vertragsmanagement hat deutlich mehr Transparenz, Verwaltbarkeit und Kontrolle gebraucht. Die Vertragsgenehmigung war langwierig und sehr umständlich, als wir noch mit Verträgen in Papierform gearbeitet haben. Dauernd mussten die Verträge von einer Filiale nach andere gebracht werden. Zum einen liefen wir Gefahr, Verträge zu verlieren, zum anderen war diese Vorgehensweise einfach nicht modern. Die Lösung dieses Problems stand im Vordergrund. Außerdem haben wir eine einheitliche Plattform für unternehmensinterne Informationsressourcen gebraucht, um Dokumentenmanagement optimieren und weiterentwickeln zu können.

Zwei Dinge sind für Nutzer immer am wichtigsten: intuitives Interface und kurze Reaktionszeit.

– Was waren die wichtigsten Kriterien bei der Suche nach einem BPM-System?
– Zwei Dinge sind für Nutzer immer am wichtigsten: intuitives Interface und kurze Reaktionszeit. Wir haben nach einem System gesucht, das ein effizientes Dokumentenmanagement in einem Unternehmen mit einer komplizierten Struktur und mehreren weit voneinander entfernt liegenden Filialen gewährleisten kann. Das System musste unseren Sicherheitsanforderungen genügen und bestehende Zugriffsmechanismen unterstützen. Die weiteren Kriterien waren die Unterstützung der Suchfunktion, gewisse Anforderungen an Systemverwaltung und Speicherung großer Datenmengen.
Zur Bewertung aller in Frage kommenden Softwarelösungen haben wir ein Punktesystem erarbeitet. Bei der Punktevergabe wurden der Preis, die Implementierungsdauer und der Erfahrungsgrad der Softwareentwicklungsfirma berücksichtigt.

– Welche Zielsetzung verfolgten Sie beim Implementieren von ELMA?
– Unsere Ziele waren es, den Dokumentenfluss transparent zu machen, so dass die gesamte Historie jedes Dokumentes verfolgbar ist, unproduktive Arbeitszeit unserer Mitarbeiter zu reduzieren, dokumentenbasierte Prozessabläufe zu beschleunigen und eine bessere Kontrolle über die Ausführung der dokumentenbasierten Aufgaben zu realisieren. Im Grunde genommen wollten wir Papier loswerden.

– Welche Prozesse wurden als erste automatisiert und warum?
– Wir haben mit Vertragsprozessen angefangen, die alle Aktivitäten von der Prüfung des Kontrahenten bis zum Archivieren des Vertrags beinhalten. Die bisherige Vorgehensweise war nicht mehr akzeptabel, weil menschlicher Faktor immer stärker die Vertragsgenehmigung verlangsamte.
Von der Planung bis zur Inbetriebnahme hat die Automatisierung der Vertragsprozesse 6 Monate in Anspruch genommen.
Nachdem digitale Vertragsgenehmigung implementiert wurde, sind der Austausch von internen Normungs- und Verwaltungsunterlagen sowie ein- und ausgehende Dokumentenflüsse automatisiert worden. Außerdem wurden auch die Aufgabenstellung und die Überwachung der Aufgabenausführung automatisiert. Dabei geht es nicht nur um dokumentenbasierte Aufgaben, sondern auch um direkte Anweisungen der Vorgesetzten.

– Wie gut konnte ELMA in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert werden?
– ELMA konnte mit dem Unternehmensdirectory erfolgreich integriert werden. Dieses Directory enthält das Organigramm, die Kundendatenbank und alle Dokumentenattribute. ELMA wurde auch mit den ERP-Systemen 1C und Axapta integriert.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Implementierung von ELMA?
– Während der Implementierung hatten wir mit einer konservativen Haltung des Personals zu tun. Änderungen waren für die Mitarbeiter unverständlich und unerwünscht. Man hatte Angst davor, durch diese Änderungen und die damit entstandene Transparenz keine Kontrolle mehr über die Arbeit mit Dokumenten zu haben, da ab jetzt wurden die Rahmenbedingungen durch die Prozesse festgelegt, und nicht durch die Leute selbst. Prozesse lassen sich nicht manipulieren, man konnte nicht mehr die Entscheidung übernehmen, welches Dokument von wem und wann abgestimmt wird und so weiter.
Mit Hinsicht auf diese Umstände bestand der größte Vorteil der Implementierung von ELMA darin, dass Mitarbeiter ihre Denkweise bei der Arbeit mit Dokumenten geändert haben. ELMA hat ermöglicht, Geschäftsprozesse, Dokumente und Mitarbeiter als ein Ganzes zu sehen und die Rolle jedes Bestandteils dieses Ganzen zu verstehen.
Nach der Implementierung des BPM-Systems konnten die Engpässe in den bestehenden Geschäftsprozessen des Unternehmens ermittelt werden. Danach folgten Optimierungen und Anpassungen dieser Prozesse. Zentrale Dokumentenverwaltung hat Transparenz und Effizienz des Dokumentenmanagements sichergestellt. So konnten wir die Unternehmensressourcen optimal verteilen, die Mitarbeiterleistung bewerten und die Einhaltung der dokumentenbezogenen Termine kontrollieren.

Wir konnten die Unternehmensressourcen optimal verteilen und die Mitarbeiterleistung bewerten.

– Wie entwickelt sich das System im Unternehmen?
– Die Benutzerfreundlichkeit war immer eine der Prioritäten. Während der Implementierung haben wir Feedbacks vom Personal eingeholt und sowohl Prozesse als auch das System entsprechend optimiert. Jetzt wenn alle sich an das System gewöhnt haben, möchten wir uns auf die Automatisierung weiterer Prozesse konzentrieren. Wir arbeiten im Moment an zwei Prozessen zur Auftragsbearbeitung und Organisierung der Dienstreisen.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?
– Ich würde der Geschäftsführung raten, vorher alle Geschäftsprozesse detailliert zu beschreiben und sich über die zu erwartenden Vorteile der Prozessautomatisierung klar zu werden. Man muss eine klare Vorstellung über alle Rollen und deren Berechtigungen in jedem Dokumentenprozess haben. Alle Aktivitäten innerhalb jedes Prozesses und ihre Historisierung müssen gut durchdacht werden. Es ist auch wichtig, die visuelle Darstellung und die Systemverwaltung nach der Implementierung mit dem Softwareanbieter im Vorfeld zu klären.
Ich würde auch raten, die Flexibilität des Implementierungsprozesses in den Mittelpunkt zu stellen. Das heißt, man sollte ein BPM-System wählen, für das man während der Implementierung keine zahlreichen Anleitungen schreiben und Schulungen durchführen muss. Also ein System, dass für einen Durchschnittsnutzer leicht verständlich und bequem ist.

Ich würde der Geschäftsführung raten, vorher alle Geschäftsprozesse detailliert zu beschreiben und sich über die zu erwartenden Vorteile der Prozessautomatisierung klar zu werden.