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AstraZeneca ist ein internationales biopharmazeutisches Unternehmen, dessen Ziele Forschung, Entwicklung und kommerzielle Nutzung von verschreibungspflichtigen Arzneimitteln zur Behandlung von Krankheiten im Bereich Herz-Kreislauf und Stoffwechsel, Onkologie, Psychiatrie, Atemwegserkrankungen sowie für die Behandlung von Infektionen sind. AstraZeneca ist in rund 100 Ländern der Welt tätig und Millionen von Patienten werden mit seinen Medikamenten behandelt. Leiterin der Abteilung für Vergütungen und Personalmanagement Julia Kunakowa und stellvertretende Direktorin für Personal Alina Manzewa sprechen über die Implementierung des Prozessmanagements im Unternehmen.
AstraZeneca
(Biopharmazie)
Über 100 Jahre im Geschäft
Über 20 Jahre in Russland
4 Geschäftsprozesse
3 118 Transaktionen
Verwenden ELMA seit 2015

Einblick in ELMA

– Welche Rolle spielt der russische Markt in der Unternehmenstätigkeit?
Alina Manzewa: Russland ist einer der Schlüsselmärkte für AstraZeneca und hat eine hohe Priorität. Trotz der wirtschaftlich schwierigen Situation weicht AstraZeneca nicht von seiner Investitionsstrategie ab, deren Motto „In Russland – für Russland“ lautet.

Heutzutage gehört AstraZeneca Russland zu den schnell wachsenden Unternehmen sowohl in Hinsicht auf die Anzahl der behandelnden Patienten als auch in Hinsicht auf das Umsatzwachstum. Das Unternehmen ist in mehr als 70 Städten der Russischen Föderation vertreten. Ca. 40 Originalpräparate von AstraZeneca sind in Russland registriert und zugelassen. AstraZeneca bietet moderne hochwertige Medikamente, deren Effizienz durch mehrere klinische Prüfungen belegt wurde. Der Personalbestand des Unternehmens in Russland beträgt über 1000 Mitarbeiter.

Am 20. Oktober 2015 hat AstraZeneca eigene Produktion in Region Kaluga eröffnet. Dadurch kann eine bessere Zugänglichkeit von modernen hochwertigen Medikamenten sichergestellt und Beitrag zur Pharmaindustrieentwicklung im Sinne der bis zum Jahre 2020 erarbeiteten Strategie der Russischen Föderation geleistet werden.

– Welche Unterschiede gibt es zwischen dem europäischen und dem russischen Managementansatz?
Alina Manzeva: Prozessmanagement ist sowohl in Europa als auch in Russland sehr gefragt. Im Ausland wurde diese Methodik natürlich viel früher angewendet, als in unserem Land. Deswegen sind ausländische Unternehmen, die Prozessmanagement bereits implementiert haben, durch die Phase der Prozesserstellung schon durch und beschäftigen sich derzeit mit Reengineering und Verbesserung der Geschäftsprozesse. Was Russland angeht, führen viele Unternehmen jetzt Prozessmanagement ein, und der Grund dafür ist der verstärkte Fokus auf Leistung, Kostenmanagement und IT-Technologien.


Der Impuls für den Übergang zum Prozessmanagement in Russland war der verstärkte Fokus auf Leistung, Kostenmanagement und IT-Technologien.

– Wie kam es zur Idee der Implementierung des Prozessmanagements?
Alina Manzeva: Eine der Prioritäten der Firma ist ein gutes Arbeitsumfeld. Unser Ziel ist, flexible Arbeitsbedingungen zu schaffen und unsere Geschäftskennzahlen zu verbessern, wodurch wir die besten Fachkräfte gewinnen können. Automatisierung der Geschäftsprozesse im Bereich Personalmanagement war eines der Mittel, um diese Ziele zu erreichen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern einfache und effektive Mittel zur Verfügung zu stellen, die den Arbeitsaufwand für Routineaufgaben minimieren. Dabei müssen diese Mittel mit allen Strategieinitiativen und Schlüsselprozessen kompatibel sein.

