...
Das Ingenieurunternehmen ASE AG (vormals NIAEP AG) ist die Verwaltungsgesellschaft der Unternehmensgruppe ASE. Zusammen mit Atomstroiexport AG, Atomenergoproekt AG und Atomproekt AG gehört es zu einem Engineering-Zentrum des Staatsunternehmens Rosatom. Die Unternehmensgruppe ASE spezialisiert sich im Bau von Nuklearanlagen. Die Errichtung von Atomkraftwerken und Energieblöcken erfolgt in 15 Ländern, darunter Iran, Indien, China, Türkei, Tschechien, Finnland, Weißrussland u. a. Die Unternehmensgruppe ASE entwickelt und implementiert moderne Technologien und arbeitet an der ständigen Erhöhung der Effizienz des Projektmanagements. Der Leiter der Abteilung für Geschäftsprozessoptimierung Sergei Neljubin spricht über die Automatisierung der Prozesse im Unternehmen.
Ingenieurunternehmen ASE
(Kernkraftindustrie)
65 Jahre im Geschäft
4 000 Nutzer
25 Geschäftsprozesse
Verwenden ELMA seit 2015

Einblick in ELMA

– Der Anteil der Unternehmensgruppe ASE auf dem Weltmarkt der Errichtung von Atomkraftwerken beträgt rund 30%. Viele Aufträge kommen vom Ausland: Bangladesch, Ungarn, Südafrika. Ein großes Projekt wird gerade in Finnland realisiert. Wie schaffen Sie es, führende Positionen zu halten?

Sergei Neljubin: Unsere wichtigsten Aufgaben sind die Verringerung der Bauzeiten und der Kosten der zu errichtenden Bauwerke und die Verbesserung der Qualität der Arbeiten. Ohne diese Voraussetzungen ist heutzutage unmöglich, in einem starken Wettbewerbsumfeld seine Positionen zu halten. Wir implementieren immer neue Systeme und IT-Instrumente und die Resultate sind sichtbar. Letztes Jahr wurde das Ingenieurunternehmen ASE nach IPMA-Delta zertifiziert. Wir haben die Kompetenzklasse 3 erhalten. Ich glaube, die Kompetenzklasse 4 haben nur drei Unternehmen auf der Welt. Unser Ziel ist, 2017 die Kompetenzklasse 4 zu absolvieren. Die Entwicklung des Projektmanagements ist somit mit den strategischen Zielen des Unternehmens eng verbunden.

– Wie ist die IT-Landschaft des Unternehmens strukturiert?

Sergei Neljubin: Die IT-Landschaft beinhaltet über 100 verschiedene Systeme. Das sind sowohl von uns entwickelte als auch erworbene Softwares.

– Wie kam es zur Entscheidung, ELMA zu implementieren?

Sergei Neljubin: Der große Vorteil von ELMA besteht darin, dass ein Prozessmodell mit nur ein paar Variablen in einen funktionierenden Prozess umgewandelt werden kann. Schnell und einfach erzielt man konkrete Resultate.

Der große Vorteil von ELMA besteht darin, dass ein Prozessmodell mit nur ein paar Variablen in einen funktionierenden Prozess umgewandelt werden kann.

– Welche Prozesse wurden als erste automatisiert?

Sergei Neljubin: Wir haben zuerst Vorbereitungsarbeiten durchgeführt, unter anderem die Integration von ELMA mit Active Directory und dem E-Mail-System des Unternehmens eingerichtet. Im Rahmen dieser Vorbereitungen wurde der Zugang zum System für ca. 4000 Mitarbeiter gewährt. Anschließend wurden zwei Projekte realisiert.

Mit Unterstützung von Spezialisten von ELMA haben wir die Abwicklung der Transportaufträge automatisiert. Eigentlich ist das ein ganz einfacher Prozess. Den Mitarbeitern steht ein Maschinenpark zur Verfügung. Um einen Transport zu bestellen, musste man vorher einen Antrag mit viel Umstand genehmigen lassen. Wir haben paar Tage fürs Modellieren dieses Prozesses gebraucht, durch eine interne Verordnung wurde das neue Verfahren zum Antragstellen bekannt gegeben und seitdem funktioniert es einwandfrei. Es werden täglich 10 bis 15 Anträge bearbeitet.

Das zweite Projekt war die Automatisierung der internen Berichterstattung, die während der Umsetzung des Unternehmensprogramms zur Steigerung der Arbeitsproduktivität realisiert wurde. In diesem Prozess sind nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern auch andere Unternehmen des Engineering-Zentrums involviert. Der Testlauf dieses komplexen Prozesses dauerte ca. einen Monat. In dem vom Unternehmen organisierten Wettbewerb hat dieses Projekt den fünften Platz belegt und 65 andere Projekte hinter sich gelassen.

