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INCOM-INVEST ist seit über 10 Jahren auf dem Immobilienmarkt in Ischewsk tätig.
Zu den erfolgreich realisierten Projekten gehören zwei Wohnkomplexe innerhalb der Stadtgrenzen und eine Siedlung außerhalb der Stadt. Über 1000 Familien wohnen heute in den im Rahmen dieser Projekte gebauten Häusern. 2017 hat INCOM-INVEST mit dem Bau eines neuen Wohnviertels für 9000 Einwohner mit einer Schule und zwei Kindergärten begonnen. Die Wohnungen in der zweiten Siedlung stehen nun auch zum Verkauf. Leiter der Marketingabteilung Andrei Owtschinnikow und IT-Spezialisten Wlas Kropotschew und Rassul Karimullin sprechen über die Projekte des Unternehmens und seine Entwicklung.
INCOM-INVEST
(Immobilienentwicklung)
www.incominvest.ru
15 Jahre im Geschäft
45 Nutzer
35 Geschäftsprozesse
13 800 Transaktionen täglich
Verwenden ELMA seit 2015

Einblick in ELMA

– Warum hat die Firma ausgerechnet die Immobilienentwicklung zum Schwerpunkt gemacht?
Andrei Owtschinnikow: Der Mangel an komfortablen Wohnungen zum angemessenen Preis ist ein Problem in vielen Städten Russlands, darunter auch in Ischewsk. Außerdem ist der Wohnungsversorgungsgrad in unserer Stadt niedriger, als in anderen gleich großen Städten Russlands. Die Tätigkeit in der Bauindustrie verbirgt viel Potenzial.
Seit 2007 arbeiten wir in drei Richtungen: Bau von Mehrfamilienhäusern, Verkauf von Grundstücken außerhalb der Stadt, Bau und Umbau von Gewerbeimmobilien inklusive Objekte des Einzelhandels.
Unsere Projekte umfassen den vollen Bauzyklus von der Planung bis zur Übergabe, wie auch Entwicklung und Förderung der Infrastruktur. Dank unserem verantwortungsvollen Ansatz und direkter Teilnahme an allen Projektphasen konnten wir auf dem Immobilienmarkt Fuß fassen und sind jetzt als ein zuverlässiges Bauunternehmen bekannt.

– Was ist das Wichtigste im Baugeschäft?
Andrei Owtschinnikow: Die Bauprojekte selbst, natürlich. Es ist wichtig, das Konzept bis zum kleinsten Detail durchzudenken, alle Projektphasen festzulegen und ihre Reihenfolge zu beachten. Das ist die Grundlage für hochwertige Ergebnisse.

– Wie ist das Projektmanagement in der Firma organisiert?
Andrei Owtschinnikow: Die Projektumsetzung in der Immobilienentwicklung wie auch in vielen anderen Tätigkeitsbereichen setzt Hunderte von verschiedenen Aufgaben voraus. An einem bestimmten Zeitpunkt hatten wir Bedarf an einer guten Koordinierung der Aufgaben, die von vielen verschiedenen Spezialisten ausgeführt wurden. Wir haben eine Analyse der aktuellen Lage in unserem Projektmanagement durchgeführt und uns mit der Automatisierung der wichtigsten Geschäftsprozesse beschäftigt.

– Womit haben Sie die Optimierungen begonnen?
Andrei Owtschinnikow: Der erste Schritt war die Auswahl einer Software. Wir hatten zwei Hauptziele: die Organisation des Projektmanagements und die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums für unsere Mitarbeiter. Wir haben ungefähr ein halbes Jahr für die Suche nach einer passenden Software gebraucht und haben ELMA ausgewählt. Dieses System stellt eine All-in-one-Lösung dar und lässt sich ziemlich einfach mit den anderen Softwareprodukten integrieren, was der Grund für diese Wahl war.
Nachdem wir die passende Software gefunden haben, haben wir eine Umfrage des Personals durchgeführt. Einen Monat lang haben wir die Meinungen und Vorschläge von Mitarbeitern eingeholt. Dann zusammen mit Spezialisten von ELMA wurden Anforderungen an das System aufgestellt und ein Implementierungsplan erarbeitet.

Wir brauchten ein Instrument, mit dem man den Bauprozess Schritt für Schritt kontrollieren konnte. ELMA ist ein solches Instrument. Dieses System ermöglicht eine genaue Kontrolle des Projektverlaufs und rechtzeitige Anpassungen im Prozess.

– Was war die erste Phase des Implementierungsprojektes?
Wlas Kropotschew: Die erste Phase umfasste die Einrichtung des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems und des internen Portals (Kalender, Interfaces, Nachrichtenaustausch), sowie die Automatisierung der Bauprojektverwaltung. Als Erstes wurde die Abstimmung von Verträgen, Rechnungen und Zusatzabkommen automatisiert. Das war keine einfache Aufgabe, da es mehrere verschiedene Vertragstypen verwendet werden und für jeden davon eigene Anforderungen an die Gestaltung und die Reihenfolge der Abstimmung gelten. Aufgrund der Komplexität dieser Prozesse kam es oft zum Verlust von Unterlagen oder einem fehlerhaften Ausfüllen der Papiere. Es gab Probleme mit dem Ankauf von Ausrüstung und Materialien. Jetzt dagegen ist der gesamte Prozess klar aufgeteilt. Nutzer wählen den gewünschten Typ des Vertrags aus, das System generiert das erforderliche Dokument und startet den entsprechenden Prozess. Nach der Implementierung dieses Geschäftsprozesses haben wir sofort ein positives Feedback von den Mitarbeitern erhalten.

