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Jekaterinburger Stromnetzbetreiber EESK ist der drittgrößte Stromanbieter Russlands. Stellvertretender IT-Abteilungsleiter Jewgeni Spitsin spricht über den Umstieg auf Prozessmanagement und Integration von ELMA in die IT-Umgebung des Unternehmers.
EESK
(Stromnetzbetreiber)
81 Jahre im Geschäft
622 Nutzer
107 Geschäftsprozesse
149 756 Transaktionen
Verwenden ELMA seit 2010
Einblick in ELMA

– 2014 feierte EESK sein 80-jähriges Bestehen. Wie startete das Unternehmen und wie hat es sich in diesen Jahren entwickelt?
– Die Unternehmensgeschichte begann im Jahre 1934, als UralEnergo – damals der größte Netzbetreiber der Ural-Region – in kleinere Unternehmen aufgeteilt wurde.
Die zentrale Aufgabe von EESK besteht heute in der Übertragung von elektrischer Energie und im Anschließen der Verbraucher an die Versorgungsnetze in der Stadt Jekaterinburg. Unser Unternehmen ist für Steuerung und Wartung von elektrischen Netzen sowie für den Bau der neuen und den Umbau der bestehenden Energieanlagen zuständig. Dazu gehören Kabelnetze, Freileitungen, Umspannwerke, 110/220-kV-Unterstationen.
Im Laufe dieser 80 Jahre ist die Anzahl der von EESK betriebenen Unterstationen von 2 auf 71 gestiegen. Die gesamte Leitungslänge beträgt heute 6416 Kilometer gegen 25 Kilometer vor 80 Jahren. EESK ist zuständig für die Wartung von über 2200 Umspannwerken und Verteilerstationen. Das Unternehmen arbeitet nach Qualitätsmanagementsystem ISO 9001:2008 und ISO 50001:2011.

– Wie kam es zur Automatisierung des Dokumentenmanagements?
– Bereits in den frühen 2000er Jahren wurden wir uns bewusst, dass es der richtige Zeitpunkt für elektronisches Dokumentenmanagement war. Die Gründe dafür waren einfach: wir wollten, dass Dokumente nicht mehr verloren gehen und dass ihr Umlauf transparent und kontrollierbar ist. Wir haben uns für eine Dokumentenmanagementsoftware entschieden und mehrere Lizenzen erworben. 2006 wurde diese Software implementiert und für die Automatisierung der Vertragsverwaltung und Überwachung der Einhaltung der Terminvorgaben erfolgreich verwendet. Über die Zeit jedoch konnte sie den gestiegenen Anforderungen nicht mehr standhalten. Das Update der bestehenden Software bedeutete einen großen Aufwand aufgrund eines Anpassungsbedarfs. Es war klar, dass wir was Neues brauchen, und zwar eine Lösung, die weit über die Standardfunktionen eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems hinausgeht. Die Voraussetzung war, dass jeder Mitarbeiter, der am PC arbeitet, den Zugriff auf ein solches System haben muss. Wir haben nach einer prinzipiell anderen Lösung gesucht und ELMA gefunden.

Wir haben nach einer Lösung gesucht, die weit über die Standardfunktionen eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems hinausgeht.

– Was waren die wichtigsten Kriterien bei der Suche nach einer neuen Software?
– Die Hauptkriterien waren der Preis, die Einhaltung der Anforderungen an die Funktionalität und Verfügbarkeit einer gebrauchsfertigen Lösung. Wichtig war auch die Implementierungsdauer, da wir parallel ein ERP-System implementiert und zeitnahe Datenintegration gebraucht haben.

– Wie ist die Implementierung des prozessorientierten Ansatzes verlaufen?
– Der Umstieg auf etwas Neues verläuft in der Regel nach dem gleichen Muster: am Anfang sind alle begeistert und optimistisch, bei auftretenden Schwierigkeiten folgt aber ein Abschwung. Nach Überwindung der Schwierigkeiten und Erzielen der positiven Ergebnisse geht die Hoffnungskurve wieder nach oben. Außerdem war es uns bewusst, dass die Prozessautomatisierung das große Potenzial für die Erhöhung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens birgt. Also haben wir uns keine großen Sorgen wegen der Schwierigkeiten in der Implementierungsphase gemacht.

