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Center Inc. ist die größte Elektronik-Einzelhandelskette in Russland. Die Handelskette ist in über 130 Städten russlandweit vertreten. Der IT Direktor des Dienstleistungsanbieter von Center Inc. Michail Semakin spricht über den Geschäftsprozessansatz bei der Geschäftsausweitung und verrät Tipps und Tricks für eine selbstständige Implementierung eines BPM-Systems.
Center Inc.
(Haushaltsgeräte und Elektronik)
25 Jahre im Geschäft
1000 Nutzer
24 Geschäftsprozesse
94 622 Transaktionen
Verwenden ELMA seit 2007

Einblick in ELMA

– Erzählen Sie bitte die Geschichte des Unternehmens.
– Die Geschichte des Unternehmens beginnt im Jahre 1990, als der erste Laden eröffnet wurde. Seit 1996 expandiert sich das Unternehmen ständig und hat heute ca. 7000 Mitarbeiter und über 220 Läden russlandweit.

– Das war ein langer Weg für die Firma. Was war am schwierigsten in dieser Zeit?
– Eine der schwierigsten Aufgaben war die Einrichtung einer operativen Koordinierung zwischen der Zentrale, den Niederlassungen und den Läden. Viele Koordinierungsprozesse sind mit der Zeit sehr kompliziert geworden, es war nicht mehr möglich, sie nur mithilfe von erarbeiteten Anweisungen zu unterstützen.
Ich könnte ein Beispiel mit der Einstellung und Kündigung des Personals anführen. Die Personalabteilung und die Läden befinden sich in verschiedenen Städten und HR-Dokumente müssen ständig von einer Stadt nach die andere gebracht werden. Kein Wunder, dass hier ab und zu etwas schief gegangen ist. Jetzt wird dieser Prozess in ELMA verwaltet. Die Filialleiter erhalten klare Anweisungen, was und wann sie zu erledigen haben, und sie müssen die Ausführung der entsprechenden Aufgaben bestätigen oder sie fragen über das System zusätzliche Informationen an. Das System ermöglicht auch die Kontrolle der Ausführungsfristen.

– Wann wurde die Entscheidung getroffen, das Prozessmanagement zu implementieren?
– 2007 legte das Unternehmen eine Wachstumsphase ein. Es wurden viele neue Läden eröffnet und das Verwaltungspersonal wuchs. Wir mussten Koordinierungsprozesse operativ einrichten und bei entstehenden Verwaltungsproblemen improvisieren. Das Unternehmen auf dem Weg zu einem neuen Niveau. Die bestehenden internen Prozesse waren zu diesem Zeitpunkt so kompliziert, dass es zwecklos war, neuen Mitarbeitern zu erklären, wie sie funktionieren.

An ELMA haben uns seine einfache Bedienoberfläche und der angemessene Preis gefallen. Da die Geschäftserweiterung wirklich großmaßstäbig verlief, wurde es beschlossen, ELMA gleich in allen Filialen zu implementieren. Wir haben eine unlimitierte Lizenz erworben.

– Welche Kriterien waren wichtig bei der Auswahl eines BPM-Systems?
– Wir haben zuerst nach einem Instrument für die Verwaltung der Aufgaben in Filialen gesucht. Es bestand ein Bedarf an elektronische Dokumentenverwaltung mit detaillierten Angaben zum Verlauf der Kommunikation, sowie an die Kontrolle der Einhaltung der Terminvorgaben. Wir hatten mehrere Angebote, aber wir waren mit dem Funktionalität/Preis-Verhältnis nicht zufrieden. Außerdem hatten diese Lösungen ein viel zu kompliziertes Interface. Was wir brauchten, war ein einfaches und intuitives System.
An ELMA haben uns seine einfache Bedienoberfläche und der angemessene Preis gefallen. Da die Geschäftserweiterung wirklich großmaßstäbig verlief, wurde es beschlossen, ELMA gleich in allen Filialen zu implementieren. Wir haben eine unlimitierte Lizenz erworben.

– Wie hilft ELMA, die anfallenden Aufgaben zu bearbeiten?
– Wir benutzen ELMA für internen Dokumentenaustausch und die Erstellung von Anfragen. Komplizierte Prozesse mit vielen Beteiligten, zum Beispiel Öffnung oder Liquidation eines Ladens, werden auch in ELMA bearbeitet. Absolut alle Unternehmensabteilungen und Filialen der Kette verwenden ELMA.

– Wie würden Sie Ihre Erfahrung mit ELMA beschreiben?
– Wir haben das System selbst implementiert und haben uns von dem Motto „Ein guter Prozess ist ein einfacher Prozess“ leiten lassen. Der Prozessdesigner von ELMA ist eine ziemlich einfache Software und wir hatten damit keine Schwierigkeiten.
Das System selbst ist sehr flexibel, so dass bestimmte Prozesse bei der Entwicklung des Unternehmens leicht ersetzt werden konnten. Zum Beispiel wurde der Prozess „Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter“ durch den Prozess „Einstellung eines neuen Mitarbeiters“ ersetzt.

– Wie haben die Mitarbeiter auf die neue Software reagiert?
– Den stärksten Anstoß zur tatsächlichen Verwendung des Systems gaben die Filialleiter. Die Informationsübermittlung an die Filialen und die Informationsspeicherung in dem einheitlichen Informationssystem waren die kritischsten Punkte und nach der Implementierung von ELMA waren die Vorteile eines solchen Systems sofort offensichtlich.

Wenn es jetzt um eine komplexe Koordinierung oder eine Kontrolle der Filialen geht, ist die erste Frage seitens der Geschäftsführung, ob das in ELMA abgewickelt werden kann. Dieses BPM-System ist mittlerweile zu einem der wichtigsten Werkzeuge geworden und seine Vorteile sind so offensichtlich, dass seine Verwendung und Entwicklung nicht in Frage gestellt werden müssen.

– Nach welchen Kriterien haben Sie die Effizienz der Implementierung bewertet?
– Wir hatten keine Kriterien dafür extra entwickelt, aber das Resultat hat alle Erwartungen übertroffen. Heute ist es kaum vorstellbar, wie manche Prozesse ohne das BPM-System ausgeführt werden konnten. Wenn es jetzt um eine komplexe Koordinierung oder eine Kontrolle der Filialen geht, ist die erste Frage seitens der Geschäftsführung, ob das in ELMA abgewickelt werden kann. Dieses BPM-System ist mittlerweile zu einem der wichtigsten Werkzeuge geworden und seine Vorteile sind so offensichtlich, dass seine Verwendung und Entwicklung nicht in Frage gestellt werden müssen. Das System wird ständig entwickelt, als Nächstes haben wir die Integration mit dem ERP-System 1C vor.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?
– Ich würde raten, mit der Automatisierung von den kritischsten Prozessen anzufangen, sonst könnte man mit einem Widerstand seitens des Personals rechnen. Mitarbeiter können das als eine Einmischung in ihre Tätigkeit oder als etwas Provisorisches wahrnehmen. Es können Beschwerden über die Verschlechterung der Arbeitsproduktivität folgen. Aber wenn die Vorteile der Implementierung für die Geschäftsführung offensichtlich sind und alle Schwierigkeiten als vorübergehend wahrgenommen werden, kann man zur Automatisierung von anderen Prozessen des Unternehmens übergehen.

Ich würde raten, mit der Automatisierung von den kritischsten Prozessen anzufangen, sonst könnte man mit einem Widerstand seitens des Personals rechnen. Mitarbeiter können das als eine Einmischung in ihre Tätigkeit oder als etwas Provisorisches wahrnehmen.