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BPM-Funktionen

Geschäftsprozessmanagement. Modellierung.

Die Geschäftsprozessmodellierung ohne Programmierung in einer einfachen grafischen Umgebung

Die Geschäftsprozessmodellierung ohne Programmierung in einer einfachen grafischen Umgebung

Die Geschäftsprozessmodellierung erfolgt direkt durch Businessanalysten in einer einfachen grafischen Umgebung ELMA Designer. Dabei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Elemente des Prozessdiagramms werden über Drag and Drop in dem Arbeitsbereich platziert und miteinander verbunden.

Prozessbeschreibung mit BPMN

Prozessbeschreibung mit BPMNProzessbeschreibung mit BPMN

ELMA BPM verwendet grafische Spezifikationssprache BPMN für die Geschäftsprozessbeschreibung. BPMN-Diagramme bestehen aus grafischen Elementen und beschreiben alle Prozessschritte, Zuständigkeiten werden mit Pools und Swimlanes dargestellt.

Solche Prozessmodelle sind gut übersichtlich und liefern alle Informationen über die Abfolge von Prozessaktivitäten und Prozessbeteiligten.

Agile Anpassung des Prozesskontextes

Agile Anpassung des Prozesskontextes

Bei der Prozessmodellierung in ELMA wird der Prozesskontext definiert. Der Prozesskontext beinhaltet Daten, Aktionen und Ergebnisse, die im Rahmen des Prozesses bearbeitet, ausgeführt und erzielt werden müssen.

Die Konfigurierung des Prozesskontextes (Daten und Dokumente) erfolgt in ELMA Designer.

Bestimmung der Zuständigkeiten im Prozess

Bestimmung der Zuständigkeiten im Prozess

Die Zuständigkeiten im Prozess werden in ELMA bei der Prozessmodellierung festgelegt. Die Rollen werden den Prozessbeteiligten automatisch zugeordnet. Sie können den Benutzern die Rollen auch manuell zuordnen.

Konfigurierbare Prozessstartseiten

Konfigurierbare Prozessstartseiten

In ELMA Designer können Sie festlegen, welche Felder beim Prozessstart angezeigt werden. Durch verschiedene Variablen kann man vorgeben, welche Daten Benutzer beim Starten des entsprechenden Prozesses angeben muss. Alle für den entsprechenden Prozess erforderlichen Informationen werden somit direkt beim Starten des Prozesses angegeben.

Man kann eine Vorlage für Generierung eindeutiger Prozessinstanznamen konfigurieren, um Instanzen eines Prozesses in der Webanwendung leicht voneinander zu unterscheiden.

Anpassbare Interfaces

Anpassbare Interfaces

Mithilfe von .Net Razor können fast alle Seiten des Webinterfaces angepasst werden, z. B. die Aufgabenformulare. Die Anpassung erfolgt in ELMA Designer. Ein Aufgabenformular hat standardmäßig folgende Felder:

Nach dem Vornehmen der Anpassungen sieht dieses Formular wie folgt aus:

Anweisungen zur korrekten Ausführung von Prozessaufgaben

Anweisungen zur korrekten Ausführung von Prozessaufgaben Anweisungen zur korrekten Ausführung von Prozessaufgaben

Die Prozessaufgaben in ELMA können mit Anweisungen zu ihrer Ausführung versehen werden. Solche Anweisungen können für jeden Prozessschritt erstellt und auf der Informationsseite der entsprechenden Aufgabe aufgerufen werden.

Eskalation in Geschäftsprozessen

Eskalation in Geschäftsprozessen

Beim Modellieren von Geschäftsprozessen in ELMA Designer kann man Eskalationen einrichten. Aufgabeneskalation ermöglicht eine zeitnahe Weiterleitung der Aufgaben, die aus irgendeinem Grund von den zuständigen Personen nicht ausgeführt werden können, und stellt somit den rechtzeitigen Abschluss des Prozesses sicher.

Native Prüfung der Korrektheit von Geschäftsprozessmodellen

Native Prüfung der Korrektheit von Geschäftsprozessmodellen

Fertige Modelle der Geschäftsprozesse müssen auf Fehler überprüft werden. ELMA Designer unterstützt die Prüfung der Geschäftsprozessmodelle auf logische Fehler. Das integrierte Tool zeigt die vorhandenen Fehler und mögliche Fehlerbehebung an.

Unterstützung von C# Skripts

Unterstützung von C# Skripts

Beim Modellieren von Geschäftsprozessen in ELMA können C# Skripts verwendet werden. Mit Skripts lassen sich bestimmte Aktionen automatisch ausführen, die sonst manuell hätten durchgeführt werden müssen. Das trägt zur wesentlichen Prozessoptimierung bei.

Automatische Skripterstellung

Automatische Skripterstellung

ELMA verfügt über den Skript-Designer für schnelle Skripterstellung mithilfe von grafischen Elementen. Dieses Instrument ermöglicht eine einfache und schnelle Erstellung von Skripts für Geschäftsprozesse und erfordert keine Programmierkenntnisse. Der Skripts-Designer kann auch für einfache Berechnungen verwendet werden, ohne den Code schreiben zu müssen.

Native Skriptüberprüfung

Native Skriptüberprüfung

Beim Modellieren von Geschäftsprozessen in ELMA können Skripts verwendet werden. Bevor ein Skript verwendet werden kann, muss er auf mögliche Fehler überprüft werden. ELMA Designer bietet integrierte Tools für Überprüfen der Skriptsyntax.

Aufgabeneskalation beim Auftreten eines Fehlers

Aufgabeneskalation beim Auftreten eines Fehlers

Bei Skriptausführung kann ein Fehler auftreten, der einen Prozessstop verursachen könnte. Um dies zu vermeiden, kann man in ELMA Designer eine Eskalation beim Fehlerauftreten einrichten. In diesem Fall erhält der Zuständige die entsprechende Benachrichtigung.

Prozessimport von XPDL

Prozessimport von XPDL

ELMA unterstützt Import von Prozessmodellen, die in einer anderen Software erstellt wurden, z. B. Business Studio. Sie können einen im XPDL-Format gespeicherten Prozess in ELMA importieren und bearbeiten. In Business Studio sieht ein Geschäftsprozessmodell zum Beispiel so aus:

Nachdem es nach XPDL exportiert und in ELMA importiert wurde, sieht das Modell wie folgt aus:

Kopieren von Geschäftsprozessen

Kopieren von Geschäftsprozessen

Zur Beschleunigung der Modellierung von gleichartigen Prozessen ist in ELMA Designer eine Kopierfunktion vorgesehen. Mit nur wenigen Mausklicks kann auf Grund eines bestehenden Prozesses ein neuer Prozess modelliert werden. Das grafische Modell, die Kontextvariablen, Zuständigkeiten und andere Daten werden dabei aus dem bestehenden Prozess kopiert. Es bleibt nur neue Daten einzufügen.

Flexible Konfigurierung der Unternehmensstruktur

Flexible Konfigurierung der Unternehmensstruktur

ELMA verfügt über einen speziellen Editor für die Modellierung der Unternehmensstruktur. Die Modellierung erfolgt in ELMA Designer. Einzelne ausführende Einheiten (Abteilungen, Positionen u.a. Organisationseinheiten) werden auf dem Modellierungsblatt klar und übersichtlich dargestellt. Die erstellte Unternehmensstruktur ist die Grundlage für alle Prozesse, die später in ELMA modelliert und ausgeführt werden.

Versionierung von Unternehmensstruktur

Versionierung von Unternehmensstruktur

Einmal erstellte Unternehmensstruktur muss im Laufe der Zeit aktualisiert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Informationen über alle Änderungen gespeichert werden, so dass man eine der vorherigen Versionen zu jedem Zeitpunkt wiederherstellen kann. ELMA Designer bietet die benötigte Funktionalität. Alle Änderungen in der Unternehmensstruktur (Datum, Autor etc.) werden gespeichert und können wiederhergestellt werden.

Geschäftsprozessmanagement. Ausführung.

