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Kapital Bank ist der Rechtsnachfolge der Sberbank und verfügt über ein breites Filialnetz in Aserbaidschan. Zu den Bankkunden gehören über 2 Millionen Privatpersonen und über 22 Tausend juristische Personen.

2016 hat die Bank ein umfangreiches Projekt zur Optimierung von den wichtigsten Geschäftsprozessen realisiert und eine erhebliche Transformation ihrer IT-Struktur durchgeführt, die für die Implementierung des BPM-Systems ELMA erforderlich war. Der stellvertretende Vorsitzende Farid Gussejnow und der Leiter der Prozessabteilung Fuad Gussejnow sprechen über die Besonderheiten des realisierten Projektes.

Kapital Bank

Über 140 Jahre im Geschäft
95 Geschäftsprozesse
Ca. 240 000 Transaktionen wöchentlich
Verwenden ELMA seit 2015
Einblick in ELMA

– Kapital Bank hat eine 140-jährige Geschichte, das ist ein eindrucksvoller Zeitraum. Wie verlief die Entwicklung der Bank.
– Farid Gussejnow: Kapital Bank ist der Rechtsnachfolge der Sberbank in Aserbaidschan. Die erste Sparkasse wurde in Baku 1874 eröffnet. Im Laufe von über 140 Jahren ist Kapital Bank zu dem größten Filialnetz des Landes geworden.

In Aserbaidschan gibt es heute 90 Bankfilialen. Die Bank bietet Universalbankleistungen für natürliche und juristische Personen an. Kapital Bank nimmt an staatlichen Sozialprogrammen und Projekten zur Entwicklung der Realwirtschaft teil.

Die Infrastruktur der Bank entwickelt sich aktiv. Es wird an der Automatisierung und Optimierung von internen Prozessen gearbeitet. Im Rahmen dieser Entwicklung wurde das BPM-System ELMA implementiert. Unser Ziel ist, die Erwartungen unserer Kunden in Bezug auf Servicequalität nicht nur zu erfüllen, sondern auch zu übertreffen.

– Die Hauptprozesse in Unternehmen von dieser Größe sind gewöhnlich bereits automatisiert. Was war der Grund für die Änderung der IT-Struktur der Bank und für die Implementierung eines BPM-Systems?

Fuad Gussejnow: Es waren mehrere Faktoren im Spiel. Angefangen hat es mit dem Update von Oracle FLEXCUBE. Die neue Version dieser Software hatte viele absolut neue Features und das Update war mit der Migration von großen Datenmengen und der Erweiterung der Funktionen verbunden.

Für die Verwaltung von Prozessen in der Bank hat man außer dem Kernbankensystem Oracle FLEXCUBE noch viele andere Softwares verwendet. Der Support und die Optimierung von Prozessen wurden dadurch erschwert. Außerdem waren die Schulung und die Einführung der neuen Mitarbeiter in die Prozesse sehr aufwendig.

Die Verwendung von mehreren Systemen hat die durch menschliches Versagen ausgelösten Fehler verursacht. Eine große Anzahl von Punkt-zu-Punkt-Integrationen und die damit verbundenen Ausgaben für den Support einer komplexen IT-Struktur waren erforderlich.

Farid Gussejnow: Es war klar, dass die Entwicklung und Optimierung von den Geschäftsprozessen in der Bank fortgesetzt werden müssen. Zusammen mit der internationalen Beratungsgesellschaft McKinsey & Company haben wir ein großes Projekt zur Optimierung von Prozessen in den Bankfilialen gestartet.

Die von McKinsey angebotenen Lösungen waren gut und rechtzeitig, aber es hätte viel zu lange gedauert, um die Schulungen über die vorgeschlagenen Arbeitsmethoden für die Mitarbeiter in allen Filialen durchzuführen.

Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, dieses Hindernis zu überwinden und das Projekt zur Optimierung der Geschäftsprozesse weiter zu entwickeln. Die Lösung dafür war ein BPM-System.

Wir haben mit der Ausgabe der Bankkarten begonnen und schon bald wurden gewünschte Resultate erzielt.

Nach welchen Kriterien haben Sie das System gewählt und wie lange haben Sie dafür gebraucht?
– Farid Gussejnow: Der erste Schritt war die Marktbeobachtung. Wir haben einige von den größten Banken in Russland besucht, um Erfahrungen zu sammeln. Darüber hinaus haben wir zahlreiche Softwareübersichten gelesen und Kundenfeedbacks über unterschiedliche BPM-Systeme studiert. Die Out-of-the-box-Lösungen haben unsere Anforderungen an die Funktionalität nicht erfüllt, deswegen war die Auswahlliste ziemlich kurz.

Der zweite Schritt war die Einladung von den Vertretern der in Frage kommenden Softwareentwickler in unser Office in Baku für die Präsentation der Software. Unsere Wahl ist auf das BPM-System ELMA gefallen. Dieser gesamte Prozess hat ca. 4 Monate gedauert.

– In großen Betrieben startet man für gewöhnlich ein Pilotprojekt, um das System zu testen. Welche Prozesse haben Sie dafür ausgewählt?
Farid Gussejnow: Wir haben für ein solches Pilotprojekt 2 Monate eingeplant und mit der Ausgabe der Bankkarten begonnen und schon bald wurden gewünschte Resultate erzielt. Als Nächstes wurde die Cash-In / Cash-Out-Prozesse, Prozesse zur Gewährung der Kredite und andere Prozesse automatisiert. Mit der Implementierung von ELMA konnte die Front-End-Automatisierung komplett durchgeführt werden.