– Konnte ELMA in den Arbeitsablauf des Unternehmens flexibel eingebaut werden?
– Ja. Alle neuen Mitarbeiter werden sofort an das System angeschlossen und erhalten alle relevanten Informationen für ihre Arbeit direkt in ELMA. Einige Abteilungen, zum Beispiel die Geschäftsabteilung, erledigen ihre Aufgaben ausschließlich in ELMA. Die Mitarbeiter von anderen Abteilungen benutzen das System nur gelegentlich. Die Einhaltung der Termine der in ELMA gestellten Aufgaben ist eines der Kriterien für die Leistungsbeurteilung der Abteilungsleiter.

– Was war die größte Schwierigkeit bei der Implementierung der neuen Software?
– Die größten Schwierigkeiten hatten wir bei der Prozessfehlerbehebung. In einzelnen Phasen verlief die Implementierung deutlich komplexer, als in den anderen. Das waren die Phasen, wenn Geschäftsprozesse in die Unternehmensabläufe integriert wurden und die Kollegen sich in die Software einarbeiten mussten. Wir hatten noch Schwierigkeiten später, als der Umstieg auf eine andere Version des Systems seine Umgestaltung erforderte. Im Endeffekt hat es aber viele Vorteile gebracht, wir konnten manche Engpässe beheben, die bestehenden Prozesse optimieren und nicht genutzte Prozesse ausschließen.

– Wie entwickelte sich das System im Unternehmen?
– Wir arbeiten an der Verbesserung und Weiterentwicklung des Systems seit seiner Implementierung. Es werden neue Prozesse modelliert, die bestehenden Prozesse werden optimiert. Unsere IT-Abteilung hat einen Service-Desk eingerichtet, der für die Aufnahme, Qualifikation und Weiterleitung der mit ELMA verbundenen Anfragen an unsere Programmierer zuständig ist. Bei komplizierten Fragen wenden wir uns an die Softwareentwickler von ELMA.

Es war uns bewusst, dass die Prozessautomatisierung das große Potenzial für die Erhöhung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens birgt. Also haben wir uns keine großen Sorgen wegen der Schwierigkeiten in der Implementierungsphase gemacht.

– Wie musste das System an die IT-Infrastruktur des Unternehmens angepasst werden?
– Wie ich schon sagte, wurde ELMA mit einem ERP-System integriert. Neue Verträge werden in ELMA genehmigt und ins ERP-System übergeleitet. Die HR-Daten werden aus dem ERP-System in das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Somit wird sichergestellt, dass bei vertretbaren Abwesenheiten die Aufgaben an die entsprechenden Personen weitergeleitet und ausgeführt werden. Vorher wurden solche Aufgaben zurückgelegt, bis abwesende Personen ihre Arbeit wieder aufgenommen haben.
Verwaltung neuer Anschlüsse erfolgt auch in ELMA. Wir haben dafür mehrere Prozesse für Erstellung und Abstimmung der Unterlagen modelliert. Die Ausgangsdaten werden dabei aus einer anderen Software in ELMA übertragen und wenn der entsprechende Prozess in ELMA abgeschlossen ist, werden die Ergebnisse zurück in diese Software übermittelt. Dadurch werden Transparenz und Effizienz der Arbeitsprozesse sichergestellt.

– Wie hat sich die Implementierung von ELMA auf das Unternehmen ausgewirkt?
– Prozesse werden rechtzeitig und mit erwünschten Ergebnissen ausgeführt. Die entsprechenden Parameter werden in ELMA festgelegt und überwacht. Dieses Verfahren wirkt disziplinierend und verbessert die Leistung der Mitarbeiter. Die Implementierung eines Prozessmanagementsystems verändert die Unternehmenskultur und trägt zur Unternehmensentwicklung bei.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung des BPM-Systems ELMA vorhaben?
– Implementierung des Prozessansatzes ist für Firmen mit mehr als ein Dutzend Mitarbeitern empfehlenswert. Führungskräfte müssen an dem Ergebnis persönlich interessiert sein und keine Angst vor großen Änderungen haben.

Die Implementierung eines Prozessmanagementsystems verändert die Unternehmenskultur und trägt zur Unternehmensentwicklung bei.