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VUK (zu Deutsch: Führendes Recyclingunternehmen) wurde 2009 gegründet und gehört heute zu den Branchenführern in der Recycling-Industrie in Russland. Das Unternehmen hat mehrere Produktionsstätten in Jekaterinburg und entwickelt die Recycling- und Endentsorgungstechnologie für verschiedene Abfallarten: Druckern und Handys, chemische Abfälle und militärische Produkte, Großtransporte und medizinisches Equipment. Der Direktor Juri Aksjonow spricht über die Entwicklung des Unternehmens unter harten Bedingungen der Umweltindustrie und teilt seine Erfahrung in Verwendung eines BPM-Systems für die Verwaltung der Unternehmensprozesse.
VUK
(Entsorgung und Recycling)
8 Jahre im Geschäft
Verwenden ELMA seit 2013

Einblick in ELMA

Der Umweltschutz wird immer mehr zum Thema in Russland. Illegale Mülldeponien, ständig zunehmende Mengen von technologischem Müll, Mangel an hochwertigen Recyclinganlagen und niedrige Umweltkultur. Das sind die Probleme, die immer öfter im Mittelpunkt bei staatlichen Behörden und Massenmedien stehen und in den Fokus der Öffentlichkeit und der Geschäftswelt rücken.

— Warum haben Sie ausgerechnet dieses Spezialgebiet ausgewählt?

Juri Aksjonow: Die Idee kam zu mir im Jahre 2006, drei Jahre vor der Gründung von VUK.

Ich war damals Verkaufsmanager in einer Firma, die im Verkauf von Bürotechnik tätig war. Unsere Firma hat an einer Umweltkonferenz teilgenommen. Dort hat ein deutsches Unternehmen eine moderne Entsorgungstechnologie präsentiert. Da dachte ich mir, dass es in Russland auch realisierbar wäre. Ich habe mich mit dieser Frage auseinandergesetzt und festgestellt, dass diese Marktnische kaum besetzt war. Es gab drei oder vier große Entsorgungsunternehmen in Moskau, Sankt Peterburg und Nowosibirsk und das war es.

Die von den Deutschen entwickelte Technologie ermöglichte die Entsorgung von Reifen, Quecksilberlampen und Kabeln. Diese Anlage bestand aus großen Brechern und Elektromagneten und hatte die tägliche Leistung von über 100 To. Aber bei genauer Untersuchung musste ich feststellen, dass diese Methode nicht sauber genug war. Mit dieser Technologie konnte Plastik nicht komplett aussortiert werden. Unser Ziel war aber saubere Trennung, also blieben wir bei der Handarbeit mit Schraubendrehern, Akkuschraubern und Vorschlaghammern.

Die ersten fünf Jahre waren am schwierigsten. Unser Team hat ein Wunder bewirkt und die Chinesische Umweltmauer in Russland erschaffen.

99% der Kunden fragten, was die Entsorgung bedeutet, und noch 1% wunderte sich, dass es nicht kostenlos ist. Wir blieben hartnäckig und erklärten die Wichtigkeit des Recyclings. Die neue Denkweise hat sich langsam in Russland durchgesetzt. Es gab immer mehr Konferenzen zum Problem der Entsorgung und die Geschäftswelt hat darauf reagiert. Wir haben den Auftrag zur Entsorgung von Equipment der Olympischen Spiele 2014 bekommen und Verträge mit Zentraler Wahlkommission und dem Mobilfunkanbieter MTS abgeschlossen. Später wurden die Verträge auch mit anderen Mobilfunkanbietern abgeschlossen. Nach sieben Jahren liefen die Geschäfte stabil.

Derzeit gibt es in dieser Branche noch ca. 10–12 große Mittbewerber und ein paar kleine illegal tätige Entsorgungsfirmen. Die Menge von Abfall ist nach wie vor viel zu groß für die bestehenden umweltgerechten Entsorgungsmöglichkeiten, aber wir geben nicht auf — stetes Wasser höhlt den Stein.

Durch gut organisierte Geschäftsprozessverwaltung konnte ich die Leistung des ganzen Unternehmens steigern

— Auf welche Tätigkeitsrichtungen konzentriert sich das Unternehmen?

Juri Aksjonow: Wir entsorgen Bürogeräte, Telekommunikationstechnik, militärische Produkte, industrielles und medizinisches Equipment, chemische Apparate und Transportmittel. Eigentlich könnten wir sogar einen Satellit entsorgen, schade, dass ein solcher Auftrag bis jetzt noch nicht eingegangen ist. Die Zentrale befindet sich in Jekaterinburg. Wir haben Partnerschaftsverträge mit 850 Unternehmen in Russland und in den GUS-Staaten abgeschlossen. Unser Kundenkreis besteht aus 5500 Firmen.