Automatische Aufgabenzuweisung

Automatische Aufgabenzuweisung

Die Aufgaben in ELMA werden entsprechend dem erstellten Prozessmodell zugewiesen. Die Aufgabenzuweisung erfolgt automatisch nach dem Start des Geschäftsprozesses. Der entsprechende Benutzer erhält eine Benachrichtigung, die neue Aufgabe wird in der Liste seiner Aufgaben angezeigt.

Nachrichtenaustausch zwischen den Prozessbeteiligten

Nachrichtenaustausch zwischen den Prozessbeteiligten

Für Kommunikation der Prozessmitbeteiligten bietet ELMA die Frage-und-Antwort-Funktionalität. Nutzer können Kommentare zu den Aufgaben hinterlassen und darauf antworten. Diese Kommentare erscheinen als Nachrichten im Messageboard. Dort führen die Nutzer einen Dialog. Der entstandene Dialog wird in der Historie der entsprechenden Prozessinstanz gespeichert und ist auf der Informationsseite dieser Instanz verfügbar.

Prozessstart von externen Anwendungen über HTTP-Anfragen

Prozessstart von externen Anwendungen über HTTP-Anfragen

Die Prozesse können in ELMA aus externen Anwendungen über SOA-Schnittstelle gestartet und bearbeitet werden. Die einfachste Methode zum Aufrufen eines Prozesses in ELMA ist Senden einer HTTP-Anforderung.

Starten der Geschäftsprozesse mit vordefinierten Eingangsdaten im Webportal und von einem externen System

Starten der Geschäftsprozesse mit vordefinierten Eingangsdaten im Webportal und von einem externen System

Die Prozesse können mit vordefinierten Eingangsdaten über die SOA-Schnittstelle gestartet werden. Man kann z. B. in den zu startenden Prozess die Kundeninformationen (Name, Kontaktdaten) und die Bestellinformationen übergeben, so muss der Manager diese Daten nicht manuell eingeben. Dieses Verfahren sorgt für eine Zeitersparnis, lässt Fehler bei manueller Eingabe und die Anzahl der Prozessbeteiligten minimieren.

Abgrenzung der Berechtigung zum Starten von Geschäftsprozessen

Abgrenzung der Berechtigung zum Starten von Geschäftsprozessen

Zwecks Datenschutz bietet ELMA flexible Einschränkung der Berechtigungen zum Starten von Prozessen. Die Berechtigungen werden bei der Prozessmodellierung in ELMA Designer festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die als Initiator festgelegte Einheit zum Starten des Prozesses berechtigt ist.

Geschäftsprozessmanagement. Überwachung.

Prozessmonitor mit Echtzeit-Unterstützung

Prozessmonitor mit Echtzeit-Unterstützung

Die Prozesse in ELMA können in Echtzeit überwacht werden. Dafür wird Prozessmonitor verwendet. Der Prozessmonitor zeigt die Prozesse an, an denen der aktuelle Benutzer beteiligt ist. Mit einem Klick auf einen von den im Prozessmonitor angezeigten Prozessen kann man ihn aufrufen, um weitere Informationen zu erhalten. Der Prozessmonitor liefert die Übersicht über die Prozesse und ihre Status. Anhand von diesen Informationen können Benutzer in einen problematischen Prozess rechtzeitig eingreifen.

Vollwertiger Prozessmonitor

Vollwertiger Prozessmonitor

Außer Standardüberwachung der Prozesse steht den Führungskräften auch Vollwertiger Prozessmonitor zur Verfügung. Dieses Feature erlaubt das einfache Navigieren durch Prozesse und vereinfacht die Überwachung einer großen Anzahl von gleichzeitig ausgeführten Prozessen.

Prozessmonitor

Prozessmonitor

Das Portlet Prozessmonitor enthält aktuelle Informationen über die Prozesse in ELMA. In den Portleteinstellungen kann man den Filter einrichten, nach dem die angezeigten Prozesse sortiert werden. Ein Klick auf einen der angezeigten Links öffnet die entsprechende Prozessinstanz.

Flexible Suche nach Prozessen

Flexible Suche nach Prozessen

In ELMA können Sie Prozesse nach ihren Attributen suchen. Die Suche erfolgt nach einer beliebigen Kombination von Attributen, Bedingungen oder Verbindungen mit anderen Objekten mithilfe von EQL. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach benötigten Informationen.

Prozessfilter – Suche nach Prozessen mit nur einem Mausklick

Prozessfilter – Suche nach Prozessen mit nur einem Mausklick

Filter werden in ELMA für schnelle Suche nach erforderlichen Daten verwendet und können für die meisten Objekte des Systems eingerichtet werden, z. B. für Prozesse. Filter sind leicht konfigurierbar. Die häufig verwendeten Attribute können in einem Filter zusammengefügt werden, um die Suche zu beschleunigen. In ELMA stehen Benutzerfilter und allgemeine Filter zur Verfügung. Allgemeine Filter werden durch Systemadministrator eingerichtet.

Benachrichtigung über Prozessereignisse

Benachrichtigung über Prozessereignisse

Benachrichtigungen dienen zur zeitnahen Informierung der Prozessbeteiligten über verschiedene Prozessereignisse. Die Benachrichtigungen werden beim Modellieren der Prozesse konfiguriert und werden in Form von Nachrichten an entsprechende Prozessbeteiligten verschickt.

Geschäftsprozessmanagement. Optimierung.

Native Feedbackeinholung

Native Feedbackeinholung Native Feedbackeinholung

Nutzer können ihre Ideen und Vorschläge zur Optimierung von Prozessen direkt während der Prozessausführung einreichen. Es können z. B. Vorschläge über die Änderung des Prozessmodells oder der Aufgabenformulare sein. Zum Abschicken eines Optimierungsvorschlags steht in jeder Phase des Geschäftsprozesses die Schaltfläche „Optimieren“ zur Verfügung. Die Optimierungsvorschläge werden im Rahmen eines Service-Prozesses bearbeitet.

Geschäftsprozesse ohne Programmierung bearbeiten

Geschäftsprozesse ohne Programmierung bearbeiten

Geschäftsprozesse können in ELMA auch nach ihrer Implementierung bearbeitet werden. Modellierung und Bearbeitung von Geschäftsprozessen erfolgen in ELMA Designer und erfordern keine Programmierkenntnisse.

Prozessversionierung

Prozessversionierung

ELMA Designer unterstützt die Arbeit mit mehreren Prozessversionen. Die Prozessversionierung ermöglicht die Verfolgung der Änderungen im Prozess (Autor der Änderung, Prozessstatus). Die Nummer der aktuellen Prozessversion wird in der Webanwendung angezeigt.

Prozessdokumentation

Automatische Erstellung der Prozessdokumentation

Automatische Erstellung der Prozessdokumentation Automatische Erstellung der Prozessdokumentation

ELMA unterstützt automatische Erstellung der HTML-Dokumentation zu den modellierten Prozessen. Diese Dokumentation kann für die Abstimmung der Prozessmodelle verwendet werden. Sie können bestimmen, welche Daten in die Prozessdokumentation aufgenommen werden.

Automatische Erstellung der Prozessbeschreibungen

Automatische Erstellung der Prozessbeschreibungen

In ELMA können Sie nicht nur Geschäftsprozesse modellieren und ausführen, sondern auch die Gechäftsprozessbeschreibungen erstellen. Die Beschreibung wird in ELMA Designer generiert, kann ausgedruckt und als Grundlage für Tätigkeitsbeschreibungen verwendet werden.

Speichern der Prozessmodelle als Grafik

Speichern der Prozessmodelle als Grafik

ELMA unterstützt Speichern von Prozessmodellen in Grafikformat. Export erfolgt in ELMA Designer und kann nur mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Die exportierte PNG-Datei wird automatisch nach dem entsprechenden Prozess benannt und mit einem ELMA-Logo versehen.

Weitere Optionen

Integration mit externen Anwendungen über SOA-Schnittstelle und Webservices

Integration mit externen Anwendungen über SOA-Schnittstelle und Webservices

ELMA lässt sich in die IT-Umgebung des Unternehmens einfach und schnell integrieren. Beim Veröffentlichen eines Prozesses in ELMA wird dafür ein Webservice generiert und ein Link zum Starten dieses Prozesses angelegt. Der Start der Prozesse von externen Anwendungen ist auch mithilfe von SOA-Schnittstelle möglich. Somit kann Start der Geschäftsprozesse verschiedenen Ereignissen in anderen IT-Systemen zugewiesen werden.