2016 wurden insgesamt 24 solche Projekte realisiert, die meisten im Bereich des Dokumentenmanagements. Es wurden auch Prozesse zur Personalbeschaffung und Reglementierung modelliert. Im Moment arbeiten wir an der Integration von SAP mit der bestehenden IT-Landschaft und möchten ELMA in diesen Integrationsprozess zur Unterstützung aufnehmen. Dank der Möglichkeit, verschiedene Felder und Datentypen bereits beim Modellieren des Prozesses zu konfigurieren, ist ELMA das perfekte Instrument für die Implementierung von solchen komplexen Systemen.

– Nach welchen Kriterien haben Sie die Effizienz der Implementierung bewertet?

Sergei Neljubin: Die Prozesse sind verständlich und messbar geworden. Es ist sehr hilfreich, objektive Ergebnisse der Arbeit in Digitalform sehen zu können. Man sieht sofort, wo und was noch optimiert werden kann. Mithilfe von KPIs kann man die Prozesse gezielt steuern. Die Statistiken werden ohne viel Aufwand gesammelt und analysiert.

– Wie war die Reaktion des Personals auf die neue Software?

Sergei Neljubin: Wir haben sehr unterschiedliche Feedbacks erhalten. Jemand hat diese Neuerung leicht akzeptiert, jemand hatte damit Probleme. Am besten fand ich das Resultat der Automatisierung der Personalbeschaffung. Im BPM-System ist dieser Prozess transparent geworden. Ständig werden weitere Prozesse automatisiert. ELMA ist zu einem nicht wegdenkbaren Teil des Unternehmens geworden. Die Kollegen haben sich an die Arbeit im System gewöhnt. Es kommen viele Ideen und Optimierungsvorschläge. Zum Beispiel neulich kam eine Anfrage auf die Optimierung der Verteilung der Anträge auf die Übersetzung der Projektunterlagen.

“Sergey
Mithilfe von KPIs kann man die Prozesse gezielt steuern.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?

Sergei Neljubin: Ich würde empfehlen, zuerst die grundsätzlichen Methoden festzulegen, die Prioritäten zu setzen und dann die geplanten Projekte Schritt für Schritt zu realisieren. Es ist sehr wichtig, Feedbacks einzuholen. Die Feedbackverfolgung muss klar organisiert werden, die Kollegen müssen zum Beispiel wissen, wer der Ansprechpartner dafür ist. Das Interesse an das System wird mit der Zeit stärker. Hiermit möchte ich mich an die Kollegen von ELMA mit der Bitte wenden, das System weiter zu entwickeln und diesen flexiblen, kundenorientierten Ansatz zu unterstützen. Unsere Zusammenarbeit war erfreulich und produktiv.

Der Leiter der Personalabteilung Alexandr Tschegodaew: Die Implementierung von ELMA hat ermöglicht, viele unsere Prozesse zu modellieren und zu automatisieren und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu beschleunigen. Selbst wenn die Kollegen räumlich getrennt sind, können sie trotzdem problemlos miteinander interagieren, indem sie Dokumente online kommentieren, genehmigen oder ablehnen. Jeder Mitarbeiter ist zu jedem Zeitpunkt über die aktuelle Lage informiert. Die Abteilungsleiter erledigen ihre Aufgaben oft unterwegs auf ihren Mobilgeräten. Die Verwaltung der Prozesse erfolgt zentral und ist absolut transparent.

Der Hauptspezialist der Abteilung für Geschäftsprozessoptimierung Ilya Smagin: Viele Prozesse, die früher auf Papier abgewickelt wurden, sind automatisiert worden. Niemand muss jetzt mit Unterlagen hin und her rennen. Die Benachrichtigungen über den Prozessstatus erhält man über E-Mail. Darüber hinaus hat das Verwenden des BPM-Systems die Einhaltung der Terminvorgaben positiv bewirkt. Für jede Aufgabe sind eine zuständige Person und die Fristen festgelegt, dadurch wird viel Zeit gespart, und die Zeit ist eine der wichtigsten Ressourcen jedes Unternehmens.

- Ständig werden weitere Prozesse automatisiert. ELMA ist zu einem nicht wegdenkbaren Teil des Unternehmens geworden. Die Kollegen haben sich an die Arbeit im System gewöhnt. Es kommen viele Ideen und Optimierungsvorschläge.