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IZH TECHNO produziert Ersatzteile und Zubehör für Geländewagen von russischen und ausländischen Herstellern. Direktor und Firmenmitgründer Pawel Kassichin und Projektleiter Ruslan Sibgatullin erzählen, wie sich eine Hobbywerkstatt zu einem vielversprechenden Geschäft entwickelt hat und welche Vorteile die Implementierung des Prozessmanagements gebracht hat.
IZH TECHNO
(Herstellung der Ersatzteile für Geländewagen)
www.izh-techno.ru
5 Jahre im Geschäft
30 Nutzer
4 Geschäftsprozesse
Über 20 Transaktionen täglich
Verwenden ELMA seit 2011

Einblick in ELMA

– In nur fünf Jahren ist aus einem Hobby ein erfolgreiches Geschäft mit eigener Produktionsbasis geworden. Wie haben Sie Ihr Geschäft gegründet und entwickelt?
Pawel Kassichin: Angefangen hat alles in der Garage. Fahrzeugbau hat mich schon immer fasziniert, mir hat es gefallen, verschiedene Mechanismen zu modernisieren. Es ist zu einem richtigen Hobby geworden und ich habe viele Leute kennengelernt, die dieses Interesse teilten. Wir haben Ideen ausgetauscht und Neues über Technologien gelernt. Dank unseren Kenntnissen und Erfahrung wurden wir mit der Zeit bekannt und immer mehr Leute kamen auf uns wegen Fahrzeugtuning zu. Die zunehmende Kundennachfrage war der Grund, warum wir ein Kredit aufgenommen und eine Firma gegründet haben. Der Schwerpunkt lag damals nur noch auf Design, wir haben Details nur projektiert und ihre Herstellung in Auftrag gegeben. Die Nachfrage nahm ständig zu und 2012 entstand der Bedarf an zusätzliches Personal. Personaleinstellung war der erste gewichtige Schritt. Der zweite wichtige Schritt war die Eröffnung eigener Fertigung.
2014 wurde in den USA das erste Equipment bestellt und das Herstellungsverfahren erarbeitet. Unsere Firma verfügte über keine Spezialisten für Unternehmensführung und Produktentwicklung, also mussten wir alles selbst lernen.

– Was sind die wichtigsten Resultate, die Sie bis jetzt erreicht haben? Welche Ziele verfolgen Sie heute?
Pawel Kassichin: Die Produkte von IZH TECHNO sind sowohl in Russland als auch im Ausland hauptsächlich aus zwei Gründen geschätzt. Der erste Grund ist die Qualität. Unsere Zielkunden sind Fischer, Jäger, Touristen, Sportler, Kunden aus der Kraftstoffindustrie. Sie alle brauchen zuverlässige Allradfahrzeuge mit verbesserter Geländegängigkeit. Unsere Aufgabe ist, das Beste aus jedem Fahrzeug zu machen.
Der zweite Grund für unseren guten Ruf sind die Flexibilität und hohe Leistung. Wir haben mehrere Jahre gebraucht, um eine solide Produktionsbasis aufzubauen, die uns jetzt ermöglicht, einen vollständigen Herstellungszyklus der meisten Details auszuführen. Nur komplizierte technologische Prozesse werden fremdvergeben, zum Beispiel Wärmebehandlung oder Galvanisierung. Durch diese Herangehensweise haben wir einen zeitlichen Vorteil gegen andere Mitbewerber und können Risiken effektiv steuern. Es läuft oft so: Konstrukteur erhält morgens in ELMA die Aufgabe zum Projektieren eines Details, abends werden die Zeichnungen in Arbeit übergeben und schon am nächsten Tag liegt das fertige Detail auf dem Tisch!
Was Ziele angeht: wir haben die Ausweitung der Produktpalette vor, um noch mehr Automarken umzufassen. Obwohl wir meistens mit der Kleinserienfertigung zu tun haben, wiederholen sich manche Projekte von Zeit zu Zeit. Außerdem planen wir den nächsten Schritt in der Geschäftsentwicklung, und zwar wollen wir außer einzelnen Bauteilen komplette Baugruppen für Autohersteller wie UAZ fertigen. Das bedeutet nicht, dass wir auf die Serienfertigung umsteigen wollen, sondern wir möchten größere und universale Einheiten herstellen, die in Fahrzeugen sowohl russischer als auch ausländischer Herstellung verbaut werden könnten.

Es läuft oft so: Konstrukteur erhält morgens in ELMA die Aufgabe zum Projektieren eines Details, abends werden die Zeichnungen in Arbeit übergeben und schon am nächsten Tag liegt das fertige Detail auf dem Tisch!

– Sie haben erwähnt, dass Sie ein BPM-System in Ihren Projekten verwendet haben. Wann fiel die Entscheidung, Prozessmanagement zu implementieren?
Ruslan Sibgatullin: Als die Firma noch aus zwei Mann bestand, konnten wir alle Projekte noch im Kopf halten. Dann haben wir Marktforscher, Buchhalter, Fahrer und einen technischen Autor eingestellt. Am Anfang hatten sie alle Aufgaben in mehreren Bereichen, aber mit dem Wachstum der Firma und dem damit in Verbindung stehenden Personalaufbau sind die Zuständigkeiten der Mitarbeiter konkreter geworden. Viele Projekte hatten gleichartige Aufgaben, die von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden mussten. Es war nicht mehr möglich, eine so große Anzahl der Aufgaben manuell zu verwalten. Es entstand der Bedarf nach einer automatisierten Überwachung.