ELMA API

ELMA API

ELMA API ist ein Set von Methoden und Objekten des Systems, die bei der Skriptentwicklung für bestimmte Aufgaben verwendet werden kann. Es ermöglicht, die Codelänge zu verringern und den Code verständlicher zu machen. Beim Schreiben des Codes steht den Entwicklern die Autovervollständigung zur Verfügung.

Exerne WebAPI

Exerne WebAPI

ELMA Web API ist ein Set von Web-Services, das die Kommunikation mit dem Server im Rahmen eines Software Development Kits ermöglicht. Man kann z. B. die Listen von Aufgaben oder Dokumenten anzeigen lassen, die Änderungen an verschiedenen Objekten des Systems verfolgen u.a.m.

Interprozesskommunikation

Interprozesskommunikation

Für die Modellierung der Interprozesskommunikation wird Nachrichtenfluss verwendet, der aus Senden und Empfangen von Nachrichten besteht. Auf diese Weise werden Kontextvariablen aus einem Prozess in den anderen übergeben, ohne dass Teilprozesse erstellt werden müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn zwei Prozesse unabhängig voneinander ausgeführt werden, aber an einem bestimmten Zeitpunkt einer davon die Informationen aus dem anderen Prozess gebraucht.

Fertige Lösungen zum Download

Fertige Lösungen zum Download

ELMA Store ist eine Sammlung von fertigen Lösungen für effiziente Verwaltung der Geschäftsprozesse. Die Komponenten in ELMA Store dienen zur Erweiterung der Basisfunktionen des Systems. Die im ELMA Store enthaltenen Prozesssets, Konfigurationen, Applikationen und andere Komponenten lassen sich an konkrete Bedürfnisse des Unternehmens schnell und einfach anpassen.

Einheitlicher Informationsraum

Schaffung eines einheitlichen Informationsraums

Anpassbare Unternehmensstruktur

Anpassbare Unternehmensstruktur

ELMA verfügt über einen speziellen Editor für die Modellierung der Unternehmensstruktur. Die Modellierung erfolgt in ELMA Designer. Einzelne ausführende Einheiten (Abteilungen, Positionen u.a. Organisationseinheiten) werden auf dem Modellierungsblatt klar und übersichtlich dargestellt. Die erstellte Unternehmensstruktur ist die Grundlage für alle Prozesse, die später in ELMA modelliert und ausgeführt werden.

Einheitliches Objektmodell für Erstellung und Bearbeitung der Objekte

Einheitliches Objektmodell für Erstellung und Bearbeitung der Objekte

ELMA ermöglicht Erweiterung aller bestehenden Objekte. Man kann z. B. bestimmte Felder hinzufügen, ein neues Objekt erstellen und es bei Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen verwenden. Benutzerdefinierte Objekte dienen zur Anpassung an konkrete Bedürfnisse des Unternehmens.

Flexibles Stammdatensystem

Flexibles Stammdatensystem

Das System hat ein einheitliches Objektmodell. Die Systemobjekte können beliebig erweitert werden, d. h. Sie können neue Attribute hinzufügen und auch andere Systemobjekte als Attribute verwenden. Das System ermöglicht auch die Erstellung von benutzerdefinierten Objekten. Systemobjekte und benutzerdefinierte Objekte bilden das gesamte Objektmodell und funktionieren als ein einheitliches Ganzes.

Filter für Systemobjekte

Filter für Systemobjekte

ELMA ermöglicht die Erstellung von Filtern für die meisten Objekte des Systems. Die Sortierung erfolgt nach einer beliebigen Kombination von Attributen, Bedingungen oder Verbindungen mit anderen Objekten mithilfe von EQL. Im System gibt es allgemeine und persönliche Filter. Der Zugriff auf allgemeine Filter wird von dem Systemadministrator konfiguriert. Persönliche Filter können von den Benutzern selbst eingerichtet werden.

Import und Export der Konfigurationen

Import und Export der Konfigurationen

Bei Implementierung und/oder Optimierung des Systems kann Datenübertragung zwischen den Konfigurationen notwendig sein. ELMA ermöglicht Import und Export der Konfigurationen. Somit können Sie die Prozessoptimierung auf einem Testserver durchführen und fertige Konfiguration auf den Produktionsserver exportieren.

Seiten in der ELMA Webanwendung

Mehrsprachiges Benutzerinterface

Mehrsprachiges Benutzerinterface

ELMA verfügt über mehrsprachiges Benutzerinterface. Im Standard-Lieferumfang des Systems sind zwei Sprachen enthalten (Russisch, Englisch). In Systemeinstellungen können Sie die Standardsprache festlegen. Jeder Nutzer kann die Sprache in seinem Interface umschalten, ohne dass es andere Nutzer beeinflusst. Beim Sprachumschalten wird die ausgewählte Sprache in allen Systemkomponenten (ELMA Agent, mobile Applikationen) automatisch aktiviert.

Anpassbare Farbschemen der Benutzeroberfläche

Anpassbare Farbschemen der Benutzeroberfläche

ELMA ermöglicht eine einfache und schnelle Anpassung des Farbschemas der Benutzeroberfläche. Man kann die Farbe von verschiedenen Elementen des Interfaces nach individuellen Vorlieben ändern. Die Anpassung des Farbschemas erfolgt mithilfe einer fertigen Farbpalette durch den Systemadministrator oder einen Implementierungsspezialisten und erfordert keine zusätzlichen Einstellungen.

Rollenbasierte Zugriffsberechtigung und Benutzeroberfläche

Rollenbasierte Zugriffsberechtigung und Benutzeroberfläche Rollenbasierte Zugriffsberechtigung und Benutzeroberfläche

ELMA unterstützt eine rollenbasierte Anpassung der Benutzeroberfläche. Man kann mehrere Benutzergruppen anlegen und für jede Gruppe das eigene Interface der Webanwendung so konfigurieren, dass es den konkreten Bedürfnissen jeder Benutzergruppe genügt.

Anpassbare Benutzerseiten

Anpassbare Benutzerseiten

Das ELMA-Interface lässt sich für jeden Benutzer individuell anpassen. Der Inhalt und die grafische Darstellung der Seiten in der Webanwendung können auch für verschiedene Benutzergruppen konfiguriert werden, um die Arbeit mit dem Service maximal bequem zu machen.

Eingebauter WYSIWYG-Editor für die Seiten der Webanwendung

Eingebauter WYSIWYG-Editor für die Seiten der Webanwendung

Die Startseiten dienen zur einfachen und bequemen Orientierung in der Webanwendung. In ELMA können die Nutzer die Hauptseiten an ihre Bedürfnisse selbst erstellen und anpassen. Die Erstellung von Textseiten erfolgt in dem integrierten WYSIWYG-HTML-Editor unter Verwendung von ELMA-Funktionselementen. Mit diesem Instrument können Nutzer ohne Programmierkenntnisse neue Seiten erstellen und deren Inhalt bearbeiten.

Einfache Einstellung der Benutzeroberfläche

Einfache Einstellung der Benutzeroberfläche

Die Menühauptseiten in der Webanwendung lassen sich einfach an die Bedürfnisse der Benutzer anpassen. Diese Einstellungen erfordern keine Programmierkenntnisse und können durch Benutzer selbst durchgeführt werden.

Standardportlets

Standardportlets

Das Portlet Mitarbeiter enthält die Suchleiste für die Suche nach Mitarbeitern und ihrer Kontaktdaten und zeigt die neu eingestellten Mitarbeiter und bevorstehende Geburtstage an.

Das Portlet Messageboard zeigt erhaltene und gesendete Nachrichten des aktuellen Benutzers an. Die Beantwortung der Nachrichten kann direkt im Portlet erfolgen.

Die Portlets Dokumente und Dokumentensuche bieten schnellen Zugang zu den häufig verwendeten Dokumenten und ermöglichen schnelle und erweiterte Suche nach Dokumenten.