Welche Technologie wird im Unternehmen verwendet und wie läuft die Entsorgung ab?

Juri Aksjonow: Wir verwenden die Technologie eines vollen Recyclings aller Abfallarten. Nach der Registrierung des Unternehmens haben wir einen 500 Quadratmeter großen Raum auf dem Werksgelände gemietet. Dort haben wir die erste Technik auseinandergebaut. Jetzt haben wir zwei Betriebshallen, eine für Fertigerzeugnisse und eine Produktions- und Verarbeitungshalle.

Der Entsorgungsprozess läuft wie folgt ab: wir erhalten eine Anfrage, schließen den Vertrag ab und transportieren das Material ab. Das Material wird sortiert, kommt auf die Paletten, wird auseinander gebaut, gewogen und zerkleinert. Metallstücke kommen in die Schrottpresse, Kabel in den Brecher, Plastik in den Agglomerator. Platinen werden in Big-Bags eingesammelt und zur Goldraffinerie geschickt. Das Sintergut benutzen wir selbst. Unser Unternehmen produziert 110 mm Rohre für Technik und Nahrungsmittelindustrie, daher verwenden wir das Sintergut für die Fertigung neuer Erzeugnisse. Mit einfachen Worten: aus einem Rechner wird ein bis zu zwei Kilometer langes nahtloses Rohr auf Rollen.

— Wie ist die Unternehmensstruktur aufgebaut?

Juri Aksjonow: Das Unternehmen hat eine klare hierarchische Struktur mit der Zentrale und mehreren Filialen in verschiedenen Regionen Russlands. Immer mehr Service- und Wartungszentren mit ihren Kundendatenbanken schließen sich uns an. Das Unternehmen hat ein russlandweites Partnernetzwerk.

Das Konzept wird ständig popularisiert. Die Anzahl der Filialen wächst und somit wächst auch die Zahl der Kunden. Die beträgt heute mehrere Tausend.

An einem bestimmten Punkt haben wir uns Gedanken über das Verwenden von CRM gemacht und wollten interne Prozesse optimieren. Vor fünf Jahren habe ich mit der Suche nach passenden Software-Werkzeugen begonnen.

Ich habe einen Ausbildungskurs in Hubbards Verwaltungstechnologie abgeschlossen und diese Technologie in dem Unternehmen implementiert. Das war allerdings eine papierbasierte Verwaltung. Später sind wir auf die Idee gekommen, die Prozesse zu automatisieren. Wir haben ELMA für uns entdeckt, für das Erste 10 Demolizenzen installiert und sind bei dieser Software geblieben. In ELMA haben wir Geschäftsprozessszenarien entwickelt, Prozesse modelliert, getestet und implementiert.

— Welche Ziele wurden im Rahmen des Implementierungsprozesses gesetzt?

Juri Aksjonow: In erster Linie wollten wir die internen Prozesse klar darstellen. Die nächsten Ziele waren die Automatisierung und die effiziente Verteilung der Aufgaben der Mitarbeiter sowie die Optimierung der Kontrolle über die Kundenverwaltung.

Für alle Abteilungen wurden die ihren Aufgaben entsprechenden Geschäftsprozesse modelliert: ein Prozess zur Einleitung der Entsorgung für Manager, ein Prozess zur Verwaltung des Schriftverkehrs für das Sekretariat, ein Prozess für Vertragsabschluss für Partner.

Ich bin der Meinung, die Hauptaufgabe eines Managers ist Anrufe zu tätigen. Alles andere liegt außerhalb seines Kompetenzbereiches!

Der Arbeitsablauf in unserer Firma ist wie folgt aufgestellt: Manager startet den entsprechenden Prozess in ELMA. Dieser Prozess enthält ein Formular mit den Angaben zu dem zu entsorgenden Material. Nachdem Manger auf die Schaltfläche „Weiter“ drückt, kümmert er sich nicht mehr um diesen Prozess. Die eingegebenen Daten werden an die Dokumentabteilung weitergeleitet. Ihre Mitarbeiter füllen ein Vertragsformular aus. Im System werden aufgrund des Vertragsformulars entsprechende Unterlagen automatisch erstellt. Umweltingenieure tragen in diese Unterlagen die Abfallidentifizierungscodes ein. Fertige Verträge werden an den zuständigen Manager, an den Kunden und in das Sekretariat geschickt. Parallel dazu werden in ELMA die Aufgaben zum Versand des Originalvertrags an den Kunden und zum Rücksenden des Vertrags sowie die Aufgaben für die Buchhaltung erstellt. Wenn der Prozess von einem Partner gestartet wurde, werden separate Aufgaben für die entsprechende Filiale angelegt.