– Welche Prozesse wurden als erste automatisiert und warum?
Julia Kukankowa: Wir haben mit Urlaubsanträgen, Leistungsbewertung und Prämierung der Geschäftseinheiten und Kostenbeteiligung an der Ausbildung, medizinischer Versorgung, Hypothek, Versicherung und Sport im Rahmen des Firmenprogramms angefangen. Diese Schwerpunkte wurden aufgrund ihrer wichtigen Rolle in der Motivation und Mitarbeiterbindung ausgewählt. Diese Prozesse sind schwierig zu verwalten und zu supporten, dabei sind nahezu alle Mitarbeiter des Unternehmens darin involviert. Vorher wurden diese Prozesse mithilfe von Datenformularen im Excel beschrieben. Die Aktualisierung von den Datenbanken wurde von einer einzigen Person durchgeführt, was natürlich die Fristen und die Arbeitsqualität beeinträchtigt hat. Jeder komplexer Prozess, der manuell gepflegt wird, enthält unvermeidlich Fehler, und in diesem Fall ist der Preis von diesen Fehlern zu hoch.

– Nach welchen Kriterien haben Sie die Effizienz der Implementierung bewertet?
Julia Kukankowa: Wir bewerten die Effizienz nach einer Reihe von Faktoren und Kennzahlen. Dazu gehören zum Beispiel das Funktionieren des Systems selbst, die Arbeit des technischen Supports, wie auch intuitive Bedienung und Anpassbarkeit der Software. Für uns ist wichtig, dass unsere Mitarbeiter das System bequem, einfach und flexibel finden und positive Erfahrungen damit machen. Die Priorität gilt natürlich der fehlerfreien Datenbearbeitung, hoher Leistung und korrekter Durchführung der Transaktionen. Wichtig für die Bewertung sind auch Servicegeschäftsprozesse, und zwar solche Parameter wie die Reaktionszeit bei Vorfällen und die Datenbankaktualisierung.

– Wie entwickeln Sie das System im Unternehmen?
Julia Kukankowa: Wir sehen ein großes Potenzial an dem System. Es kann sowohl für die Personalabteilung als auch für andere Abteilungen sehr hilfreich sein. An der Entwicklung des Systems sind hausinterne Entwickler und auch fremdbeauftragte Spezialisten beteiligt. Wir haben bereits ein Projekt für die kaufmännische Abteilung mit eigenen Ressourcen realisiert, und das ist erst der Anfang. Andere Abteilungen reichen auch Anfragen auf die Automatisierung der Geschäftsprozesse ein.

Es ist wichtig, den Mitarbeitern einfache und effektive Mittel zur Verfügung zu stellen, die den Arbeitsaufwand für Routineaufgaben minimieren. Dabei müssen diese Mittel mit allen Strategieinitiativen und Schlüsselprozessen kompatibel sein.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?
Julia Kukankowa: Denjenigen, die die Umstellung auf Prozessmanagement planen, würde ich raten, dieses Projekt konsequent zu realisieren. Man muss sich gut vorstellen, was man mit der Implementierung eines BPM-Systems erreichen möchte. Sehr wichtig ist dabei die Unterstützung der Geschäftsführung und der Leiter von den involvierten Geschäftseinheiten, weil die Leistung sowohl einzelner Abteilungen als auch des ganzen Unternehmens von der Automatisierung der Geschäftsprozesse profitiert. Außerdem müssen alle bestehenden Prozesse nach Relevanz genau geprüft werden. Solche regelmäßigen Prüfungen erhöhen die Effizienz der im Unternehmen verwendeten Geschäftsprozesse. Es ist wichtig, die aufwändigsten Prozesse zu erkennen und diese maximal detailliert zu beschreiben. Dadurch kann man mögliche Engpässe ermitteln und entsprechende Korrekturen vornehmen. Einer der wichtigsten Schritte ist die Auswahl einer Prozessmanagementplattform. In der Praxis hat sich gezeigt, dass BMP-Tools einer der Erfolgsfaktoren sind. Und der letzte Vorbereitungsschritt wäre, ein Projektteam aufzustellen, das für die Implementierung des Prozessmanagements im Unternehmen zuständig ist.

- Jeder komplexer Prozess, der manuell gepflegt wird, enthält unvermeidlich Fehler, und in diesem Fall ist der Preis von diesen Fehlern zu hoch.