Die CRM-Portlets Leads, Transaktionen, Einnahmen enthalten Informationen über Transaktionen, Umsatzpläne, Leads und andere Daten, die für die Tätigkeit einer Vertriebsabteilung erforderlich sind.

Die Portlets Aufgaben und Aufgaben von mir dienen zur Überwachung der gestellten und erhaltenen Aufgaben und ermöglichen die Kontrolle ihrer rechtzeitigen Ausführung.

Das Portlet Prozessmonitor zeigt alle aktuellen, abgeschlossenen und abgebrochenen Prozesse und Prozessaufgaben an und ermöglicht die Prozesssuche nach verschiedenen Daten. Dank den angezeigten Prozessstatus erhalten Sie Informationen über entstehende Probleme und können rechtzeitig eingreifen.

Das Portlet Filter bietet den schnellen Zugang zu gefilterten Daten. In dem Portlet kann nur ein Filter angewendet werden.

Das Portlet HTML stellt eine HTML-Seite dar. Die angezeigten Inhalte werden in den Portleteinstellungen konfiguriert. Eine HTML-Seite kann Text, Liste, Tabelle, Grafik und andere HTML-Elemente enthalten.

Entwicklung neuer Portlets

Entwicklung neuer Portlets

ELMA unterstützt die Erstellung von benutzerdefinierten Portlets. Entwicklung neuer Portlets erfolgt:
- mithilfe von Webmodulen;
- über das Portlet „Code“;
- über das Portlet „HTML“.
Benutzerdefinierte Portlets können wie die Standardportlets auf den Seiten der Webanwendung platziert werden.

Erstellung der Wissensdatenbank

Erstellung der Wissensdatenbank

ELMA unterstützt die Erstellung einer elektronischen Wissensdatenbank. Die Wissensdatenbank bietet schnellen Zugriff auf nützliche Informationen. Die Wissensdatenbank wird durch die Konfigurierung der Textseiten erstellt. Die Textseiten sind hier HTML-Seiten, welche die Links auf andere HTML-Seiten enthalten.

Benachrichtigungen und unternehmensinterner Nachrichtenaustausch

Instrument zum Informationsaustausch und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

Instrument zum Informationsaustausch und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

Das Messageboard ist ein wichtiger Teil der Webanwendung. Hier erfolgt der Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens. Im Messageboard erscheinen Nachrichten von anderen Benutzern und Benachrichtigungen über verschiedene Ereignisse im System, z. B. Kommentare zu den Aufgaben oder Dokumenten, Meldungen über neue Aufgaben usw.

Konfigurierbare Streams für verschiedene Benutzergruppen

Konfigurierbare Streams für verschiedene Benutzergruppen

Streams ermöglichen effizienten Nachrichtenaustausch zwischen den Benutzergruppen. Die Nachrichten in Streams können nicht nur Text, sondern auch Anhänge enthalten. Zwecks Datenschutz ermöglicht ELMA flexible Gestaltung der Zugriffsrechte auf Streams.

Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern und der Benutzergruppen

Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern und der Benutzergruppen

Beim Erstellen einer Nachricht im Messageboard können Sie sowohl einen Benutzer als auch eine Benutzergruppe als Empfänger angeben. Jeder Benutzer kann diese Gruppe selbst nach eigenen Bedürfnissen einrichten.

Benachrichtigungen über Systemereignisse

Benachrichtigungen über Systemereignisse

Die Benachrichtigungen in ELMA funktionieren in allen gängigen Betriebssystemen (Windows, Mac OS X, Linux) und können über mehrere Kanäle zugestellt werden. Z. B. die Benachrichtigung über neue Aufgaben und Nachrichten können per E-Mail gesendet werden.

Die Anwendung ELMA Agent wird für sofortige Desktop-Benachrichtigung über die Ereignisse im System verwendet.

Ausnahmen für Benachrichtigungen

Ausnahmen für Benachrichtigungen

Die Verwaltung des Informationsflusses erfolgt nicht nur über die Prioritätensetzung für die Nachrichten im Messageboard, sondern auch über die Einstellungen der Ausnahmen für die Benachrichtigungen. Das ermöglicht die Anzahl der ankommenden Nachrichten zu verringern. Wenn für einen Nachrichtentyp eine Ausnahme konfiguriert wurde, werden die entsprechenden Nachrichten im Messageboard nicht angezeigt. So können Sie z. B. die Benachrichtigungen über den Aufgabenstart oder die Änderungen des Supervisors deaktivieren.

Festlegen der Nachrichtenpriorität

Festlegen der Nachrichtenpriorität

Zu viele Nachrichten im Messageboard können schnell zu einem Problem werden. Der Informationsüberfluss stört, wenn Nutzer nur für ihn relevante Nachrichten Zeit hat. Um dieses Problem zu lösen, bietet ELMA die Möglichkeit, die Nachrichtenpriorität festzulegen, so dass nur wichtige Informationen im Messageboard angezeigt werden.

Aktivitätenplanung

Flexible Einstellungen des Werkkalenders

Flexible Einstellungen des Werkkalenders

ELMA bietet flexible Einstellungen für die Arbeitszeiten (Arbeitstage, Länge des Arbeitstages, arbeitsfreie Tage, Feiertage, Mittagspausenzeiten). Da diese Daten manche Geschäftsprozesse beeinflussen können, müssen sie verlässlich sein und der Firmenrealität entsprechen. Nachdem der Werkkalender eingerichtet ist, gilt er als Grundlage für alle Geschäftsprozesse, Aufgaben und Kalender im System.

Persönlicher und Gruppenkalender

Persönlicher und Gruppenkalender

Kalender in ELMA dienen zur Planung von Arbeitszeit. Die Mitarbeiter können ihre bevorstehenden Anrufe, Meetings, Webinars und andere Ereignisse in den Kalender eintragen. Jedem Benutzer steht persönlicher Kalender zur Verfügung. Benutzer können auch mit Gruppenkalender arbeiten, wenn sie im System angelegt wurden.

Integration mit Outlook-Kalender, Google-Kalender, iCalendar (iOS)

Integration mit Outlook-Kalender, Google-Kalender, iCalendar (iOS)

ELMA unterstützt Export der im System eingerichteten Kalender mit der anschließenden Integration in Microsoft Outlook und Internetkalender (Google Kalender u.a.). Das iCalender-Format wird ebenso unterstützt. Sie können nicht nur Ihren persönlichen Kalender, sondern auch andere Kalender, auf die Sie Zugriff haben, exportieren.

Einbinden von externen Kalendern über eine URL

Einbinden von externen Kalendern über eine URL

Viele Mitarbeiter benutzen gleich mehrere Kalender. Für solche Anwender ist die Anzeige aller Ereignisse in einem Kalender ganz praktisch. ELMA bietet die Möglichkeit, externe Kalender in den ELMA-Kalender zu importieren. Die importierten Kalenderdaten und die Ereignisse in dem ELMA-Kalender können im Portlet "Kalender" zusammen angezeigt werden.

Verwaltung der Kalender von unterstellten Mitarbeitern

Verwaltung der Kalender von unterstellten Mitarbeitern

In ELMA haben die Leiter den Zugriff auf die Kalender ihrer unterstellten Mitarbeiter und der Mitarbeiter, die den Zugriff auf ihre Kalender gewährt haben. Dank diesen Informationen können die Leiter die Auslastung der Mitarbeiter einschätzen und dementsprechend neue Aufgaben oder Meetings planen.

Kontrolle über die Tätigkeit der Mitarbeiter

Informationen über die Auslastung und Termineinhaltung in einem einzigen Interface

Informationen über die Auslastung und Termineinhaltung in einem einzigen Interface

ELMA bietet schnellen Zugang zu den Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens. In einem einzigen Interface sind die Daten über die Auslastung der Mitarbeiter, Termineinhaltung, Geburtstage etc. zusammengeführt. Den Abteilungsleitern stehen die entsprechenden Daten über die Mitarbeiter ihrer Abteilungen zur Verfügung. Sie können die aktuellen Aufgaben ihrer unterstellten Mitarbeiter und ihre Kalender ansehen.