– Für das Pilotprojekt haben Sie 2 Monate gebraucht, und wieviel Zeit hat der gesamte Automatisierungsprozess in Anspruch genommen?
– Fuad Gussejnow:Die Implementierung von ELMA hat 5 Monate gedauert. Das ist eine relativ kurze Zeit für ein solches Projekt. Die Inbetriebnehmer von ELMA haben sowohl in unserem Office in Baku als auch in der ELMA-Zentrale in Ischewsk gearbeitet.

Unsere Mitarbeiter waren auch in diesen Prozess involviert. So haben Businessanalytiker das sog. Geschäftsprozessmapping durchgeführt und Geschäftsprozessentwürfe erstellt. Anschließend haben die Spezialisten von ELMA diese Prozesse nachgearbeitet und unseren Testern gegeben. Dank der koordinierter Teamarbeit von Kapital Bank und ELMA konnte das Implementierungsprojekt innerhalb kürzester Zeit realisiert werden.

Wie viele Prozesse wurden mit ELMA automatisiert?
– Farid Gussejnow: Im Laufe des Implementierungsprojektes wurden insgesamt über 90 Prozesse in folgenden Kernaktivitäten der Bank automatisiert: Bearbeitung von Krediten und Depositen, Operationen mit Bankkarten, unbares Zahlungsverkehr, Bargeldtransaktionen, Kontenverwaltung, Serviceprozesse.

Fuad Gussejnow: Für alle Prozesse wurden Benutzeroberflächen entwickelt und die Integration mit dem IT-System der Bank bestehend aus ca. 40 Webservices realisiert. Es wurde ein zentraler Zugriffspunkt für alle externen Bankservices erstellt.

Im Rahmen des Implementierungsprojektes wurden automatisierte Arbeitsplätze für alle an der Dienstleistungserbringung teilnehmenden Rollen eingerichtet: Schalterbeamter, Kreditberater, Kassierer, Buchhalter und Mitarbeiter der Finanzabteilung.

Heutzutage arbeiten 1300 Mitarbeiter in 90 Bankfilialen in ELMA. Ca. 1 Million Prozessinstanzen werden monatlich ausgeführt.

Wie war die Reaktion des Personals auf die neue Software?
– Fuad GussejnowBisher benötigte man mehrere Systeme und musste zwischen vielen Fenstern dauernd umschalten. Jetzt sind alle diese Systeme unter einen Hut gebracht und das macht die Arbeit viel einfacher. Viele vorher manuell ausgeführte Handlungen, zum Beispiel Ausfüllen der Papiere, werden jetzt in dem BPM-System automatisch vollbracht. Selbst die Kollegen, die lange mit gewohnter Software gearbeitet haben, mussten zugeben, dass das BPM-System viel benutzerfreundlicher ist.

Farid Gussejnow: Benutzerfreundliches Interface ist ein wichtiges Merkmal von ELMA. Die Bedienungsfreundlichkeit und eine kurze Ansprechzeit des Systems sind sehr bedeutende Kriterien für das Personal.

Die Anzahl von menschlichen Fehlern wurde wesentlich minimiert und die Zeit für die Schulung neuer Mitarbeiter stark verkürzt.

Fast täglich erhalten wir neue Prozessoptimierungsvorschläge. Viele Abteilungen möchten ihre Prozesse automatisieren.

Sind die Bedienungskomfort und die Arbeitsgeschwindigkeit die größten Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung?
– Farid GussejnowIm Großen und Ganzen ja. Die Wartezeit der Kunden ist eine der wichtigsten Leistungskennzahlen der Bank.

Mittels BMPS konnten wir den Arbeitsprozess vereinfachen und die Anzahl von Fehlern reduzieren. Das alles trägt zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität und zur Erhöhung des Wettbewerbsvorteils bei. Der wirtschaftliche Effekt lässt nicht lange auf sich warten.

Parallel zur Implementierung von ELMA wurden die bestehenden Geschäftsprozesse an ELMA angepasst und optimiert. Das hat auch eine positive Auswirkung.

 Fuad Gussejnow: Fast täglich erhalten wir neue Prozessoptimierungsvorschläge. Viele Abteilungen möchten ihre Prozesse automatisieren. Mit dem implementierten BPM-System müssen wir keine externen Programmierer dafür beauftragen. Die Modellierung von neuen Geschäftsprozessen und die Optimierung von den bestehenden Prozessen werden von unseren Analytikern durchgeführt.

Selbst komplizierte Integrationsaufgaben werden jetzt ohne Hinzuziehung zusätzlicher Fachkräfte ausgeführt. Die Entwicklung eines solchen Integrationsplugins erfordert natürlich die Beauftragung eines Programmierers, aber später kann es in anderen Prozessen problemlos verwendet werden. Vorher musste unbedingt ein Programmierer an der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen teilnehmen. Jetzt können unsere Analytiker selbstständig neue Prozesse modellieren.

– Möchten Sie noch weitere Aufgaben mittels des BPM-Systems lösen?
Farid Gussejnow: Wir haben vor, die implementierten Prozesse ständig zu entwickeln und optimieren. In der Bank wurde die Abteilung für Geschäftsprozessmodellierung gegründet. Darüber hinaus planen wir die Automatisierung von Prozessen im Bereich von CRM und von der Einziehung der Verbindlichkeit, sowie die Implementierung von KPIs.

Heutzutage arbeiten 1300 Mitarbeiter in 90 Bankfilialen in ELMA. Ca. 1 Million Prozessinstanzen werden monatlich ausgeführt.