...

IMedia ist eine föderale Agentur für Indoorwerbung mit einem breiten Filialnetz in 8 größten Städten Russlands. Generaldirektor Ildar Dawletow spricht über die Besonderheiten der Filialnetzverwaltung und Ergebnisse der Implementierung des Geschäftsprozessmanagements.

IMedia
(Werbeagentur)
www.i-media.ru
10 Jahre im Geschäft
100 Nutzer
20 Geschäftsprozesse
+6000 Transaktionen
Verwendet ELMA seit 2014
Einblick in ELMA

Wie sind Sie auf die Idee Ihres Geschäfts gekommen? Warum haben Sie ausgerechnet diese Branche ausgewählt?
– Es war eine spontane Entscheidung. Die ursprüngliche Idee war mit den Anzeigen in den Eingangshallen der Wohnhäuser verbunden, und zwar wollte ich die Werbungstafeln und damit die bestehende Werbungstradition umgestalten. Nach einer Situationsanalyse wurde entschieden, Werbeanzeigen in Aufzügen zum Schwerpunkt zu machen.

Wer sind Ihre Kunden? 
– Wir haben viele Werbekunden aus nahezu allen B2C-Branchen.

Der Verkaufsprozess brauchte mehr Transparenz und Kontrolle, also haben wir damit angefangen.

Was ist das Geheimnis erfolgreicher Geschäftsführung in einer Firma mit vielen Filialen? 
– Am Anfang war es ziemlich chaotisch, die Filialen waren voneinander isoliert, es gab keine übergeordnete Kontrolle. Das hat die Führung erschwert und so sind wir zur Erkenntnis gekommen, dass eine übergreifende Verwaltungsabteilung und zentralisierte Buchhaltung erforderlich sind. Das war der Anfang zur Schaffung der neuen Unternehmensstruktur mit transparenten Finanzflüssen. Die Führung ist viel überschaubarer geworden. Um das zu erzielen, musste fast das ganze Personal ausgetauscht werden.

Warum haben Sie sich für die Einführung des Prozessmanagements entschieden? 
– Die Idee entstand schon vor langer Zeit aus der Notwendigkeit, die Tätigkeit in den Filialen zu verwalten. Die Aufträge von kleinen Kunden wurden ohne Verträge abgewickelt und die Abrechnung erfolgte vor Ort. Da gehörte einfach mehr Ordnung rein.

Welche Prozesse wurden als erste automatisiert und warum? 
– Der Verkaufsprozess brauchte mehr Transparenz und Kontrolle, also haben wir damit angefangen.

War es einfach für Ihre Mitarbeiter, auf neue Software umzusteigen? 
– Die Anpassungsphase hat etwa anderthalb Jahre gedauert. Die Systemversion, die wir implementiert haben, erforderte Schulungen. Diese werden durch eigenes Personal durchgeführt. Jeder neue Mitarbeiter muss eine Prüfung zum System ablegen, bevor er die Arbeit aufnehmen darf.

– Wie hilft ELMA bei der Lösung der täglichen Aufgaben?
– Nahezu alle Aufgaben werden derzeit in ELMA ausgeführt. Der End-to-end-Prozess besteht aus 6 Phasen vom Auftrag bis zur Ausstellung der Rechnungen in dem ERP-System. Alle Prozesse werden von der internen Verwaltungsabteilung überwacht. Die Filialen sind nur für Verkauf von Werbedienstleistungen und für technische Einzelheiten zuständig.
Im Bereich Dokumentenmanagement haben wir viel Zeit und Aufwand in Erstellung aller erforderlichen Dokumententypen gesetzt, um menschliche Fehler zu minimieren. Wenn das Bedürfnis der Veränderung entsteht, startet man einen Prozess und der Vorschlag wird durch die Rechtsabteilung geprüft. Alles ist transparent.
Wir haben vor, bis Ende des Jahres auf Microsoft Office-Anwendungen zu verzichten und alle Dokumentenmanagementaufgaben ausschließlich in ELMA auszuführen.

Nahezu alle Aufgaben werden in ELMA ausgeführt.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Implementierung von ELMA? 
– Es ist möglich geworden, die Arbeit in allen Filialen transparent zu gestalten. Früher war eine plausible Schätzung des entgangenen Gewinns kaum möglich, jetzt lassen sich alle Operationen klar verfolgen. Durch Automatisierung konnte die Lohnabrechnung optimiert werden. Nachdem ELMA mit dem ERP-System integriert wurde, waren zwei Positionen in der Buchhaltung überflüssig. Die Auslieferung und die Abrechnungen mit Lieferanten werden jetzt mithilfe von Geschäftsprozessen ausgeführt. Außerdem haben wir damit volle Kontrolle über die Kundendatenbank erhalten.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung des BPM-Systems ELMA vorhaben?
– Ich würde empfehlen, keine Zeit zu verlieren. Nach Implementierung des Prozessmanagements war uns klar, dass wir damit spät dran sind. Hätten wir es früher realisiert, wären viele Probleme erst gar nicht entstanden. Mit einem BPM-System bekommt man alle Prozesse unter einen Hut und bringt die Führung auf ein qualitativ höheres Niveau.

Mit einem BPM-System bekommt man alle Prozesse unter einen Hut und bringt die Führung auf ein qualitativ höheres Niveau.