Vertretungen

Vertretungen

Das System der Vertretungen verhindert, dass die Arbeit der Abteilungen und des ganzen Unternehmens wegen der Abwesenheit einiger Mitarbeiter nicht stehen bleibt. Beim Anlegen einer Vertretung kann man die Zugriffsrechte auf die Aufgaben der zu vertretenden Personen flexibel verwalten. Die bestehenden Aufgaben können dabei zwischen mehreren Mitarbeitern gleichmäßig verteilt werden.

Dokumentenhistorie

Dokumentenhistorie

Sie können festlegen, welche Daten in der Dokumentenhistorie angezeigt werden, und welche Operationen mit Dokumenten den Benutzern auf den Informationsseiten der Dokumente und in den Ordnern zur Verfügung stehen. Somit kann jedes Unternehmen das System an seine konkreten Bedürfnisse anpassen.

Weitere Optionen

Integration mit externen Anwendungen

Integration mit externen Anwendungen Integration mit externen Anwendungen

ELMA lässt sich einfach in die bestehende IT-Umgebung integrieren. ELMA kann unabhängig von anderen Systemen benutzt werden oder sich mit ihnen in einer engen Wechselwirkung befinden. Mithilfe von ELMA Framework kann ELMA z. B. in die Website oder in das CRM-System integriert werden. ELMA Framework beinhaltet ELMA API, ELMA Web API und die Dokumentation zur Systemoptimierung. Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt ELMA API.

Unterstützung aller Computerplattformen

Unterstützung aller Computerplattformen

Die Arbeit im System ist auf jeder Computerplattform und in jedem unterstützten Browser möglich: MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome. In diesen Browsern können Sie ELMA auch auf mobilen Geräten nutzen.

Mehrere Authentifizierungsmethoden

Mehrere Authentifizierungsmethoden

Zugang zum internen Webportal ist nur für angemeldete Benutzer möglich. Aufgrund von unterschiedlichen Sicherheitsstandards in Unternehmen bietet ELMA mehrere Authentifizierungsmethoden: Kombination von Benutzernamen und Kennwort, Sicherheitszertifikate, Sicherheitstoken. Standardmäßig erfolgt die Anmeldung im System per Benutzernamen und Passwort.

Zugriffsbeschränkung

Zugriffsbeschränkung

Zum Verbessern der Sicherheit bietet ELMA die Möglichkeit, eine Liste der vertrauenswürdigen Geräte zu erstellen und den Zugriff auf das System nur von diesen Geräten zu erlauben. In diesem Fall ist die Anmeldung per Benutzernamen und Passwort nur auf den festgelegten Geräten bzw. in den festgelegten Browsern möglich. Die Einstellung der Zugriffsbeschränkung erfolgt im Benutzerprofil.

Systemupdate und Erweiterung der Funktionen mithilfe von zusätzlichen Modulen

Systemupdate und Erweiterung der Funktionen mithilfe von zusätzlichen Modulen

Nutzer brauchen keine Administratorrechte, um das System zu aktualisieren. Die Updateinstallation erfolgt schnell und einfach dank Stapeldownload. Die Funktionalität von ELMA kann mithilfe von zusätzlichen Modulen erweitert werden. Sie können fertige Lösungen in ELMA Store herunterladen oder selbst entwickeln.

Dokumentenmanagement

Hauptfunktionen

Webdokumente stellen einen besonderen Dokumenttyp dar. Der Inhalt eines Webdokumentes kann direkt im Browser angezeigt und bearbeitet werden.

Webdokumente stellen einen besonderen Dokumenttyp dar. Der Inhalt eines Webdokumentes kann direkt im Browser angezeigt und bearbeitet werden.

Webdokumente werden für bequemen Informationsumtausch und schnelle Schaffung von Inhalten benutzt. Als modernes System unterstützt ELMA die Arbeit mit Webdokumenten. Der Hauptvorteil der Webdokumente besteht darin, dass sie direkt im System schnell erstellt und einfach bearbeitet werden können. Dieses Verfahren erspart viel Zeit und passt ideal ins Konzept der internen Dokumentenführung.

Export der Webdokumente nach Microsoft Word

Export der Webdokumente nach Microsoft Word

Wie oben bereits erwähnt, besteht der Hauptvorteil der Webdokumente darin, dass sie direkt im System schnell erstellt und einfach bearbeitet werden können. Darüber hinaus steht einfacher Export der Webdokumente nach MS Word zur Verfügung.

Suche nach Dokumentenattributen

Suche nach Dokumentenattributen Suche nach Dokumentenattributen

In ELMA können Sie Dokumente nach ihren Attributen suchen. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach benötigten Informationen.

Filterordner. Festlegung der Suchbedingungen für schnelle Suche nach Dokumenten.

Filterordner. Festlegung der Suchbedingungen für schnelle Suche nach Dokumenten.

Die Filterordner ermöglichen eine schnelle und einfache Suche in ELMA. Die Dokumentensuche erfolgt mit nur einem Mausklick. Sie können die Suchbedingungen ändern und den Filter updaten.

Konfigurierbare Dokumentenregister

Konfigurierbare Dokumentenregister

Dokumente werden in ELMA in Ordnern gespeichert. Den Benutzern steht die gewöhnliche Verzeichnisstruktur zur Verfügung. Die Arbeit mit Dokumenten wird auch durch Verwendung von Dokumententypen erleichtert. Zur einfachen Sortierung der Dokumente nach gewünschten Parametern dienen Filterordner. In Filterordnern werden Links auf Dokumente angezeigt, die den gegebenen Suchkriterien entsprechen.

Erfassung der Dokumente im System über Drag and Drop

Erfassung der Dokumente im System über Drag and Drop

Das System ermöglicht die Erstellung von Dokumenten über Drag and Drop. Das ist ein gängiges Instrument zum Ziehen der Dateien aus dem Windows-Explorer direkt in den Browser. Um ein neues Dokument im System anzulegen, ziehen Sie es einfach aus dem Windows-Explorer in den gewünschten Ordner des Menüs „Dokumente“.

Dokumentenvorschau

Dokumentenvorschau Dokumentenvorschau

In vielen Fällen reicht es, das Dokument nur schnell durchzusehen, dafür ist der Download von Dateien zu umständlich. ELMA unterstützt die Vorschau der Dokumenteninhalte direkt im Browser. In der Webanwendung ist die Vorschau der meisten gängigen Formate verfügbar: Word, Excel, Visio, Power Point, TXT, PDF, Audio, Video- und Grafikdateien.

Platzierung der Dokumentenvorschau im gewünschten Bereich

Platzierung der Dokumentenvorschau im gewünschten Bereich

In manchen Fällen muss die Position des Vorschaubereiches geändert werden. Sie können das Aufgabenformular so anpassen, dass die Dokumentenvorschau an der gewünschten Stelle angeordnet ist.

Dokumentenversionierung

Dokumentenversionierung

Wenn Dokumente mehrmals überarbeitet oder aktualisiert werden, müssen alle Versionen immer verfügbar sein. ELMA bietet die Möglichkeit zur Dokumentenversionierung. Die Dokumentenversionierung ermöglicht die Verfolgung der Änderungen an Dokumenten (Autor der Änderung, Dokumentenstatus).

Dokumentenverknüpfung

Dokumentenverknüpfung Dokumentenverknüpfung

Es kommen oft die Situationen vor, wenn mehrere Dokumente miteinander verknüpft werden müssen, z. B. ein Vertrag und entsprechender Vertragsanhang. In ELMA können Sie Dokumentenverknüpfungen erstellen und die Zugriffsrechte auf die verknüpften Dokumente verwalten.

Flexible Rechteverwaltung für Dokumente

Flexible Rechteverwaltung für Dokumente

Zwecks Datenschutz bietet ELMA flexible Einschränkung der Zugriffsrechte auf Dokumente je nach Benutzergruppen. Die Zugriffsrechte auf Dokumente können manuell vergeben oder von dem übergeordneten Ordner übernommen werden. Die Rechtevergabe kann sowohl an einzelne Benutzer, als auch an Benutzergruppen erfolgen. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen (Ansehen, Bearbeiten usw.) konfiguriert werden.

Dokumentenbasierte Aufgaben

Dokumentenbasierte Aufgaben Dokumentenbasierte Aufgaben

ELMA ermöglicht die Erstellung und Überwachung von dokumentenbasierten Aufgaben. Die vorhandenen Systemfunktionen erlauben die Verbesserung der allgemeinen Termineinhaltung und vereinfachen die Ausführung der Aufgaben.