Andrei Owtschinnikow: Anschließend wurde es mit der Optimierung von Projektverwaltungsprozessen begonnen. Die meisten Prozesse haben eine große Anzahl an Phasen: Auswahl des Baugrundstücks und der Nachunternehmer, Einholen der Baugenehmigung, Erstellen eines Bauplans, Ausführung der Bauarbeiten, Verkauf der fertigen Immobilien.
Wir brauchten ein Instrument, mit dem man den Bauprozess Schritt für Schritt kontrollieren konnte. ELMA ist ein solches Instrument. Dieses System ermöglicht eine genaue Kontrolle des Projektverlaufs und rechtzeitige Anpassungen im Prozess.
Ein wichtiges Ergebnis der Implementierung von ELMA war die Erarbeitung der sog. Pässe der Bauobjekte. Früher hat man viel Zeit für die Suche nach Kopien und Originalen der Unterlagen gebraucht. Jetzt ist die Dokumentation jedes Bauobjektes in seinem Pass enthalten. Dazu gehören rechtssetzende Dokumente, Katasterunterlagen, technische Angaben, die Projektsatzung und andere Dokumente. Die Informationen über unsere Kunden und Nachunternehmer wurden ebenso strukturiert, indem wir einen Geschäftsprozess zur Bearbeitung von Ausschreibungen modelliert haben.
Unsere Mitarbeiter haben jetzt einen einheitlichen Informationsraum, wo sie alle erforderlichen Daten schnell finden können. Dank intuitiver Benutzeroberfläche, Nachrichten und Kalender werden Aufgaben viel schneller ausgeführt. Ich benutze meinen Terminkalender so gut wie gar nicht mehr, denn wozu brauche ich ihn, wenn alle Ereignisse direkt in ELMA eingeplant und mit Google Kalender auf meinem Smartphone synchronisiert werden können.

– Welche Arbeiten erfasste die zweite Phase der Implementierung?
Rassul Karimullin: Es ging mit der Automatisierung von Vertriebsprozessen und CRM weiter. Wir haben ELMA CRM+ für den Verkauf der Wohn- und Gewerbeimmobilien installiert. In ELMA CRM+ werden alle Transaktionen von der Kontaktaufnahme bis zum Vertragsabschluss bearbeitet und die Historie jeder Transaktion aufbewahrt.
Die Implementierung von ELMA hat die Informationsverwaltung wesentlich vereinfacht. Alle Daten zu den Transaktionen und Immobilien sind jetzt in ELMA kategorisiert. Spezielle Informationsseiten enthalten die Daten über die Kundenanfragen und Buchungen, wie auch Beschreibungen der Immobilienobjekte, Adresse, Preise und Verkaufsverträge. Außerdem können nützliche oder besonders häufig verwendete Prozesse über entsprechende Buttons auf den Benutzerseiten gestartet werden.
Mit ELMA CRM+ ist die Gestaltung der Kundenbeziehungen klarer und übersichtlicher geworden. Mithilfe von solchen Instrumenten wie zum Beispiel Transaktionsdynamik und Verkaufstrichter haben unsere Manager die aktuellsten Informationen über alle Projekte und einen schnellen Zugriff auf benötigte Verkaufsberichte.

Wir hatten zwei Hauptziele: die Organisation des Projektmanagements und die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums für unsere Mitarbeiter.

Andrei Owtschinnikow: Was Marketing angeht, brauchten wir erstens die Daten für die Einschätzung der Effizienz von existierenden Vertriebskanälen. John Wanamaker, Gründer der ersten Supermarktkette, sagte: „Die Hälfte des Geldes, das ich für Werbung ausgebe, ist verschwendet. Das Problem ist, ich weiß nicht, welche Hälfte“. ELMA CRM+ hilft bei der Lösung dieses Problems und stellt erforderliche Daten für die Analyse des Werbebudgets zur Verfügung. Wir können jetzt analysieren, über welche Vertriebskanäle wir am meisten Kunden erreichen, die Kosten jedes Vertriebskanals berechnen und aufgrund dieser Daten die Ressourcen effektiver verwalten. Zweitens, haben wir die Möglichkeit bekommen, die Konversionsrate zu analysieren und zu steigern. Ohne CRM ist das eine schwierige Aufgabe.

– Möchten Sie das System noch weiter entwickeln?
Andrei Owtschinnikow: Ja, wir haben noch einiges vor. Das System hat zu mehr Transparenz des Bauprozesses verholfen, aber wir planen noch weitere Optimierungen in Bezug auf Einstellungen, Formulare und Metriken. Wir möchten, dass ELMA das Unternehmen auf ein qualitativ neues Niveau bringt. Die oberste Priorität gilt den Instrumenten für Berichte und Analyse. Wir haben auch die Integration mit dem ERP-System 1C, mit der IP-Telefonie und mit unserer Website vor.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?
Andrei Owtschinnikow: Es ist ganz wichtig, genaue Ziele festzulegen. Wenn das Ziel ist, alle Geschäftsprozesse, die Projekttätigkeit und die Dokumentenverwaltung in einer einzigen Software zu managen, dann lohnt es sich eindeutig, ELMA BPM zu implementieren, weil das eine multifunktionale Software ist. In anderen Fällen können vielleicht andere, mehr spezifische Softwares nötig sein.

Dank intuitiver Benutzeroberfläche, Nachrichten und Kalender werden Aufgaben viel schneller ausgeführt. Ich benutze meinen Terminkalender so gut wie gar nicht mehr, denn wozu brauche ich ihn, wenn alle Ereignisse direkt in ELMA eingeplant werden können.