Pawel Kassichin: Außerdem wollten wir mehr Visualisierung in unserer Projekttätigkeit und wussten, welche sich wiederholende Projektschritte als Geschäftsprozesse realisiert werden können. Die Entwicklung der Packung für neue Produkte besteht zum Beispiel aus Standardaufgaben: zuerst wird ein Layout erstellt, dann das Design erarbeitet, dann folgt die Zusammenarbeit mit Druckerei und Farbtests. In vielen anderen Prozessen gibt es auch solche sich immer wieder wiederholenden Aufgaben, zum Beispiel, beim Testen von Prototypen oder Abstimmen der Fertigungs- und Konstruktionsunterlagen. So sind wir auf das BPM-System ELMA gekommen.

-Haben Sie das System selbst implementiert?
Pawel Kassichin: Ja. Ich habe vorher mit diesem System schon gearbeitet und kenne ELMA aus Erfahrung als ein fertiges Produkt, das sofort einsatzfähig ist. Seine Installation erfordert keine Fachkenntnisse oder komplexe Softwarelösungen. Alles ist sehr bequem, schnell und transparent. Und am wichtigsten ist das Potenzial des Systems zum Wachsen mit dem Unternehmen. ELMA ist skalierbar und kann aus einer Out-of-the-box-Lösung in ein leistungsfähiges Instrument umgewandelt werden.

– Welche Prozesse haben Sie als erste automatisiert?
Ruslan Sibgatullin: Als Erstes haben wir die Arbeit des Sekretariats, der Personalabteilung und der Finanzabteilung optimiert. Danach wurden KPIs modelliert und auf diesem Grund ein allgemeines System zur Leistungsbewertung der Mitarbeiter erarbeitet. Wir haben Dokumentenverwaltungsprozesse modelliert und implementiert. Hierfür wurden nicht nur die Standardfunktionen des Systems zur Erstellung von E-Mails, Verordnungen und dienstlichen Mitteilungen verwendet, sondern wir haben auch die Arbeit mit Konstruktionsunterlagen und Verfahrensdokumentation in ELMA organisiert.

– Wie entwickeln Sie das System?
Pawel Kassichin: Wir konfigurieren Geschäftsprozesse für unsere Projekte. Schnelle Abwicklung der Projektaufgaben ist der Schlüsselfaktor für die Unternehmensentwicklung. Wir müssen mit modernen Technologien Schritt halten können, neue Lösungen entwickeln und die bestehenden Prozesse an sich ständig wechselnde Gegebenheiten anpassen. Aufgrund einer geringen Marktkapazität könnte jede Verzögerung zu einem Rückschritt führen.

Viele Projekte hatten gleichartige Aufgaben, die von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden mussten. Es war nicht mehr möglich, eine so große Anzahl der Aufgaben manuell zu verwalten.

– Wie war die Reaktion des Personals auf die neue Software?
Pawel Kassichin: Manche sagen, dass man Änderungen mit Gewalt durchsetzen muss, aber mit ELMA war dies nicht der Fall. Die Bedienung ist intuitiv verständlich, und nachdem man sich eingearbeitet hat, lernt man, wie man aus den Vorteilen des Systems profitiert. Das Wichtigste, was Beginner wissen müssen, lässt sich kurz zusammenfassen: die Arbeit an Aufgaben ist termingerecht zu beginnen und zu beenden, Schwierigkeiten bei der Aufgabenausführung sind zeitnah zu melden.
Dank aktiver Teilnahme von Kollegen werden unsere Prozesse immer wieder verbessert. Optimierungsvorschläge kommen erst auf Papier, dann werden sie ins System übernommen. Selbst Tätigkeiten außerhalb von Projekten werden in ELMA verwaltet, weil das System einen klaren Überblick über alle Aufgaben bietet und unsere Mitarbeiter das bequem und praktisch finden.
Die Produktion ist in einem Lokalnetz mit dem Office, so dass Maschinenbediener, Fahrer oder Mechaniker die aktuellen Aufgaben um jede Zeit ansehen, bearbeiten oder nach erforderlichen Unterlagen suchen können, und Manager können die Auslastung des Betriebs einsehen und haben viele Instrumente zur Überwachung der Termineinhaltung und der Qualität der auszuführenden Aufgaben zur Verfügung.

– Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?
Pawel Kassichin: Visualisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bieten dem Geschäft einen Wettbewerbsvorteil. Ich würde raten, für den Anfang die Testversion von ELMA zu installieren und diese in einer geschlossenen Gruppe, z. B. in einer Abteilung, auszuprobieren. Nach dem Testen der Hauptfunktionen von ELMA wird es klar, dass das Management mithilfe von einem BPM-System viel effektiver ist. Als Nächstes kann man das ausgewählte BPM-System im Rest der Firma implementieren und weitere Prozesse automatisieren.

ELMA ist ein fertiges Produkt, das sofort einsatzfähig ist. Seine Installation erfordert keine Fachkenntnisse oder komplexe Softwarelösungen.