Termineinhaltung der dokumentenbasierten Aufgaben

Termineinhaltung der dokumentenbasierten Aufgaben

ELMA bietet die Funktionalität für die Überwachung der rechtzeitigen Ausführung von dokumentenbezogenen Aufgaben. Die entsprechenden Funktionen stehen direkt auf den Informationsseiten der Dokumente zur Verfügung. Weitere Möglichkeit zur Kontrolle der Aufgabenausführung bietet die Dokumenten- und Aufgabenhistorie.

Dokumentenhistorie

Dokumentenhistorie

Die Informationsseite jedes Dokumentes enthält die Dokumentenhistorie, d. h. alle Aktionen mit dem entsprechenden Dokument, Kommentare, Fragen und Anhänge. Die Übersicht über die Aktionen mit Dokumenten sorgt für Transparenz bei der Arbeit.

Anpassung der Anzeige von Dokumentenhistorie

Anpassung der Anzeige von Dokumentenhistorie

Wenn die Dokumentenhistorie viele Einträge enthält, können sie nach dem Ereignistyp sortiert werden. Anzeigen und Ausblenden bestimmter Historieneinträge erfolgt mithilfe von entsprechenden Schaltflächen.

Besprechung von Dokumenten im Chat

Besprechung von Dokumenten im Chat

Beim Arbeiten mit Dokumenten ist es oftmals erforderlich, Kommentare dazu zu hinterlassen und Feedback zu erhalten. ELMA bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt im System zu besprechen. Alle Kommentare zum Dokument erscheinen als Nachrichten im Messageboard. Beantworten Sie darauf, um Meinungen auszutauschen. Der entstandene Dialog wird in der Dokumentenhistorie gespeichert und ist auf der Informationsseite des entsprechenden Dokumentes verfügbar.

Anzeige der zuletzt geöffneten Dokumente

Anzeige der zuletzt geöffneten Dokumente

Beim Arbeiten mit Dokumenten ist es oftmals erforderlich, die zuletzt geöffneten Dokumente durchzusehen. Der Name und der Speicherort des gewünschten Dokumentes fallen nicht immer sofort ein. ELMA bietet dafür eine Lösung: die Liste der zuletzt geöffneten Dokumente können in einem Portlet angezeigt werden.

Weitere Optionen

Dokumentenprozesse

Dokumentenprozesse

ELMA unterstützt die Modellierung von Dokumentenprozessen von beliebiger Komplexität. Die Prozessmodellierung erfolgt in einem einfachen Grafikeditor mit intuitiver Benutzeroberfläche. Sie können z. B. parallele und sequentielle Abstimmung der Dokumente modellieren.

Automatische Dokumentenerstellung nach Vorlage

Automatische Dokumentenerstellung nach Vorlage

Es besteht häufig die Notwendigkeit, gleichartige Dokumente zu erstellen. Zwecks Zeitersparnis bietet ELMA dafür die Dokumentenvorlagen. Eine neue Dokumentversion wird nach einer vorkonfigurierten Vorlage erstellt. Die Vorlagen können Prozessvariablen und andere Daten enthalten. Als Vorlagen können die Word- und Excel-Dateien verwendet werden.

Vergleich von Dokumentenversionen

Vergleich von Dokumentenversionen

Beim Arbeiten mit verschiedenen Dokumentenversionen ist es oftmals erforderlich, die Versionen miteinander zu vergleichen. Diese Möglichkeit bietet ELMA Agent. Der Vergleich funktioniert für die Formate .doc und .docx. Beim Vergleich von Dokumentenversionen wird ein neues Dokument generiert, in dem alle Korrekturen angezeigt sind.

Benachrichtigungen über Ereignisse und Änderungen an Dokumenten

Benachrichtigungen über Ereignisse und Änderungen an Dokumenten

ELMA benachrichtigt Nutzer über Änderungen bei Kalenderereignissen. Diese Benachrichtigungen sind praktisch für die Überwachung der Ereignisse, die von anderen Nutzern erstellt wurden. ELMA verschickt auch Erinnerungen an bevorstehende Ereignisse. Sie müssen sich keine Termine merken, ELMA benachrichtigt Sie darüber zum richtigen Zeitpunkt.

Die Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten darf nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. In ELMA kann man die Informationen zu Änderungen an Dokumenten abonnieren. Wenn ein solches Abonnement angelegt ist, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung jedes Mal, wenn an dem entsprechenden Dokument eine Änderung vorgenommen wird. Diese Funktion ist sehr nützlich bei der Arbeit mit elektronischen Registern.

Integration mit Microsoft Outlook: Erstellung und Registrierung von Dokumenten aufgrund von E-Mails

Integration mit Microsoft Outlook: Erstellung und Registrierung von Dokumenten aufgrund von E-Mails

ELMA Outlook Plugin ist in dem Installationspaket von ELMA Agent enthalten. Nach seiner Installation wird das Plugin automatisch in Microsoft Outlook integriert. Mit diesem Plugin können Nutzer aufgrund von ihren E-Mails Aufgaben und Dokumente in ELMA erstellen und Dokumente registrieren.

Automatisierung des Dokumentenflusses. Organisations- und Verwaltungsdokumentation.

In ELMA kann das gesamte Dokumentenmanagement eines Unternehmens organisiert werden. Die Benutzer können unterschiedliche Dokumententypen erstellen (dienstliche Mitteilungen, interne Verordnungen u. a.) und verschiedene Aktionen mit ihnen ausführen (Kenntnisnahme, Unterzeichnung, Kontrolle über die Ausführung der Beschlüsse, Speicherung im System). Die konkreten Dokumententypen hängen von der Tätigkeit des Unternehmens ab.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Dokumente erstellen und bearbeiten

In ELMA kann die Arbeit mit internen Dokumenten des Unternehmens organisiert werden. Interne Verwaltungsdokumente können direkt im Rahmen der Geschäftsprozesse erstellt und sofort zur Ausführung übernommen werden.

Dokumentenregister führen

Dokumentenregister führen

Damit die Aufgabenautoren die Ausführung der von ihnen angelegten Aufgaben kontrollieren können, stehen in ELMA mehrere Überwachungsoptionen zur Verfügung. Unter anderem sind das Benachrichtigungen und eine bequeme Sortierung in elektronischen Registern.

Kenntnisnahmelisten

Kenntnisnahmelisten

Arbeit mit Verwaltungsdokumentation setzt solche Operationen mit Dokumenten wie Kenntnisnahme, Abstimmung und Verteilung voraus. Wenn in ELMA ein Protokoll zur Kenntnis genommen werden muss, generiert das System automatisch die entsprechende Kenntnisnahmeliste, die nach PDF exportiert und ausgedruckt werden kann.

Automatisierung des Dokumentenflusses. Dokumenten-Repository.

Zentrale Dokumentenspeicherung mit Festlegen von Zugriffsberechtigungen

Zentrale Dokumentenspeicherung mit Festlegen von Zugriffsberechtigungen

Dokumente in ELMA werden in Ordnern abgelegt und in dem Repository gespeichert. Zwecks Datenschutz bietet ELMA flexible Einschränkung der Zugriffsrechte auf Dokumente je nach Benutzergruppen.

Hierarchische Dokumentenspeicherung

Hierarchische Dokumentenspeicherung

Dokumente in ELMA werden in Ordnern abgelegt und in dem Repository gespeichert. Die Hierarchie der Ordner wird von Benutzern erstellt und stellt eine einheitliche Dokumentensammlung des Unternehmens dar. Solches Ablagesystem sorgt für Datenschutz und ermöglicht eine bequeme und schnelle Dokumentensuche.

Benutzerordner für persönliche Dokumente

Benutzerordner für persönliche Dokumente

Die Benutzer können nicht nur mit geschäftlichen, sondern auch mit persönlichen Dokumenten arbeiten. In ELMA kann man diese Dokumente getrennt halten. Während geschäftliche Dokumente in allgemeinen Ordnern gespeichert werden, kann man für persönliche Dokumente Benutzerordner anlegen und den Zugriff darauf einschränken.