Mit ELMA konnten wir eine zuverlässige Kundendatenbank erstellt, die Scans von sämtlichen Unterlagen enthält. Jetzt ist es möglich, die Vertragsstatus zu verfolgen. Der Status SCN bedeutet zum Beispiel, dass der Vertrag nur als gescannte Kopie vorliegt, und der Status ORG sagt aus, dass das Original des Vertrags erhalten wurde. Alle Mitarbeiter können die Prozessstatistik ansehen. Der Verkaufstrichter wurde eingerichtet. Wir haben auch ein Projekt zum automatischen Einpflegen der Daten in alle Websites des Unternehmens entwickelt, und das sind 650 Websites mit Originalinhalt.

ELMA hat alle gestellten Aufgaben erfüllt. Das Dokumentenmanagement, die Interaktion mit Kunden und die Arbeit von Managern konnten optimiert werden.

— Wie wird das System weiterentwickelt?

Juri Aksjonow: Das System wird aufgrund der Feedbacks von unseren Mitarbeitern optimiert. Wir haben qualifizierte Fachleute, die die Geschäftsprozesse für die aktuellen Gegebenheiten optimieren, z. B. fügen neue Pfade hinzu, erstellen neue Formulare und Schleifen oder entfernen die veralteten. ELMA lässt sich wie LEGO zusammenbauen wie man sich wünscht.

— Haben Sie ELMA mit anderer Software integriert?

Juri Aksjonow: Die Integration mit der IP-Telefonie ist fast abgeschlossen und wird gerade getestet. Das Ziel dieser Integration ist, den Anruf von Manager nicht nur als eine Interaktion mit dem Kunden im System zu fixieren, sondern die Aufnahme des Anrufs an die Transaktion anzuhängen.

Ein BPM-System verbessert die Arbeitsorganisation. Beim Zurechtfinden in ELMA erfährt der Geschäftsführer neue Aspekte der Tätigkeit des eigenen Unternehmens.

— Wie war die Reaktion des Personals auf die neue Software?

Juri Aksjonow: Diese Neueinführung hat zweierlei Reaktion hervorgerufen. Am Anfang war es ziemlich kompliziert. Die Kollegen mussten sich einarbeiten und den Umgang mit neuen Werkzeugen lernen. Das hat viel Zeit gekostet. Einige Prozesse waren einwandfrei modelliert, wurden aber fehlerhaft ausgeführt und mussten nachgearbeitet werden. Mit der Zeit konnten wir die Prozesse optimal gestalten, Berichterstattung eingerichtet, KPIs und Metriken erstellt. Jetzt wo alles eingerichtet ist bekommen wir positive Feedbacks und das bedeutet, ELMA funktioniert gut.

— Konnten Sie die gesetzten Ziele erreichen?

Juri Aksjonow: Ja. ELMA hat alle gestellten Aufgaben erfüllt. Das Dokumentenmanagement, die Interaktion mit Kunden und die Arbeit von Managern konnten optimiert werden. Dieses BPM-System hat ein großes Potenzial. Aus allen Funktionen, die es bietet, haben wir einige ausgewählt und für unsere Anforderungen optimiert.

— Was würden Sie denjenigen raten, die die Implementierung eines BPM-Systems vorhaben?

Juri Aksjonow: Es lohnt sich, den Geschäftsprozessansatz zu implementieren und maßgeschnittene Lösungen zu realisieren. Die Geschäftsführung muss ständig nach neuen Optimierungsmöglichkeiten suchen. Durch Optimierungen werden Ressourcen gespart, und vor allem die Zeit.

Jeder muss im Rahmen seines Kompetenzbereiches bleiben. Manager muss anrufen, Sekretärin muss die Korrespondenz schicken, Scan-Spezialist muss scannen. So ist die Arbeit am produktivsten.

Ein BPM-System verbessert die Arbeitsorganisation. Beim Zurechtfinden in ELMA erfährt der Geschäftsführer neue Aspekte der Tätigkeit des eigenen Unternehmens. Als ich mich damit auseinandergesetzt habe, habe ich Stolperfallen, Bremsfaktoren und das Beschleunigungspotenzial entdeckt und aufgrund dieser Daten konnten wir Prozesse maximal optimieren. Durch gut organisierte Geschäftsprozessverwaltung konnte ich die Leistung des ganzen Unternehmens steigern. Vom ganzen Herzen empfehle ich ELMA jedem seriösen Unternehmen!