Dokumentenarchiv. Sichere Aufbewahrung von veralteten Dokumenten.

Dokumentenarchiv. Sichere Aufbewahrung von veralteten Dokumenten.

Im Laufe der Zeit verlieren manche Dokumente ihre Gültigkeit. Es wird empfohlen, solche Dokumente nicht zu löschen, sondern zu archivieren, dann können sie zu jeder Zeit aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Ein archiviertes Dokument wird entsprechend gekennzeichnet.

Definieren der Zugriffsberechtigungen

Definieren der Zugriffsberechtigungen

Zwecks Datenschutz bietet ELMA flexible Einschränkung der Zugriffsrechte auf Dokumente je nach Benutzergruppen. Die Zugriffsrechte auf Dokumente können manuell vergeben oder von dem übergeordneten Ordner übernommen werden. Die Rechtevergabe kann sowohl an einzelne Benutzer, als auch an Benutzergruppen erfolgen. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen (Ansehen, Bearbeiten usw.) konfiguriert werden.

Abonnieren der Änderungen am Dokument

Abonnieren der Änderungen am Dokument

Die Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten darf nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. In ELMA kann man die Informationen zu Änderungen an Dokumenten abonnieren. Wenn ein solches Abonnement angelegt ist, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung jedes Mal, wenn an dem entsprechenden Dokument eine Änderung vorgenommen wird. Diese Funktion ist sehr nützlich bei der Arbeit mit elektronischen Registern.

CRM-Funktionen

Zentrale Speicherung der Kontaktdaten und Informationen über Kontrahenten, Aktivitäten und Kundenbeziehungen

Zentrale Speicherung der Kontaktdaten und Informationen über Kontrahenten, Aktivitäten und Kundenbeziehungen

ELMA enthält eine Reihe von Funktionen zur Automatisierung der Kundenbeziehungsprozesse und ermöglicht die Schaffung einer einheitlichen Datenbank der Kontrahenten, Transaktionen, Aktivitäten usw. Die Informationen werden zentral gespeichert und können schnell abgerufen werden.

Bequeme Suche nach CRM-Inhalten

Bequeme Suche nach CRM-Inhalten

In ELMA ist die Suche der CRM-Objekte nach ihren Attributen realisiert. Dies ermöglicht eine schnelle Suche nach Kontrahenten, Kontaktdaten, Leads und anderen Informationen.

Anpassbare Filter für CRM-Objekte

Anpassbare Filter für CRM-Objekte

Für die Speicherung der CRM-Objekte (Kontrahenten, Kontaktdaten, Transaktionen) wird in ELMA hierarchisch strukturiertes flexibel anpassbares Speichersystem verwendet. Die Suche in dieser Datenbank ist mithilfe von Filtern möglich. Man kann verschiedene Suchfilter einrichten, um Aufzeichnungen nach Leads, Transaktionen oder Kunden zu durchsuchen. Die Suchfilter sind leicht anpassbar und können von Benutzern selbst eingerichtet werden. Durch den Systemadministrator können auch allgemeine Filter konfiguriert werden. Der Zugriff auf allgemeine Filter kann man einschränken.

Strukturierte Speicherung der Informationen

Strukturierte Speicherung der Informationen

ELMA ermöglicht strukturierte Speicherung der Informationen über Kontrahenten, Kontakte, Transaktionen und Leads. Alle Daten sind auf speziellen Informationsseiten gesammelt. Diese Seiten enthalten auch die Informationen über die damit verknüpften Objekte.

Intelligente Suche nach Duplikaten

Intelligente Suche nach Duplikaten

Wenn viele Benutzer mit dem System arbeiten, ist es unvermeidlich, dass manche Daten doppelt erfasst werden. So können aus Versehen Duplikate von Kontrahenten oder Leads entstehen. Duplikate können Verwirrung und Zeitverschwendung verursachen. ELMA erkennt mögliche Duplikate und lässt sie herausfiltern.

Abgrenzung der Zugriffsrechte für Manager

Abgrenzung der Zugriffsrechte für Manager

In einem Unternehmen kann es mehrere Vertriebsteams geben. Aufgrund der internen Datenschutzrichtlinien kann es erforderlich sein, den Zugriff auf vertrauliche Informationen einzuschränken. ELMA bietet eine flexible Zugriffsverwaltung. Man kann z. B. den Zugriff auf die Kontrahenteninformationen allen Vertriebsteams oder nur bestimmten Mitarbeitern gewähren.

Planung und Erfassung der Aktivitäten nach Kontrahenten, Kontaktdaten und Transaktionen

Planung und Erfassung der Aktivitäten nach Kontrahenten, Kontaktdaten und Transaktionen

Die vorstehenden CRM-Aktivitäten können im ELMA Kalender eingeplant werden. Es kann sich dabei um die Kontaktaufnahme mit Kontrahenten, Informationen über Transaktionen und andere Aktivitäten handeln. Die eingeplanten Aktivitäten werden auch in der Historie der entsprechenden CRM-Objekte gespeichert.

Anzeige der verknüpften Dokumente und Historie

Anzeige der verknüpften Dokumente und Historie

Die Informationsseiten der CRM-Objekte enthalten die Historie des entsprechenden Objektes (eines Kontrahenten, einer Transaktion etc.), d. h. alle Aktionen mit diesem Objekt: Kommentare, Fragen, Aktivitäten. Die Übersicht über die Aktionen sorgt für Transparenz bei der Arbeit mit CRM-Objekten.

Die Informationsseiten der Kontrahenten und Kontakten enthalten auch die Anhänge, die mit diesen CRM-Objekten verbunden sind. Das ermöglicht schnelle Suche nach erforderlichen Daten im System.

Finanzplanung und -berichterstattung

Finanzplanung und -berichterstattung

ELMA bietet die Funktionen für Finanzplanung, was in der Vorbereitungs- und Ausführungsphase besonders wichtig ist. Die Informationen über alle Transaktionen werden zusammengeführt und dienen als Grundlage für den Vertriebsplan eines Vertriebsmanagers oder des ganzen Unternehmens.

Bericht „Einnahmen“

Bericht „Einnahmen“

Finanzplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Vertriebsmanagements. ELMA bietet konfigurierbare Filter für Erstellung der Finanzberichte. Diese Filter ermöglichen eine einfache Verfassung der Finanzberichte mit den Daten zu bestimmten Mitarbeitern, einer Abteilung oder dem ganzen Unternehmen. Solche Berichte können zur Einschätzung der aktuellen Lage in der Firma verwendet werden.

Bericht „Verkaufstrichter“

Bericht „Verkaufstrichter“

Verkaufstrichter werden zur Analyse der Wirksamkeit der Vertriebsstrategie verwendet. Verkaufstrichter lassen den Verkaufsprozess in einzelne Phasen einteilen und die Wirksamkeit der einzelnen Managers in jeder Phase zu evaluieren. ELMA ermöglicht auch Erstellung des Berichtes „Verkaufstrichter“, anhand von dem die Konversion analysiert werden kann. Diese Berichte sind sehr nützlich für Ermittlung von Engpässen im Verkaufsfilter.

Planung und Erfassung der Marketingaktivitäten

Planung und Erfassung der Marketingaktivitäten

Zu den Aufgaben von der Marketingabteilung gehört Kundengewinnung. Diese Aufgabe erfordert bestimmte Werbetätigkeiten. ELMA bietet die Möglichkeit, diese Tätigkeiten in einem einheitlichen Register zu erfassen, um ihre Effizienz evaluieren zu können.

Große Anzahl der anpassbaren CRM-Portlets

Alle ELMA-Benutzer können auf die Seiten der Webanwendung Portlets hinzufügen und diese an ihre Bedürfnisse anpassen. Portlets bieten eine gute Übersicht über die erforderlichen Daten und ermöglichen schnelles Aufrufen von Informationen. In ELMA stehen unterschiedliche Portlets zur Verfügung, die die Arbeit mit den entsprechenden Systemfunktionen erleichtern. Nachstehend sind einige Portlets für effiziente Arbeit mit Kunden aufgeführt.

Große Anzahl der anpassbaren CRM-Portlets

Das Portlet CRM enthält Links auf verschiedene Verwaltungsoptionen, Stammdaten und Einstellungen für Kategorien, Verkaufstrichter, Duplikaterkennung, Leads u. a.

Das Portlet Leads zeigt potenzielle Kunden (Leads) an und ermöglicht schnellen Zugang zu erforderlichen Kontaktdaten und anderen Informationen, welche für die Arbeit mit dem gewünschten Lead erforderlich sind.

Das Portlet Einnahmen zeigt die Informationen über die Transaktionen, die dem Vertriebsplan eines Vertriebsmanagers oder des ganzen Unternehmens zugrunde liegen.

In dem Portlet Transaktionen werden die dem aktuellen Nutzer verfügbaren Informationen zum Geschäftsverkehr mit den Kunden angezeigt. Ein Klick auf den Namen einer Transaktion oder eines Geschäftspartners öffnet die entsprechende Informationsseite.

Import aus Excel in CRM

Import aus Excel in CRM

Manche Unternehmen führen die Kundendatenbank in Microsoft Excel. Eine solche Excel-Datei kann in ELMA importiert werden. Somit müssen Sie nicht einzelne Geschäftspartner und Leads manuell eingeben. Die Ansprechpartner für jeden Eintrag können direkt beim Import angegeben werden.

Export der CRM-Daten nach Excel

Export der CRM-Daten nach Excel

Geschäftspartner, Kontaktdaten, Leads und Transaktionen können aus ELMA in Excel-Dateien exportiert werden. Die exportierte Datei enthält nur die wichtigsten Informationen. Zwecks Datenschutz ist die Einschränkung der Zugriffsrechte auf die Exportfunktion vorgesehen.

Kontrolle der Aufgabenausführung

Termingerechte Aufgabenausführung

Leichte Aufgabenerstellung

Leichte Aufgabenerstellung

Benutzerfreundliches Interface von ELMA ermöglicht eine einfache Aufgabenstellung. Beim Anlegen der Aufgaben in ELMA kann man:
- eine Überwachungsart für die Aufgabe festlegen;
- Mitwirkende festlegen (sie erhalten alle Aufgabeninformationen);
- die Aufgabe durch den Vorgesetzten der ausführenden Person genehmigen lassen.
Diese Systemfunktionen erlauben die Verbesserung der allgemeinen Termineinhaltung und vereinfachen die Ausführung der Aufgaben.

Zusammenarbeit an Aufgaben

Zusammenarbeit an Aufgaben

Manche Aufgaben erfordern Beteiligung von mehreren Personen. ELMA unterstützt Hinzufügen von Mitwirkenden zu den Aufgaben. Die Mitwirkenden können an der Aufgabenausführung teilnehmen und haben Zugriff auf die Aufgabeninformationen.

Abonnieren der Änderungen an Aufgaben

Abonnieren der Änderungen an Aufgaben

Die Nachverfolgung von Änderungen an Aufgaben darf nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. In ELMA kann man die Informationen zu Änderungen an Aufgaben abonnieren. Wenn ein solches Abonnement angelegt ist, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung jedes Mal, wenn mit der abonnierten Aufgabe irgendwelche Aktionen vorgenommen werden. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn gleich mehrere Aufgaben überwacht werden müssen.

Kontrolle der Aufgabenstatus

Kontrolle der Aufgabenstatus Kontrolle der Aufgabenstatus Kontrolle der Aufgabenstatus

Den Aufgaben in ELMA werden unterschiedliche Status zugewiesen. Die Aufgabenstatus richten sich nach den Ausführungsphasen. Die Aufgabenstatus werden auf den Informationsseiten der Aufgaben angezeigt und sind farblich codiert: die Aufgaben in Arbeit werden in grüner und überfällige Aufgaben in roter Schrift angezeigt. Wenn sich der Aufgabenstatus ändert, erscheinen auf der Informationsseite entsprechende Einträge. Zuständige Mitarbeiter werden darüber benachrichtigt.

Aufgabenhistorie

Aufgabenhistorie

Die Informationsseite jeder Aufgabe enthält die Aufgabenhistorie, d. h. Kommentare, Fragen, Anhänge und Aktionen. Die Übersicht über die Aktionen mit den Aufgaben sorgt für Transparenz bei der Arbeit. Wenn die Aufgabenhistorie viele Einträge enthält, können sie nach dem Ereignistyp sortiert werden. Anzeigen und Ausblenden bestimmter Historieneinträge erfolgt mithilfe von entsprechenden Schaltflächen.

Aktivierung und Deaktivierung durchgängiger Kontrolle der Aufgaben

Aktivierung und Deaktivierung durchgängiger Kontrolle der Aufgaben

Durchgängige Kontrolle der Aufgaben in ELMA dient zur Verfolgung der Aktivitäten im Rahmen der Aufgabenausführung. Wenn diese Art der Kontrolle aktiviert ist, wird die entsprechende Aufgabe für bessere Zugänglichkeit separat angezeigt. Diese Art der Aufgabenüberwachung kann zu jedem Zeitpunkt wieder deaktiviert werden.

Aufgabenausführung und Arbeitszeiterfassung

Aufgabenausführung und Arbeitszeiterfassung

Die Aufgabenausführung muss im System erfasst werden. Um eine Aufgabe als ausgeführt zu markieren, müssen Benutzer auf die entsprechende Schaltfläche klicken und ggf. einen Kommentar hinzufügen, eine Datei anhängen und Stundenbericht erfassen. Die angegebenen Stunden werden sofort in dem Stundennachweis für den entsprechenden Zeitraum erfasst.

Native Arbeitszeiterfassung

Native Arbeitszeiterfassung

Die für die Aufgaben aufgewendeten Zeiten lassen sich in ELMA in Form von Stundenberichten erfassen. Die Stundenberichte enthalten die Informationen über die in dem Berichtszeitraum ausgeführten Aufgaben und die für sie aufgewendete Zeiten. Die Stundenberichte werden an die Aufgabenautoren eingereicht und können abgestimmt oder abgelehnt werden. Die abgestimmten Stundenberichte können als Grundlage für die Lohnverrechnung verwenden werden.

Einteilung in Leistungsarten für bessere Arbeitszeiterfassung

Einteilung in Leistungsarten für bessere Arbeitszeiterfassung

Alle Tätigkeiten der Mitarbeiter im Unternehmen lassen sich in bestimmte Gruppen einteilen. Es kann erforderlich sein, die für diese Tätigkeiten aufgewendete Zeit voneinander abzugrenzen. ELMA bietet die Möglichkeit, einzelne Mitarbeitertätigkeiten nach Leistungsarten zu gruppieren. Dieses Feature erleichtert die Evaluierung und Optimierung der Mitarbeiterauslastung.

Bericht „Meine Abteilung“

Bericht „Meine Abteilung“

Für die Abteilungsleiter ist es wichtig, schnellen Zugang zu den Informationen über die Aufgaben ihrer unterstellten Mitarbeiter zu haben, um ihre Auslastung analysieren zu können. Der Zugriff auf die Aufgaben anderer Benutzer in ELMA basiert auf der hierarchischen Struktur des Unternehmens. Jeder Benutzer hat Zugriff auf eigene Aufgaben und auf die Aufgaben der unterstellten Mitarbeiter. Die Hierarchie der Organisationseinheiten wird aufgrund der modellierten Unternehmensstruktur festgelegt.

Anpassbare Aufgabenfilter

Anpassbare Aufgabenfilter

Die Filter in ELMA können für die meisten Objekte eingerichtet werden, z. B. für die Aufgaben. Filter sind leicht konfigurierbar. Die häufig verwendeten Attribute können in einem Filter zusammengefügt werden, um die Suche zu beschleunigen. In ELMA stehen Benutzerfilter und allgemeine Filter zur Verfügung. Allgemeine Filter werden durch Systemadministrator eingerichtet.

Suchfilter für Aufgaben

Suchfilter für Aufgaben

Benutzerfilter ermöglichen eine schnelle Suche nach Aufgaben. Die Filter werden in der Regel für die am häufigsten verwendeten Suchkriterien eingerichtet und ermöglichen eine schnelle Suche nach Aufgaben.